メールしましたよね？

製造業に限らず、企業で問題になっているのが
「メールが多くて見る時間がない」
「メールで伝えたのに伝わってない」
というようなコミュニケーションの問題です。

今は、メールだけでなく、LINEやChatWork、メッセンジャーなどのツールもあって、コミュニケーションの手段も選ぶことができます。
しかも、スマホやパソコンさえあれば、いつでも送ることができる。

これだけ情報の伝達手段が発達しているのに、上手く伝わらないのはどうしてなのでしょう。

ふと振り返ってみると、まだインターネットが無いときは、Faxや電話で相手に伝えていました。それは、今よりも不便だったと思います。でも、今よりも情報が伝わっておなかったかというと、むしろ、今よりもちゃんと伝わってたという感じがします。

それは、情報伝達手段がチープなので、「ちゃんと伝えるには」「これで伝わるのだろうか」ということもしっかりと考えて、Fax送信の資料を書いたり、電話する前の準備をしたりしていたからです。
更には、Faxは物理的な「紙」があるし、電話は直接伝えることもあって、受け手に伝わるまでのフォローもあったからです。

では、今を考えてみると、メールの送り手は関連する人たち全員をCCで送付して、「知らない」と言うと「メールしましたよね？」と言われる。メールを送付しただけで伝えたと思っている感覚があるし、伝えたいことをちゃんと伝わるように書いているかと問われたら、自信を持って「YES」と答えられる人は少ないのではないでしょうか。

そうであれば、お互いに膨大なムダ情報をやりとりしているに等しく、コミュニケーションの問題が起きてもおかしくありません。

私がコンサルしているクライアント企業でこのような問題が見られる場合は、
・タイトルの付け方
・送信先の選び方
・本文の書き方
・受けたあとの返し方
など、コミュニケーションルールを作って徹底してやっていただくくようにしています。

それだけでも、相当にコミュニケーションの問題は解決できます。

便利になったからこそ、基本に返ること。
そんなことが大切だったりするのです。

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