現場の情報管理・共有から見積書などの作成まで〜医療・福祉業界のkintone活用事例まとめ〜
迅速な対応や正確な情報共有が必要とされる医療・福祉の現場において、コーディングを必要とせず、ノンプログラマーでもシステム開発ができるノーコードツールを活用する法人が増えてきています。
今回はそんなノーコードツールの中でも、サイボウズ株式会社が提供する「kintone」の医療・福祉分野での活用事例についてご紹介します。
本記事でご紹介する事例は、kintone公式サイトの活用事例ページ（下記リンク先）から抜粋しています。
■医療法人双愛会
・これまでの課題
緊急往診は、患者の急変に対応して、24時間365日体制で出動することが求められ、医師・出動担当・緊急受付担当の間で専用の連絡ルートを確保し、チームで対応する必要があり、正確性と効率性が重要になってくる。
Googleスプレッドシートに、救急入電・緊急出動・対応後の振り返りなどの複数のファイルに情報を入力していたが、クラウド上で共有されているものの、それぞれのファイルにアクセスして該当の案件にアクセスするのに時間がかかっていた。
・kintone導入後
kintoneアプリでカルテIDを入力すると、他のアプリに登録されている情報が自動的に表示されるようにし、業務フロー順に項目をタブ表示にすることで必要な画面を見やすくした。
その他、担当者が迷わず入力できるよう入力補助を入れることで、入力データのバラツキも防げるようになった。入力画面で使い方がわかるようになったおかげで、マニュアル作成・更新が不要になり、より柔軟にアプリの改善を進められるようになった。
このような取り組みを積み重ねた結果、緊急受付一人あたり月32時間かかっていた作業時間が月10時間に削減された。
■社会福祉法人山寿会
・これまでの課題
高知市内〜神奈川県、埼玉県にも事業所を展開しており、拠点間のコミュニケーションにはメール、FAX、郵送、電話を利用していた。FAXでは送付先の番号間違い発生や、メールではアドレスの入力ミスや容量制限による受信エラーが起きていた。さらに、それぞれの施設で管理する情報や書類、介護サービスの訪問記録などは、エクセル・ワードや手書きのメモを利用していた。
・kintone導入後
kintoneを利用することで1度で広く周知できるように。紙運用の稟議もkintoneを活用することで県外拠点ともスムーズにやり取りできるようになった。またデータが蓄積できるため、過去の情報の確認や、傾向を把握したり、紙では確認しづらかった情報を素早く確認できるようになった。
■医療法人社団福寿会
・これまでの課題
カルテをはじめ、各種報告書や医師の指示書などあらゆるものが紙で運用・管理、特に訪問時の記録については訪問先にも情報を残しておく必要があり、さらに手書きにて記録された情報は事務所に戻ってきてからPC上に転記。1日5～6件訪問する看護師であれば、毎日1時間程度の時間は転記だけの作業に充てざるを得なかった。また、1度の外出で複数の訪問先を回ることになるため、カルテなどの情報がまとめられたファイルを訪問する件数分持ち出す必要があった。
・kintone導入後
コクヨ株式会社の「CamiAppS」を使って訪問時の状況を手書きで記録し、スマホアプリを経由してkinotneにアップロード、その情報がそのまま、プライムワークスが提供する情報管理基盤「Pnote's」に記録される。情報の修正などがあれば事務所に戻ってからPnote's上で修正し、確定した段階でほぼリアルタイムにkintoneへアップロードされ、看護師が持っているスマートフォンから訪問看護に必要な情報が閲覧できるようになっている。
■岡山大学病院・新医療研究開発センター
・これまでの課題
同センターは2016年に学内及び外部研究機関への研究支援業務の提供を開始。年間170件を超える規模にまで案件数が急増した際に、案件に必要なドキュメントの個別改変や、最終的な納品物の版管理ができていないなど、情報管理における課題があった。支援業務のなかでは、見積から請求までのプロセス管理の徹底も必要だった。
・kintone導入後
職員の約7割（50名）がkintoneを使った案件の進捗管理や見積・請求書の作成などをしている。現在作成しているアプリは、主に800項目ほどある料金マスターとなるARO支援料金表コードアプリをはじめ、全体の案件進捗を管理するARO支援申請管理アプリ、依頼先への報告書作成アプリ、そして見積書作成アプリ、請求書作成アプリなどとのこと。
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