第６回：日報を書くのがめんどくさい

前回はクラウドPBXとの連携についてでしたが

今回は、日頃のお悩み解決のお話です。

テレワークになってから、日報の提出が必要になった企業様も多いと思います。

ですが、日報をまとめるのはかなり面倒。せめて電話の内容だけでもデータ化して、少しでも日報のまとめが楽にならないか考えてみました。

まず、メールやSNSで報告された電話の内容は、もちろんコピーして貼り付けができますが、当日分を探すのに手間がかかります。特にSNSの場合、報告先グループが分かれていることもあるので、当日分でかつ自分が関係してたものだけを抜き出すのは、かなりのタイムロスです。

つまり、都度の報告の方法と日報用のデータの持ち方は別にして、日報のデータはエクセル的なものに一覧で登録されたら嬉しいな！ということで、やり方を考えてみました。

GmailをGoogle Sheetsに自動転記する

GoogleにはGoogle Apps Scriptという、Googleが提供しているJavaScriptベースの開発環境があります。これは、あらゆるGoogleサービスをプログラミングで操作することができるので、これを使ってGmailからGoogle Sheetsに自動転機する仕組みを作ることができます。

こちらプログラミングの知識が必要なので、少し設定が難しいかもしれませんが、プログラマーの方々が設定の仕方を簡単に説明している情報サイトもかなり豊富にあるので、参考にしならが設定してみるといいかと思います。

「gmail スプレッドシート 自動転記」などで調べると、かなり出てくるのでこの中で一番自分にあった設定のものを探してみてください！

OutlookをExcelに自動転記する

Outlookはメールを見るためのソフトだと思われがちですが、実は色々なことができます。その中の一つが、VBAです。

VBA（Visual Basic for Applications）は、Excelのマクロで使われている方も多いのではないでしょうか。

日報をどの形式で提出するかにもよりますが、やはりGoogle SheetsよりExcelの方が慣れている方がほとんどで、Excelでデータを持っておけば、後の加工が大変楽になります。

こちらは
「Excel VBA Outlookメール取得」「Outlook　Excel　自動転記」などで設定をまとめたサイトがたくさん出てきますので、参考にしてみてください。また、VBAに関しては、参考書籍も沢山でているので、調べやすいと思います！

Microsoft Power Automateで自動転記する

Googleは無料、OutlookとExcelはすでに導入していることが多いというメリットがあります。が、やはりそれぞれ知識が必要なので、少し設定が難しいというデメリットもあります。

そこで、有料にはなりますが手軽に自動転記する方法もお伝えしたいと思います。

それがMicrosoft Power Automateを使って自動転記させる方法です。

まず、Microsoft Power Automate(旧名称: Microsoft Flow)は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）機能を備えた自動化サービスで、アプリケーションを連携してタスクを自動化することができます。

プログラミングの知識がなくても、あらかじめ用意されたテンプレートを使ったり、直感的にオブジェクトを組み合わせて使うことができるので、素人でも簡単に操作することができます。

GmailをGoogle Sheetsに自動転記させる、OutlookをExcelに自動転記させるのも実はMicrosoft Power Automateで設定可能です。

すでにOffice365をお使いの方は、Microsoft Power Automateも含まれていますので、Office365導入済みの方はこちらの設定がおすすめです。

まとめ

ビジネスアシストでは、SNS報告とは別に1名あたり2つ送信先のメールアドレスを無料で設定することができます。1箇所をデータ蓄積用のアドレスにしておくと、余計な振り分けや設定も必要なく便利に使うことができました。初回設定の努力や月々のお支払いで日々のプチストレスが軽減されるのであれば、試してみる価値は十分あると思います。

GmailをGoogle Sheetsに転記する方法、OutlookをExcelに転記する方法、どちらも少し時間をかければ設定できました。ですが、基礎の部分を理解していないと、バージョンが変わったり、何かトラブルが起きた時に対処するのが大変だなという印象だったのと、同じようなトラブルの症状の改善方法をまとめて、誰かが記事をアップしてくれないと、直せないかもしれないという部分は、注意が必要だと思いました。

Power Automateは、本当に楽に設定ができ、かつ色々なアプリを繋ぐことができるので、あると便利だなとは思います。しかし、月１,６３０円〜のサブスクリプションなので、それをペイできる使い方ができるかがポイントですね。

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