誰も教えてくれない！起業時に必要なメール準備アレコレ
こんにちは。のりこです。
先日、これだけでOK！”ゆる起業”の起業準備リストがまるっと早わかりの中で、起業準備リストについてお話をしました。
今回は、この準備リストに入れた「メールの準備」に関して、何を検討して、どのような設定をする必要があるのかついて、お話をしていきたいと思います（私はGmailユーザーなので、Gmail前提でお話をします）。
最近はビジネス上でも、SNSでのコミュニケーションが増えましたが、これらのアカウントを登録する際にもメールアドレスは必要です。
メールアドレスなしでビジネスはできないので、「そういえば、メールのこと何も考えていなかった！」という方は、ぜひ続きを読んでみてください。
①ビジネス専用のメールアドレスは必要？
メールアドレスは、誰かとのコミュニケーションのためだけでなく、さまざまなサービスのアカウント登録の際にも使用します。
すると、毎日のようにいろいろなお知らせメールが届くことになります。
その多くはどうでもいい内容だったりするのですが、こういったメールが大量に届くと、本当に重要なメールがどんどん下に押しやられ、うっかり見逃してしまうなんてことも起こりがちです。
こういったリスクを少しでも減らすために、プライベートとビジネスのメールはきちんとわけるのがおすすめです。
Gmailを使う場合は、ビジネス用のアカウントを別に作ることになりますが、Googleのサービスはメール以外にもたくさんあるので、それらを利用する上でも、アカウントをわけておくと管理がしやすいです。
②独自ドメインに紐づくアドレスは必要？
ホームページを作る際に独自ドメイン（〇〇〇.comや△△△.netなど）を取得し、その独自ドメインに紐づくメールアドレスをビジネス専用のアドレスとして使用するケースがよくあります（info@〇〇〇.comやcontact@△△△.netなど）。
Gmailアドレスは無料で使えますが、これらのメールアドレスを利用するには何かしら費用がかかるため、実際に利用するかどうかは状況に合わせて検討する必要があります。
独自ドメインに紐づくメールアドレスは、ビジネス上必須というわけではありません。
ただ、事務所や店舗を持ったりして、不特定多数の相手に問い合わせ先としてメールアドレスを伝えるような場合には、業者感や信頼感を出すためにも、独自ドメインに紐づくメールアドレスを持っておくのがおすすめです。
名刺などにGmailアドレスが記載されていると、普段からメールアドレスを見慣れている人からは、「まだ始めたばかりなのかな…」と思われることがあります。
（どちらかに統一せず、アカウント登録の時はGmailアドレス、お客様対応の時は独自ドメインに紐づくメールといったように、使い分けをするのは問題ありません）。
一方、たとえばクラウドサービスやスキルシェアサービスなど、特定のプラットフォーム上でビジネスをしており、その中でやりとりが完結する場合は、取引相手にメールアドレスを見られることがありません。
このような場合、アカウント登録のためにメールアドレスを使用するだけなので、Gmailアドレスでも何でも大丈夫です。
また、既に特定の相手と取引をすることが決定している場合、連絡手段としてどのメールアドレスを使おうと、問題になることはありません。
先に契約をしてから始まる業務委託などはこのケースにあてはまります。
ちなみに、独自ドメインに紐づくメールアドレスを使う場合も、基本的にビジネス用のGmailの画面上で送受信をする設定が可能なので、ひとつのメールアカウントの中でメールを管理することができます。
③Gmailをビジネス利用する場合のおすすめ設定
Gmailをお客様とのやりとりに利用する場合、あるデフォルト設定がトラブルの原因になることがあります。
その設定は何かというと、メール表示における「スレッド表示」です。
スレッド表示は何かというと、同じ件名のメール(自分の送信メールも含む)をひとつにまとめてツリー状に表示する機能のことです。
デフォルトではスレッド表示ONの状態になっています。
これはGoogleならではの独特な機能ですが、通常のメールは時系列表示なので、こちらに慣れている人からすると、スレッド表示は使いづらいです。
スレッド表示だと、メールを開いた時に、同じ件名の過去のメールがまとめて見れるので、やりとりの内容を確認する上では便利です。
でも、メールが時系列で並んでいないと、いつどのメールが届いたのか一覧で確認できません。これがかなり不便です。
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そして、このスレッド表示の何が困るかと言うと、たとえばお客さんとやり取りをしていて、一度返信をした後、追加で何かを伝える必要が出てくることがあります。
その時に、スレッド表示されたメールを開いて、改めて返信したと思ったら、相手に届かず、自分に届いてしまうということが起こるんです。
これは、スレッド上に自分が前回返信したメールが最新のメールとして開かれていて、そこで返信ボタンを押したことにより自分に返信することになってしまうのですが、「返信」と書いてあれば、普通は相手への返信だと思ってしまいます。
その場で気付けばいいのですが、まさかそんなことが起こるとは思わず、転送設定か何かで自分にも届いたのかと思ってしまいます。
一緒に仕事をしているスタッフでも、この設定になっていたことで「お客さんに返信したはずが届いていなかった」ということが起きたため、このスレッド表示から時系列表示に変えてもらいました。
ということで、Gmail上でお客様とやりとりをする人は、個人的に時系列表示がおすすめです（使い慣れている人は無理に変更しなくてOKです）。
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■スレッド表示の解除方法
①Gmailの画面を開き、画面右上にある歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。
②「全般」タブ内の「スレッド表示:」で「スレッド表示 OFF」にチェックを入れます。
③画面最下部の「変更を保存」をクリックして設定は完了です。
④メール文の下に自分の連絡先を自動挿入する方法
普段いろいろなメールが届く中で、メール本文の最後に、下のような送り主の情報が書かれているのを目にしたことがあると思います。
この部分は「署名」といいますが、一般的にイメージする署名とは異なるので、会社等で取引先とメールでやりとりをしたことがある人でないと、名称すら知らないということが多いです。
そのため、署名を知らない人は、自分でビジネスを始めた後も、メールの最後に自分の名前だけ入力して終わりにしていることが多いと思います。
それで問題があるわけではないですが、この署名があるとビジネスっぽさが出るので、お客様とのやりとりにメールを利用する人は、署名を入れるのがおすすめです。
この署名を毎回自分で入力すると手間がかかりますが、実はこの署名はGmail上で簡単に設定することができます。
一度設定しておけば、今後は自動でメール文に挿入されるので、とても便利です。
＊
■署名の設定方法
①Gmailの画面を開き、画面右上にある歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。
②「全般」のタブ内を下へスクロールし、「署名」の項目で「新規作成」をクリックします。
③以下のようなポップアップ画面が表示されたら、「署名の名前」の欄に任意の名称を入力し（自分の使い分けのためなので何でもOK）、「作成」ボタンをクリックします。
④この説明の下に掲載されている「コピー用見本」の中から好みの署名を選び、設定画面の四角枠内にコピー＆ペーストします。
◼️注意点
※各情報を自身のものに修正してください。
※ペーストする際は、右クリックして「プレーンテキストとして貼り付ける」でペーストします。
※改行やスペースは、画像見本を見ながら適宜修正してください（コピー用見本は、noteの行間サイズの影響を受けているため、このまま貼り付けると、スペースのない詰まった状態になってしまいます）。
◆画像見本
◆コピー用見本（※お好みのものをコピーしてご利用ください）
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株式会社〇〇〇〇
鈴木 花子（すずき はなこ）
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町XXX番地のX
TEL：090-0000-0000
E-mail：XXXXXXX@gmail.com
URL：https://sites.google.com/view/〇〇
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〇〇〇ショップ花子
鈴木 花子（すずき はなこ）
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町XXX番地のX
TEL：090-0000-0000
E-mail：XXXXXXX@gmail.com
URL：https://sites.google.com/view/〇〇
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鈴木〇〇事務所
鈴木 花子（すずき はなこ）
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町XXX番地のX
TEL：090-0000-0000
E-mail：XXXXXXX@gmail.com
URL：https://sites.google.com/view/〇〇
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〇〇〇サロン花子
鈴木 花子（すずき はなこ）
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町XXX番地のX
TEL：090-0000-0000
E-mail：XXXXXXX@gmail.com
URL：https://sites.google.com/view/〇〇
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⑤続いて「デフォルトの署名」の部分において、自身の設定した署名を選択し、「新規メール用」「返信/転送用」も同様に同じものを選択します。
（※デフォルトで設定したくない場合は、この設定を飛ばしてください。）
そして「返信で元のメッセージの前に署名を挿入し、その前の「--」行を削除する。」のチェックボックスに「✔」を入れます。
⑥画面1番下までスクロールし、「変更を保存」をクリックして完了です。
今後、メールを新規作成する時は、下のように署名が自動で挿入されます。
もしフォントやフォントサイズがおかしい場合は、署名設定画面のフォント設定部分で調整してください。
ここまでメールの準備に関する内容をお伝えしてきましたが、メールの必要性の程度はビジネスの内容によって異なります。
なので、ご自身の状況に合わせて、必要な部分のみ参考にしてくださいね！
以上、～誰も教えてくれない！起業時に必要なメール準備アレコレ～でした。