外注していた業務を2カ月で引き継いだ結果、工数が半分に!

このnoteは、チームの生産性をあげるためのタスク管理ツール「Bizer team」を運営するBizer株式会社が提供しています。
https://bizer.jp/team

こんにちは！Bizer teamのカスタマーサクセス担当の岩本です。

Bizer teamは、業務を整理・分解してチェックリストにすることで、業務量が可視化され、チームで進捗管理ができる「タスク管理ツール」です。

おかげさまで多くの企業でご利用いただいているのですが、なかには業務が整理されていなかったり、ご担当者の業務量が多かったりして、「どのくらいの粒度で入力すればいいのか分からない」「Bizer teamに入力する余力がない…」とお悩みの方もいらっしゃるようです。

そこで、Bizer teamでは、業務を整理してテンプレートの作成を代行する、「コンサルティングサービス」を提供しています。実際にサービスをご利用いただいたハイアールジャパンセールス株式会社様（人事総務部）の事例をご紹介します💡

コンサルティングサービスを導入した経緯

冷蔵庫や洗濯機など、ご家庭向けの家電を開発・販売するハイアールジャパンセールス株式会社様は、労務・総務業務を外部にアウトソースしていました。一般的に、アウトソース先の企業は忠実に業務をこなそうとするために、業務プロセスを削減したり整理したりすることはありません。また、一つひとつの作業がどのようにつながっているのか分からないため、業務を整理することも難しくなります。さらに、アウトソースして4年ほど経った頃には、アウトソース先の担当者が何名も入れ替わって業務の属人化が進んでいました😢

そんな時に、アウトソース先の企業の事業撤退が決まって、業務が戻ってくることになりました。人事総務部の新しいご担当者を採用してBizer teamで可視化しようとしましたが、業務の引き継ぎと同時並行で、初めてのツールを使うのは至難の業です。さらに、属人化が進んでいたためアウトソース先の業務説明がピンポイントで、マニュアルもなく引き継ぎ自体が難航していました。

そこで、引き継ぎの途中からBizer teamのコンサルティングサービスをご活用いただき、テンプレートの作成を進めることになりました。Bizer teamの私たちカスタマーサクセスが引き継ぎの場に同席して、業務のヒアリングを行って作業の発生時期と順番を整理しながら、テンプレートを作っていきます。初めて業務を行う人でもある程度流れがわかり、チェックリストに従って作業すれば、抜け漏れなく作業が完了する状態が理想の形。実務で注意すべきポイントはハイアールジャパンセールスのご担当者にお伺いしながら、運用のしやすさも含めて一緒に作成していきました。完成したテンプレートはアウトソース先の企業に確認し、実際の業務と合っているか、抜け漏れはないかを確認して、2カ月間のコンサルティングサービスは終了しました🙂

コンサルティングサービス導入の成果

業務を可視化してテンプレートを作成する過程で、無駄な業務や手順を整理したところ、大幅に業務を効率化することができました。アウトソース先の企業では月に1.5～2人分の工数がかかっていましたが、引き継ぎ後はなんと1名で回せるように！🎉

労務は月次で繰り返し発生する業務が多い一方で、年に1度しか発生しないけれど重要な業務もたくさんあります。業務が属人化していた結果、頻度の低い業務の抜け漏れがかなり発生していましたが、Bizer teamでリマインダーを設定することで抜け漏れも大幅に減ったと伺っています👏

業務を整理してテンプレートを作成することで、業務は大幅に効率化できましたが、更なる改善が続いています。例えば、可視化されたチェックリストをチームで見ながら、プロセス改善に取り組まれているそうです。業務が可視化されたことで次の改善の会話につながるようになったと伺いました。

コンサルティングサービスの価値

年末調整や給与計算など、労務業務は法的に定められている項目が多いため、労務経験者であればBizer teamに書き出さなくてもご存知のことがたくさんあります。ハイアールジャパンセールスのご担当者からは、「労務のベテランであれば省略してしまう作業も、細かくヒアリングされてチェックリストになっていたのが新鮮でした。自己流でテンプレート化すると、次の方が困ってしまいます。業務を整理して、初めて見る人でも作業ができるように、客観的にまとめていただきました」とのご評価をいただきました。ありがとうございます！🌟

カスタマーサクセスは、数多くの企業のテンプレートを目にしているので、ヒアリングした業務に最適な体系・粒度をイメージすることができます。完成形がイメージできていないと、自己流のテンプレートになってしまったり、作成していて「膨大なタスクになってしまった…」「チェックリストが細かすぎて逆に手間が増えそう」など、手戻りが発生したりすることもあります。そのため、「誰でも使えるテンプレートにしたい」「効率的にテンプレートを作成したい」という場合は、コンサルティングサービスを活用いただくことで、スピーディにBizer teamを導入・運用することができるでしょう🙌

【コンサルティングサービスでできること】

• 業務一覧の作成

• 導入目的に合わせたBizer teamのタスク粒度やルールの設計

• Bizer teamのテンプレート作成

• 業務プロセスの改善支援

組織の生産性を高めたい、業務改善を行いたい、メンバーの残業を減らしたい――こうしたお悩みをお持ちの方は、ぜひお問い合わせください💪

ハイアールジャパンセールス株式会社様（人事総務部）の導入事例「 総務・労務業務が半減！業務の抜け漏れも大幅削減できた可視化の重要性とは」も合わせてお読みください！