PMSとはホテルの予約・客室管理ができるシステム！民泊への導入メリットや選び方を解説

「PMSを導入すると民泊運営がもっと効率的になるの？」
「複数の民泊運営に慣れてきたので、もっと効率よく経営したい」
「運営を効率化して収益を増やしたい」

ホテルの予約管理で使われるPMS（プロパティ・マネジメント・システム）は、最近では民泊事業者にも注目されています。

予約管理だけにとどまらず売上データの分析や清掃スケジュールの管理まで一元化できるため、運営の効率化が可能です。そこで本記事では、PMSの機能や導入するメリットと注意点に加え、選び方も解説します。民泊をさらに効率的に運営したい方は、ぜひ最後までお読みください。

PMSとは予約・客室管理ができるシステム

PMSは宿泊施設を効率的に運営するための管理システムであり、主な機能は以下のとおりです。

• 予約管理

• フロント業務

• 客室の料金設定や請求の管理

• 客室管理

• 売上レポート・データ分析

• ゲスト情報管理

• 他のシステムとの連携による業務効率化

もともとホテル業界をメインに取り入れられたシステムですが、現在ではペンションや民宿、民泊など小規模な宿泊施設でも導入されています。運営者の手間を大幅に削減し、ミスを防ぎながらスムーズな運営ができると注目のシステムです。

PMS（ホテル管理システム）の主な機能7選

PMSは多くの業務を効率化し、顧客満足度を向上しながら利益の最大化を目指します。ここでは、主な機能を1つずつ見ていきましょう。

1. 予約管理

PMSを利用すると、インターネット上での予約受付やキャンセル・変更の管理ができます。部屋の割り当てや宿泊プランの適用など、従来は手作業で対応していた業務が大幅に簡略化できます。

また「Airbnb」や「Booking.com」「じゃらん」など複数のプラットフォームを一元管理するシステムであるサイトコントローラーとPMSを連携することで、空室状況のリアルタイム同期や予約情報の統合、ダブルブッキングの防止が可能です。

2. フロント業務

PMSを導入することで、チェックインやチェックアウト、鍵の受け渡しが非対面で行えるようになります。宿泊施設到着時に必要な本人確認も、ゲストが事前に入力した宿泊者名簿と、チェックイン時にタブレットのカメラを使ったAIによる本人確認機能で対応可能です。本人確認が完了すると解錠用の暗証番号が発行され、ゲストが入室できます。

3. 料金・請求管理

PMSでは客室ごとの宿泊費用だけでなく、延長滞在料金や記念日の装飾といった特別なサービス、駐車場利用の有無などのオプション料金も管理できます。予約時だけでなく、滞在中に料金を追加・変更することも可能で、スムーズに料金を回収できる仕組みです。

請求書や領収書の発行は、インボイス対応のテンプレートをカスタマイズでき、PDFの作成から添付メールの送信まで自動で行うこともできます。

4. 客室管理

PMSの客室管理機能では、以下のように各部屋のリアルタイムの状況を確認できます。

• 滞在中

• 清掃中

• 未清掃

• 空室

清掃担当者と情報を共有できるため、チェックアウト後に指示を出すことなく自動的に清掃が入り、終わると清掃担当者の操作で「清掃済み」とステータスを変更することが可能です。

設備の故障や修繕の状況についても、PMS上でスケジュールを管理することで、予約受付再開のタイミングを調整できます。アメニティの在庫状況も管理できるため、適切なタイミングで補充できます。

5. 売上レポート・データ分析

PMSの売上レポート・データ分析機能は、ホテルや民泊を効率的に運営し、収益を最大化するために欠かせません。この機能を活用することで、予約数や売上、客室利用率などのデータを集計し、運営状況を正確に把握できます。

また、過去のデータから繁忙期と閑散期を把握し、稼働率が低い時期には料金を低くするなど戦略的な経営が可能です。売上レポート以外に「翌週の予約リストをスタッフと共有」や「翌日の清掃スケジュールを清掃会社に自動送信」など、必要なタイミングで資料作成するといったカスタマイズが可能です。

6. ゲスト情報管理

宿泊施設にとって、顧客満足度を高めることが非常に重要です。そこでPMSのゲスト情報管理機能を活用することで、ゲストごとのニーズに合わせた最適なサービスを提供できるようになります。ゲスト管理機能は連絡先や滞在履歴に加えて、アレルギー情報や誕生日、特別なリクエストなどの詳細情報を一元管理できます。

誕生日や記念日といった特別な日に合わせて、サプライズを用意することで顧客満足度が上がり、信頼関係の構築やリピーターを増やすことにつながるでしょう。

7. 他のシステムとの連携による業務効率化

PMSは他のシステムと連携することで、さらなる業務効率化が目指せます。サイトコントローラーや自動精算機、財務会計システムなどと連携すれば、予約受付から会計処理までの全ての業務を一元管理できるようになります。業務の効率化により、経営していく上でもっとも重要な集客やサービスの品質向上に専念できます。

民泊経営にPMS（ホテル管理システム）を導入する3つのメリット

PMSはホテル経営を効率化し、管理の負担を軽減するために改良を重ねてきた民泊の運営にも非常に役立つシステムです。

しかし、所有する施設の数が多くない民泊経営者は「自分も取り入れた方が良いの？」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。そこで、ここではPMSを民泊に取り入れるメリットを解説します。

1. 予約から支払いまで一括管理して業務を効率化できる

PMSを導入することで民泊運営のあらゆる業務を一括管理でき、効率的な運営ができます。遠隔地からでも施設の状況をリアルタイムで把握できるため、ホストが施設近辺にいなくてもスムーズに運営できる仕組みです。

またPMSとサイトコントローラーを連携すれば、複数の予約サイトの情報を一元管理でき、ダブルブッキングを予防できます。予約受付からチェックアウト、清掃の管理まで自動化することで運営負担が軽減され、より戦略的な経営が可能になります。

2. データ分析を戦略立案に活かせる

民泊の収益を向上させるには、適切なデータ分析が必要です。予約状況や客室利用率、売上データなどをリアルタイムで集計できると、マーケティング施策や料金設定を迅速に見直すことができます。

市場動向や競合の状況を踏まえた分析を行うことで、需要が高まる繁忙期には価格を引き上げ、閑散期には割引を適用するなど柔軟な価格設定が可能です。

3. 顧客データを活用してより快適なサービスを提供できる

顧客データとしてアレルギー情報や特別な要望、過去のクレーム、部屋タイプの予約実績などを管理することで、個々のゲストに合わせたきめ細かいサービスを提供できます。

質の高いサービスを提供することでゲストのリピート率が上がり、口コミによる新規顧客の獲得が期待できます。AirbnbやBooking.comなどオンライン旅行代理店での高評価を得られるため、さらに安定した集客につながるでしょう。

民泊経営にPMS（ホテル管理システム）を導入する注意点

1. 小規模運営ではコストが負担になりやすい

PMSは導入時に数万円、月々のランニングコストとして数千円の費用負担があり、施設数やプランにより価格はさまざまです。通常はPMS単体で使わず、サイトコントローラーやスマートロックなど複数のシステムと連携することもあり、初期費用が高額になる傾向があります。

小規模な民泊経営者にとってPMSの導入は、費用対効果が合わないかもしれません。PMSの導入を検討する際は、自身の運営規模と提供される機能のコストパフォーマンスを考慮することが重要です。

2. 機能が多く十分に活用できないことがある

PMSはスマートロックやサイトコントローラー、会計ソフトなどの外部システムと連携できます。その結果、予約受付からチェックイン、チェックアウト後の清掃指示や会計管理まで、運営にまつわる一通りの業務の自動化が可能となります。しかし、豊富な機能が全ての民泊運営者にとって有効とは限りません。

特に小規模な施設では、必要以上の機能があることで操作が複雑になり、十分に活用できないことも考えられます。

また、アルバイトやパートの方など時間が限られたスタッフには、多機能よりも使いやすい操作性が求められます。PMS導入を検討する際は、経営規模やスタッフの特性に合わせたシステムを選択することが大切です。

PMS（ホテル管理システム）を選ぶポイント

コストパフォーマンスに優れ、運営負担を軽減できるPMSを選ぶためには、どのような基準を設ければ良いのでしょうか。ここでは、PMSを選ぶ際に意識したいポイントを3つ解説します。

1. 民泊ならクラウド型がおすすめ

PMSにはクラウド型とオンプレミス型があり、オンプレミス型は自社でサーバーを設置してシステムを構築するため初期費用が高額になりやすく、利用できる端末が限られます。一方でクラウド型は、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、初期費用を抑えられるのが特徴です。

またクラウド型はバージョンアップが自動で行われ、常に最新の状態で利用できるため、システムの保守・管理の手間がかかりません。民泊などの小規模施設では、コストや運用の柔軟性を考慮してクラウド型のPMSをおすすめします。

2. サイトコントローラーと連携できるか

サイトコントローラーと連携できるPMSを選ぶことも重要で、連携できないPMSを選んでしまうと予約情報の確認や更新に手間がかかります。また今後の運用を見据え、現在使用しているスマートロックや他のシステムとの互換性を確認するだけでなく、汎用性の高いPMSを選ぶと安心です。

宿泊施設の予約管理システムである「Beds24」は、クラウド型のサイトコントローラー兼PMSです。民泊やゲストハウス、小規模から中規模の宿泊施設まで幅広く利用されており、予約や客室の管理を効率化する機能が充実しています。すでにPMSの機能を統合しているため、直感的な操作と柔軟なカスタマイズ性が特長です。

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3. 必要な機能がカバーされているか

PMSを選ぶ際は、施設の規模や運営スタイルに合わせて、必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。例えば「清掃スタッフが予約管理画面を確認できる」といった基本的な機能が備わっているかを確認しましょう。

また、オプションとして追加料金が発生する機能もあるため、予算を明確にした上でシステムを選定することが重要です。Beds24は基本的なPMS機能はもちろん、既読がわかるLINEでの送信やオリジナルの売上レポート出力など、自身の運営スタイルに合わせたカスタマイズが可能です。

定型的な業務を自動化できるため、ミスを予防しながら効率的な運営が実現します。自身の施設のニーズに合ったPMSを選ぶことで、コストパフォーマンスを最大化できます。

Beds24はPMSの機能も備えている民泊サイトコントローラー

Beds24は様々な機能を提供しており、導入することで効率的な運営が可能です。管理画面では予約や空室状況を直感的に確認でき、予約確定やチェックインまでの自動送信メールも細かく設定できます。さらには清掃会社への通知が自動化されているため、清掃スケジュールの調整がスムーズに行えます。

複数のスタッフが複数のデバイスから同時に操作できるため、運営の柔軟性が向上、また売上データや翌週のチェックイン状況を自動で集計・共有し、効率的な情報管理が可能です。

市場動向や競合分析を行うことで、繁忙期には価格を引き上げ閑散期には割引を適用するなど価格自動調整機能も備わっており、運営の効率化だけでなく収益最大化も期待できます。

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まとめ

PMS（ホテル管理システム）は、業務負担を軽減し民泊運営を効率化するために非常に役立つシステムです。導入を検討する際は、機能が過剰にならず現在使っているサイトコントローラーとスムーズに連携できるPMSを選択しましょう。

連携が心配な場合は、サイトコントローラーとPMSの機能を兼ね備えたBeds24をぜひご検討ください。予約や客室管理を一元化し、業務の自動化を実現します。柔軟なカスタマイズ性を持ち、価格の自動調整や売上データの集計など十分な機能がありながらも直感的な操作が可能です。

また、顧客情報管理や清掃スケジュールの通知機能も充実しており、ゲストの満足度向上が期待できます。Beds24は1ヶ月間無料でお試しいただけます。民泊を開業予定の方や開業したばかりの方はぜひ一度体感してください。

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