展示会の出展効果を最大限引き出すためにマーケ部にオススメの企画・運営方法

7月〜10月あたりは、大きい展示会への出展を予定している企業が多く、最近「どうやってるんですか？」とご相談いただくことが多いので、今回は弊社の企画・運営方法をご紹介します。

死ぬほど大変だった去年の初出展。でも、やってよかった！

IT企業やベンチャー企業が大型展示会への出展を決めた場合、だいたい大変なのは、それを任された担当者な気がします。笑

私もそうでしたが、
・展示会の出展って言われても、何をどのスケジュール感で用意したらいいかわからない
・社内に相談しても、あまり明確な答えは持ち合わせていない(展示会を企画/運営したことあるよ！なんて人なかなかいないですよね)
・〇〇社(イケてるIT企業)みたいなかんじにしたいな、と思ってもPR代理店に頼む予算はない
といったかんじで、「展示会出展の経験がないのになぜか担当になっちゃった！」、という方も多いのではないでしょうか。

弊社も去年の春、HR系大型展示会(7月開催)に出展することが決まり、当時マーケティング担当が、私とマネージャーだけだったので、私がメインで担当することになりました。

大企業に比べれば予算は少ないものの、いままで業務で使ったことない費用がかかる展示会。

しかも、ブースデザインや配布資料など並行して進めなくてはいけないことが多い！加えて、通常業務もやらないと展示会以外の仕事が回らなくなる・・・

そんなこんなで、GW明けから本格的に忙しくなり、毎日展示会出展に怯えながら、当日を迎えました。

展示会の結果と感想としては、
・目標以上のリード獲得ができ、出展してよかったねという雰囲気になった
・そのため、秋にも同じ規模の展示会に出展した
・秋は慣れていたので、初回の2倍リードが取れた
・展示会当日は、デザイン部や営業、開発サイドなどいろんな部署がブースにヘルプに来てくれて本当に助かったし、元気が出た！
・私自身も、少し無理しながら同時並行に業務を続けることで、マルチタスクで働くことが普通になった
・ただ、本当に大変だった
といったかんじでした。

なので、以下からは大変な思いをしなくて済む人が増えるよう、どうやって進めると良さそうか紹介します！

前提として

大型展示会は、めちゃくちゃワチャワチャします。イメージとしては、渋谷のスクランブル交差点。なので、ここでゆっくり商談は難しい・・・！

また、展示会来場者の目的とモチベーションは以下の3つ。
① 情報収集目的
「業界のトレンドをまとめて情報収集したい」
「数多くのブースを見たい」
「興味あるものは後日話を聞きたい」

②情報交換
「研究論文の材料として」「競合研究として」

③ 営業目的
「新卒で名刺獲得を上司から命令された」
「スキあらば提案してやろう」

なので、②・③の人ばかりに対応していると、あっという間に時間が過ぎてしまう・・・！

企画の進め方①：出展概要を決める

コンセプトや、ブースで伝えたいメッセージ、出展目的や目標、ターゲットなどをまず決めます。

また、目標達成するための手法まで決めておけると、より進めやすいです。

たとえば、弊社の場合は、目標が「働き方改革に興味がある人のリード獲得」だったので、「働き方改革実践ガイドブックと交換で名刺獲得をおこなう」といった手法にしました。

企画の進め方②：人の流れからブースデザインを決める

ブースの位置や小間の大きさから、来場者の流れを想定して、ブースデザインを決めます。

この時に、
・一番目につくところに何を置くか
・コンセプトをどのように伝えるか
・どの位置にざっくり何人くらい配置したら効率よくリード獲得ができるか
なども合わせて考えておくとよいです。

ちなみに、弊社は木製のブースではなく、鉄製にしています。というのも、小間の大きさが変わっても組み立て対応ができ、何度も使い回せるので、結果的に安く費用を抑えられるからです。

予算が限られている場合や、ノベルティなどブース以外に予算を回したい時にはオススメです。ただ、木製に比べ自由なデザインにしにくいというデメリットはあります。

企画の進め方③：ノベルティや配布資料準備

弊社は、リード獲得の手法として、「小冊子と交換で名刺獲得をおこなう」としているため、ノベルティは「働き方改革実践ガイドブック」という冊子を用意しています。

また、ターゲットとしても、
・働き方改革に興味がある
・経営者や管理職などの決裁権者
・来場目的が「情報収集目的」

つまり、小冊子交換にすることで、働き方改革に興味があって、情報収集をしたい人のリードを集めることができます。そのため、この小冊子制作が結構重要になります。

弊社では予算内で収めるために、ブースデザインや施工は腕が良くて良心的な値段でやってくれて、しかもチャットでコミュニケーションが取れる方にお願いをしており、小冊子制作にも力を入れられるようバランスをとっています。

また、ターゲットの情報が集められる以外に、ノベルティを小冊子にするメリットとしては、

メリット：
・一度作ってしまえば、増刷がラク
・大量に刷ればだいぶ安い単価で作れる
・食べ物ではないので、賞味期限がない
・配布する時に軽いからラク
・展示会以外でもホワイトペーパーとして使える
などもあります。

作るのはちょっと大変ですが、小冊子制作オススメです！

あと、バーコードリーダーが使える展示会は、オプション料金がかかってしまっても、借りた方がいいです。リード獲得の効率が俄然良くなります！

企画の進め方④：スタッフマニュアルの作成

展示会の準備を何ヶ月も前から進めてきた担当者は、展示会概要や、ブースの位置、効率の良い人員配置、ノベルティについて把握しているので、忘れがちになってしまうんですが、当日手伝いに来てくれるスタッフ向けにそこらへんの情報を伝えておいたほうがよいです。

可能であれば、展示会開催1週間前くらいに当日スタッフに出展概要などを説明して、スタッフマニュアルやシフト表も共有しておくと直前の追い込み時期にいろいろ質問が来る、みたいな状況を防げます。

また、一度作ってしまえば、また出展するときにラクだったり、自分以外の人が担当になった場合でも引き継ぐことができます！

企画の進め方⑤：獲得リードへのフォロー体制整備

展示会終わってからフォロー方法考えておけばいいや、と思っていると結構痛い目をみます・・・。

事前に、リード情報に対してのアプローチ方法を整えておいたほうがいいです。去年、弊社もどうにかなるだろ、と思っていたら意外と大変でアプローチが遅れてしまいました・・・。

いまでは、マーケティングツールを使ってお礼メールを自動化したり、確度によってアプローチを変えられる体制が整ったので、だいぶ、本当にだいぶ良くなりました。せっかく頑張ってリード獲得しても、フォロー体制が整っていないと「全然ダメなリードばっかだぞ」と言われかねないし、実際そうなってしまうこともあるので、注意です！

当日運営の注意点

上記の流れで準備を進めてくれば、あとは当日運営！ここでも何点か注意点があるのでご紹介。

注意点：
・当日、体調崩れてしまって誰も全体進行がわからん！なんてことがないように、開催1週間前はよく寝る。よく食べる。
・当日手伝ってくれるスタッフには、前日と当日朝の2回マニュアルを再度見るようアナウンス
・当日は、なるべく時間に余裕をもってブースに集合して、再度目標数や体制について伝える(ただ、早すぎると遠方に住んでいる人が大変なので初日だけ早め、2日目以降は要調整みたいなかんじがいいかも)
・展示ブースからコンビニが遠い場合もあるので、ストックルームに予備の飲み物や、お菓子、エナジードリンクを置いておく
・来場者の流れを見て、人の流れが少ない昼頃に順番で休憩をとってもらうよう促す
・ノベルティが足りなくなっていないかを適宜確認して、足りなくなった場合は緊急発注する
・初日が終わったら反省会を兼ねて軽く飲んで、次の日どこを改善できるかを教えてもらう

さいごに

まとめると、企画の進め方としては、以下です。
・出展概要を決める
・人の流れからブースデザインを決める
・ノベルティや配布資料の準備
・スタッフマニュアルの作成
・獲得リードへのフォロー体制整備

上記の流れで準備をして、当日も運営できれば、同じ予算・小間の企業に比べれば2〜3倍多いリード獲得ができると思います。

まだ私自身も展示会担当になったのは去年からなので、まだまだ粗々な部分もありますが、展示会出展に悩みや不安がある方にとって少しでも役に立てば幸いです。

あと、読んでいただいて、「もっとこうした方がいいよ！」、「ウチはこれでうまく行ったよ」みたいなアドバイスもいただきたいです！