年賀状の宛名印刷をエクセルとワードで行う3つの手順｜画像付きで解説
年賀状の宛名印刷は、エクセルとワードを使用することで、自宅で簡単に行えます。
作業をより効率的に進めるには、具体的な手順に加え、エクセルの書式や関数の設定方法などを事前に把握しておくことが重要です。
本記事では、年賀状の宛名印刷をエクセルとワードで行う3つの手順について、画像とともに詳しくご紹介します。
年賀状のデザイン面をスマホで手軽に作成したい方は、こちらの記事をご覧ください。
年賀状の宛名印刷をエクセルとワードで行う手順と準備物
年賀状の宛名印刷は、エクセルとワードを使用して、以下の3つの手順で行います。
エクセルで住所録を作成
ワードで宛名面を作成
印刷設定
最初にエクセルで住所録を作成し、ワードの「差し込み印刷」機能で宛名面に印刷します。
準備するものは以下のとおりです。
エクセル（住所録）
ワード（宛名面）
プリンター
年賀はがき
プリンターインク
インクジェットプリンターの場合、インクジェット紙対応の年賀はがきを用意すると、デザイン面を印刷する際にきれいな仕上がりになります。
プリンターインクはプリンターメーカー以外が発売している「互換インク」を使用することで、より印刷コストを抑えられます。
互換インクの詳細や純正インクとの違いについてはこちらの記事をご覧ください。
▼互換インクの専門店「ベルカラー」の互換インクはこちら
公式オンラインサイトで互換インクを探す
次章から、年賀状の宛名印刷をエクセルとワードで行う3つの手順について、画像とともに解説します。
手順1：エクセルで住所録を作成
まずはエクセルで住所録を作成します。
Microsoftでは、ワードの宛名印刷に読み込めるエクセルのテンプレート「住所録（はがき作成）」を無料で提供しています。住所録を1から作成する手間を省きたい方は、テンプレートをダウンロードしましょう。
▼Microsoftの無料テンプレートのダウンロードはこちら
住所録（はがき作成）
ここからは、テンプレートを使用せずにエクセルで住所録を作成する方法を解説します。エクセルの書式設定や関数機能を活用するとより入力作業が簡単になるため、あわせて行いましょう。
住所録の必要項目を入力
エクセルを開き1行目に住所録に必要な項目を入力します。
1行目に必要項目以外のことを記載すると、住所録を参照するときにデータが正しく反映されず、うまく宛名印刷ができない可能性があるため注意しましょう。
住所録には次のことを記載します。
書式設定を変更
データ入力を行う前に書式設定を変更することで、住所録のデータ入力が簡単になります。
書式設定を変更するのは「郵便番号（H列）」と「住所2（J列）」です。手順に沿って設定していきましょう。
▼郵便番号の書式設定
1.「郵便番号」の下のセル（H2）を選択
2.「データ」タブをクリックし「データツール」グループの「データの入力 規則」ボタンをクリック
3.「日本語入力（M）」のリストボックスで「オフ（英語モード）」をクリックしOKをクリック
上記手順に従って書式設定を変更すると、他のセルから「郵便番号」のセルに遷移した際に入力モードが自動で［あ］から［A］に切り換わり、数字の入力が簡単になります。
▼住所2の書式設定
1.「住所2」の下のセル（J2）を右クリックし「セルの書式設定」を選択
2. セルの書式設定のミニウィンドウが表示されたら「表示形式」から「分類（C）」グループの「文字列」を選択しOKをクリック
住所2の項目では「1-1」のような番地指定を行いますが、書式設定を変更しないと「1月1日」のように自動変換されてしまうケースがあります。
正しく番地が認識されるように住所2の書式設定も忘れずに行いましょう。
関数の設定
「フリガナ」には関数を利用すると、氏名の入力時に自動でフリガナ入力を行ってくれるため便利です。
▼フリガナに関数を設定
1.「フリガナ」の入力セル（G2）を選択した状態で、上にある「fx」をクリック
2. 「関数の検索（S）」に「PHONETIC」と入力し「検索開始（G）」をクリック
3. 「関数名（N）」内にある「PHONETIC」を選択しOKへ進む
4. 参照先として「氏名」の下のセル（B2）をクリックし、「参照」内に「B2」 が表示されたことを確認してOKへ進む
上記の関数の設定を行うことで、氏名を入力するとフリガナも自動入力されるようになりました。
表を作成
住所録は表にしてまとめることで、全体的に視認性が上がり、よりデータの管理がしやすくなります。
1.データが入力されている2行目のいずれかのセルをクリック
2.「ホーム」タブの「スタイル」グループ内「テーブルとして書式設定」を選択
3. お好みのデザインを選択
4. 「テーブルの作成」のダイアログボックスの「テーブル変換するデータ範囲を選択してください（W）」に該当セル（A1~J2）が入っていることを確認
5. 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する(M)」にチェックが入っていることを確認しOKへ進む
表のデザインが設定されました。
データ入力
住所録の必要項目にデータを入力していきます。
データを並び替える際にうまく表示されない原因になるため、環境依存文字や記号の使用は避けましょう。
手順2：ワードで宛名面を作成
一度ワードで宛名面を作成してしまえば、次から簡単に宛名印刷ができるようになります。ここでは、あらかじめExcel で作成した住所録を使用して、ワードで宛名面を作成する方法を紹介します。
はがき宛名面印刷ウィザードを起動
まずは宛名印刷を行う機能を起動します。
1.「差し込み文書」の「はがき印刷」をクリックし、ドロップダウンリストにある「宛名面の作成（A）」を選択
2.「はがき宛名面作成のウィンドウ」が表示されたら「次へ」に進みます
はがきの種類と様式を選択
続いて、はがきの種類や様式についての設定です。
1.はがきの種類から「年賀/暑中見舞い（Y）」を選択し「次へ」をクリック
2.今回は年賀状の宛名印刷を行うのでハガキの様式を「縦書き」に指定し「次へ」をクリック
はがき内のフォントを変更
「フォント（O）」のプルダウンをクリックし、宛名／差出人のフォント（字体）を選びます。
はがきの様式で縦書きを選択している場合、以下の2つの項目にチェックを入れてから「次へ」にお進みください。
宛名住所内の数字を漢数字に変換する（R）
差出人住所内の数字を漢数字に変換する（S）
差出人の住所を登録
次に差出人の設定を次の手順で行います。
1.「差出人を印刷する（I）」の確認：宛名面に差出人情報を印刷したくない場合は、「差出人を印刷する（I）」のチェックを外す
2. 差出人情報を入力：宛名面に差出人を記載する場合は、氏名、郵便番号、住所などの必要事項を記載し「次へ」をクリック
差し込み印刷を指定
続いて住所録をワードに連動させましょう。
1.「既存の住所録ファイル（L）」にチェック
2.「参照（S）」をクリック：エクセルで作成した住所録ファイルを選択し「開く」をクリック
3. 宛名面の敬称に変更がなければ「住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う（E）」にチェックを入れたままにして「次へ」をクリック
はがき宛名面作成の終了
1.ウィザードの終了画面が表示されたら「完了（F）」をクリック
2.「テーブルの選択」ウィンドウが開いたら「OK」を選択
「はがき宛名面印刷ウィザード」が終了すると、ワードの文面が宛名面に切り換わり、宛名を差し込むフィールドが設定されています。
プレビューを確認し細かな調整をする
プレビューを確認し、郵便番号や住所など、細かな部分を調整しましょう。
「結果のプレビュー」をクリックし、数字の横の青色の三角を選択することで、住所録に記載した人の宛名を順に確認できます。
ワードで宛名面を作成する手順は以上です。
手順3：印刷設定
ワードで宛名面を作成しエクセルで住所録を作成したら、あとは印刷設定を行い、自宅のプリンターで印刷するだけです。
▼印刷設定
1.ファイルから「印刷」を開き、用紙サイズが「ハガキ」になっていることを確認
2.「印刷」をクリックし、プリントアウトする
印刷設定では、「すべてのページを印刷」で住所録に記載のあるすべての住所分を印刷するのか、「現在のページのみを印刷」で一枚だけ印刷するのかを設定できます。
「結果のプレビュー」画面では宛名がきれいに表示されていても、実際に印刷した際にずれが発生する場合もあります。
まずは一枚だけお試しで印刷を行い、問題なく印刷できることを確認してから、一括して住所録に登録した内容を印刷するとミスを防げます。
年賀状の宛名印刷はエクセルとワードで簡単に行おう
年賀状の宛名印刷は、エクセルで住所録を作成し、ワードに差し込み印刷することで、自宅で簡単に行えます。
エクセルの書式設定や関数、ワードの結果のプレビュー機能などを活用し、宛名印刷を効率よく進めましょう。
印刷時には、純正インクよりも低価格の互換インクを使用することで、印刷コストを抑えられます。
互換インクにはさまざまな種類がありますが、品質にこだわったインクを選ぶと、きれいな印刷につながります。
ベルカラーは互換インクの専門店です。
高品質で低価格な互換インクを各メーカーで取り揃えていますので、お得に印刷を楽しみたいという方はぜひチェックしてみてください。
ベルカラー公式オンラインサイト
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その他、年賀状作成に役立つアプリやテンプレートサイトはこちらの記事でもご紹介しています。