すべての仕事はルーティン化できる！あらためて考える、「段取り力」の重要性
こんにちは！カスタマーサクセス担当の岩本です。
みなさんは何か仕事される際、「段取り」は意識的に組んでいらっしゃいますか？
先日お客様とお話ししていた際に、「今まではとにかく目の前のタスクを消化していってたけれど、Bizer teamを使い始めてから、計画を立てて進める癖づけができ、仕事の品質が上がった！」とのお声を伺いました。
まさに、世の中に段取り八分という言葉があるように、生産性の高い人ほど、段取りをすることを大切な仕事として捉えているとも言われています。
今回はBizer teamが目指している、チームの生産性向上！に通ずるテーマの一つとして、水野学さん著「いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書」を参考に段取り力について一緒に考えてみましょう！
「段取り力」とは？
段取りとは、大辞林によると「事を運ぶための順序。事がうまく運ぶように、前もって手順を整えること」です。
語源としては、神社などで良く見られる石段（石の階段）を作る際に出来た言葉というのが一つの説となっています。実際に出来上がった石段の歩きやすさなどから、「段取りが良い」「段取りが悪い」といった評価をしていたことから、現在ではそれが転じて「物事がうまく進むように、前もって手順を整える」という意味で使われるようになったそうです。
そして、本書では水野さんは、段取り力とは仕事をルーティン化することであると定義しています。
ルーティン化をすることで、「本当に集中すべきこと」にすべての力を注げるようになり、そうではないところには一切力を使わない状態ができる。段取り力を高めることで無駄な選択肢を減らし、頭の中をすっきりさせることができるようになる、ということです。
（スティーブ・ジョブズが意思決定からくる疲れを軽減するために、毎日同じ服を着ていることも有名ですよね！）
仕事を分解した3つの要素
具体的に段取りを考える上で、まずは「仕事」について考えてみると、大きく下記3つに要素分解ができます。
目的地を決める
目的地までの地図を描く
目的地まで歩く
例えば登山でいうと、どの山のどこまで登るのか決め、歩き始める前に地図を描き、そして登り切るまでのスケジュールを立てる。といったイメージです。
段取りと言われると、3の「どのように最短距離でゴール達成ができるかのタスクやスケジュールを考える」といったことのみを想像しがちですが、まずはその仕事の目的やゴールを決め、ゴール達成までの道のりを考えるために万全の準備をし、そのうえで最適な手順を決めるまでを段取りと考えましょう。
それではそれぞれの要素について、詳しくみていきます。
1. 目的地を決める
まずは「正しい目的地」を決めていきます。「明確なゴール」を「きちんとイメージできているかどうか」で仕事の成否が分かれてきます。
そしてそのゴールはぼんやりではなく、ゴールを達成した状態を細部までリアルに、範囲を広げて想像すること。本書では、どうなったら成功か？の完成系のイメージをビジュアルで考え、そのビジュアルをロジカルに説明できる状態まで詳細に考えましょう、と記されています。
そして、ゴールを想像するときに困ったら、似たケースをヒントに考えてみましょう。何かしらの共通点を見つけ、先行して成功している事例を基に今の状態と比較してみるとあるべき姿が見えてきそうです。
2. 目的地までの地図を描く
目的やゴールが決まったら、次は歩き始める前に地図を描きましょう。
ここで改めて…前提を振り返ってみます。
本書では「すべての仕事はルーティンである」「『毎日が新しいことの連続』なんてありえない。」と記されています。
どんな仕事でも、必ず大枠としては決まった型があるということです。
例えば、企画書を作るときは、調べる⇒方向性を決める⇒企画書の流れを決める⇒文字にして図を加える⇒完成、料理を作るときにも冷蔵庫の中身をチェックする⇒レシピを見る⇒メニューを決める⇒買い物をする⇒調理をする…といったようなイメージです。
トラブルも含め、あらゆることをルーティン化し、仕事をパターン化することで、個人としても、チームとしても仕事のレベルが上がります。
自分の仕事は特殊で定型化できない、と考えている方も、パターン化の意識を持つだけで少し見方が変わってくるのではないでしょうか。
この前提のもと目的地までの地図を描くことは、具体的なタスクやスケジュールを考える前の準備にあたります。
ここで一番重要なことは、「知る」こと。くまモンの生みの親でもあるクリエイティブディレクターの水野さんは「センスとは多くの知識をストックし、最適な組み合わせを考えることで生まれ、磨いていけるものであり、段取りも同じ」と記しています。
小冊子が作れるくらいに徹底的に調べ、その情報を基に全体を把握したうえで、その仕事のコンセプト、そして目的に沿って”やらないこと”も決めていきましょう。
3. 目的地まで歩く
歩き始められるまであと少し。ゴールまでの効率的な歩く手順を考えていきましょう。
ここで意識しておきたいことは、全ての仕事には締め切りがあり、締め切りがない場合はそれは仕事ではないということです。
その前提で、締め切りまでに仕事を分解して進めていくことが「段取り力」です。具体的には下記の進め方が考えられます。
やるべきことを洗い出す
締め切りとプレ締め切り（自身で定める締め切り）を確認する
洗い出したやるべきことに所要時間を設定する
やるべきことをスケジュールに入れ込む
特に3の所要時間を設定する、の部分では全ての仕事を「機械的に時間で測る」ことがポイントとされています。仕事における重要度やメンタル的な重い・軽いをすべて取っ払い、まずはどの仕事にどれくらい時間がかかるのか考え、スケジュールを埋めていきましょう。
「やるべきこと」に対して所要時間が考えられるくらい具体的に洗い出せているか、が悩むことなく進められるためにはポイントになってきそうです。
段取り力が必要な理由は「空白を作るため」
さて、ここまでで段取りのステップを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
興味深いところが、本書では段取りが必要な本当の理由を「空白を作るため」としているところです。
人間の脳内メモリは限られているという話もありますが、いろいろなことを頭の中で考えていると目の前のことに集中できないですし、自身にもストレスがかかります。
考えるべきこと、そうではないことを分けて考え、物事に段取りをつけてルーティンとして取り組むことで無駄な思考を減らし、頭の中に空白を作る。それが結果的に生産性向上につながっていくというわけですね！
（Bizer teamPMの田中さんは、目が乾いているかどうかの思考もしたくないという理由で「目薬をさす」ことさえもタスクとして管理しているようです。笑 ※「私、自分の目が乾いているかどうかわからないんです」衝撃の告白とともに語られるBizer teamの誕生秘話より）
私がBizer teamで培った段取り力
私は新卒1年目の時からBizer teamを使い始めたのですが、仕事の進める上での大切な考え方を、Bizer teamに教えてもらいました。
中でも今でも実務に役に立っているのが、Bizer teamでいうチェックリストを構成していくことで養われる、仕事を計画していく力、「段取り力」です。
まずはチェックリストをつくり、フィードバックをもらってから着手する。最後のチェックリストは何になるのか考える。いつ何をやるかまで具体的に落とし込んでから業務を始める。先の予定はリマインダーを設定して一旦頭の中から忘れる。気づきを運用に反映させ、次回に活かす。
私自身空白を作ることが苦手なタイプでまだまだ修行中ではありますが、Bizer teamを使って上記の行動を継続してきたことで、仕事力UPにつなげられたのではないかと思っています。
（SaaSはよく、ツールに業務のやり方を合わせていくなんていいますが、まさにBizer teamは生産性の高い業務管理方法を教えてくれるサービスですね！）
みなさんも、自身のお仕事にはもちろん、新人メンバーの取り組み手順を指示したり、段取り力を養ってもらいたいなどの育成観点でもぜひ、活用してみてください😊