第2回：そんなはずじゃなかった通知地獄

前回は電話代行導入までのお話でしたが

今回は実際に導入してみてからのお話しです！

ビジネスアシストでは、テレワーク前から社内情報共有用としてビジネスチャットを導入しており、今回電話の通知もそのチャットで行う予定でした。

が、ここで大問題。

チャットの通知が多すぎて、通知見逃しちゃう問題

もともと、ビジネスアシストは全員が同じフロアで仕事をしていたので、基本的には口頭でのやりとりがメイン。ビジネスチャット自体は補助的な役割で、社内全体に一括共有したい用件や、伝言メモ的な使い方をしていました。

しかし、テレワークになってからは、基本がビジネスチャットになり、通知の数が激増。さらにこの激増した中に、電話の通知も入れてしまったので、もう何の通知なのかわからない状況に...。

さらに、電話代行からの報告チャットを1つ作り、そこに全ての電話の内容を投稿させるようにして、誰宛かはメンションさせて管理しましたが、投稿が多すぎて記事が流れ、メンションされた記事を探すのに時間がかかる問題や、特に指名のない案件を誰が進めているのかわからない問題も発生。

なんだか使い心地が悪い！！

ということで、設定見直しです。改善案とそのメリット＆デメリットを考えていきます。

■改善案
【用件別にチャットを分け、自分宛のみ通知させる】
・メリット：通知数が少なくなる
・デメリット：他のメンバーのフォローが出来ない

【受電内容の投稿チャットと話し合うチャットを分ける】
・メリット：投稿数を抑えて記事が流れないようになる
・デメリット：めんどくさい

【通知するビジネスチャットを変える】
・メリット：用途別なのでわかりやすい
・デメリット：管理が大変

【チャットをやめてメールで確認する】
・デメリット：もっと見落としが増える
・デメリット：情報の共有ができない

という結果に。
つまり今のチャットを使い、他のメンバーへの内容と進捗が確認できつつ、自分宛の記事を見落とさない方法...なんて虫のいい話なんでしょうか。

ですが、ここでちょっと視点を変えて考えてみました。もしかして、全部をチャットの機能で解決しようとするから上手くいかないのかも...と。

つまり、チャットはチャットの機能を使って、内容確認と進捗はチャット機能以外でも可能で、今使っているチャットと同期などができれば問題ないのではないかと。

そこでみつけたのがasanaという管理アプリでした。

asanaはワークフローやプロジェクトの進行などの管理に適していて、オンライン上で情報を共有することができます。UIも見やすく、直感的に使うこともできますが、チュートリアルもしっかり用意されているので、安心して利用可能。

誰が担当しているのか、どこまで進んいるのかなども一目で確認することができるので、見落としや重複がなく、引き継ぎも簡単。

プロジェクトを分けてタスク管理をすることもできるので、このプロジェクトならA、こっちならBなど切り分けて管理するのはもちろん、1ヶ月ごとにプロジェクトを変更させれば、簡単に月報を作ることもできます。

さらにありがたいのが、その他サービスとの連携が簡単なことで、色々なものと連携することができます。

今回のようにチャットとasanaを連携させたり、クラウドベースの顧客管理システムと連携させることもできるので、設定次第では顧客情報と電話の内容を紐付けすることなどもできるようになります。

実際、ビジネスアシストではチャットとasanaを連携して使っていますが、誰がどこまで進めたか、見落としはないかなどが簡単に目視できるようになり、かなり楽に。

また、電話内容の報告はチャットの通知ではなく、asanaからの通知に切り分けたことと、進捗をチャットでなくasanaで行うことで、チャットの通知頻度を減らすことができ、通知地獄から脱出することができました！

今回私たちは、あくまでタスクの見やすさ、使いやすさを重視してアプリを選びましたが、もっと色々なことができるアプリもありますし、もっと簡易的なものもあります。

アプリを探す際には、どんなことがしたいのか、何を一番解決したいのかを明確にしてから選ぶと、選びやすいですし、最近はフリー版を出しているところも多いので、色々試してみると良いと思います。

次もソフト連携のお話です！

★この記事で何かご不明点、ご相談などあればお気軽にお問い合わせください★

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