ChatGPTの業務活用ストーリー：苦手なメールを添削してもらおう！
このブログでは、私が日常でChatGPTを使った事例を紹介していきます。
最先端の情報よりも、基本的な使い方が主になります。「今さらChatGPTを触るのは遅いかも…」と思っている人にぜひ読んでいただきたいです。一緒に日常で活用していきましょう。
今回から、業務で使う場面をイメージしてもらうために、ストーリーを作成してみました！（ストーリーもChatGPTと壁打ちしながら作成）
依頼メールが伝わらない！
ここは会社のオフィス。総務部の一華がPCに向かって仕事をしている。そこへ、後輩の桜がやってきた。
一華「どうしたの桜ちゃん、落ち込んでる顔をしているけれど」
桜「一華さん、実は営業部への依頼をしているんですけど、いつもいい加減な対応でつらいんです。依頼通りにやってくれたらすぐ終わるのに、その後の対応で時間がかかっちゃってます…」
一華「そうなの。具体的にどんな問題があったの？」
桜「期限までに対応してくれなかったり、求めている内容と全然違うものを送られてくるんです。どうしてちゃんとやってくれないんでしょうか…」
一華「なるほど、私も前にそういう経験がありました。実際に送ったメールを見せてもらえる？」
桜「はい、こちらです」
件名: 営業部名刺チェック依頼
営業部 皆様
総務部からお願いがあります。
毎年この時期に営業部の皆様の名刺の内容を確認させていただいておりますが、今年も名刺データのチェックをお願いいたします。
具体的には、 ・氏名の表記 ・役職名 ・連絡先(電話番号、メールアドレス) などの各項目に誤りがないか、一人ひとりでご確認をお願いします。
不備があれば修正し、総務部 桜 までメールで送付してください。
期限は来週中にお願いいたします。
ご多用中とは存じますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
総務部 桜
一華「ふむふむ、確かにこのメールだと、期限が曖昧だし、回答方法が人によって変わるかもしれないね」
桜「え、そうですか？ むしろわかりやすく書けたと思ったんですけど…。」
ChatGPTに依頼メールを添削してもらおう
一華「相手にとってわかりやすい依頼かどうか、自分で判断するのは難しいよね。ここは生成AIの力を借りましょう」
桜「生成A！？ どういうことですか？」
一華「桜さんのメールを生成AIに入力して、『わかりにくい点はあるか、理由と共に教えてください』と聞けば、AIが指摘してくれるんです」
桜「そんな使い方ができるんですね。試してみます！」
入力文：
以下のメールについて分かりにくい点を理由と共に指摘してください。
#メール文面
件名: 営業部名刺チェック依頼
営業部 皆様
総務部からお願いがあります。
毎年この時期に営業部の皆様の名刺の内容を確認させていただいておりますが、今年も名刺データのチェックをお願いいたします。
具体的には、
・氏名の表記
・役職名
・連絡先(電話番号、メールアドレス)
などの各項目に誤りがないか、一人ひとりでご確認をお願いします。
不備があれば修正し、総務部 桜 までメールで送付してください。
期限は来週中にお願いいたします。
ご多用中とは存じますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
総務部 桜
ChatGPT：
このメールにはいくつか分かりにくい点があります。具体的な指摘は以下の通りです。
１．期限の具体性が不足している: 「来週中に」という表現は具体性に欠けます。来週のどの曜日までなのかを明確にすると、受取人がスケジュールを正確に調整できます。
２．修正方法の説明が不十分: 「不備があれば修正し」とありますが、修正の具体的な手順や方法が記載されていません。例えば、修正はどのフォーマット（Word文書、Excel表など）で行うべきか、または特定のテンプレートを使用する必要があるのか等の情報が必要です。
３．送付方法の明確化: 「総務部 桜 までメールで送付してください」とありますが、送付する際のメールアドレスが記載されていません。桜さんのメールアドレスが全員に知られているとは限らないため、メールアドレスを明記することが望ましいです。
これらの点を改善することで、メールの指示が明確になり、受取人が求められているアクションを正確に実行しやすくなります。
桜「言われてみれば確かに、と思うことばかりです。曖昧な部分が多いので、人によって対応方法が違うのもしょうがないですね。」
一華「営業部の人は『わかりにくいメールだなぁ』と思っていたかもしれないね。お互い、相手が悪いと思っていたらうまくいく仕事もうまくいかないから、まずは依頼する側がわかりやすいメールを心がけましょう。」
桜「はい！じゃあ、生成AIに指摘されたところを直しますね。」
指摘されたメールを反映してメールを修正してもらおう
一華「あ、待って！ 次に、AIに『指摘された点を踏まえて、わかりやすいメール文面を提案してください』と依頼すれば、良いメール文面が一発で作成できますよ」
桜「えっ、そうなんですか？ 試してみます」
入力文（先ほどのやり取りの続き）：
指摘された点を踏まえて、わかりやすいメール文面を提案してください
ChatGPT：
以下は指摘された点を踏まえて修正した、よりわかりやすいメール文面の例です。
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件名: 【緊急】営業部名刺内容確認のお願い【期限: XX月XX日】
営業部 皆様
総務部から重要なお願いがございます。
毎年この時期に実施しております営業部員の名刺内容の確認を、今年もお願いいたします。以下の項目について、誤りがないかどうかをご自身でご確認ください。
・氏名の表記
・役職名
・連絡先（電話番号およびメールアドレス）
【修正方法】
不備があった場合は、修正が必要な項目を明記し、Word文書またはExcel表で総務部へご提出ください。
【提出方法】
修正内容を次のメールアドレスに送付していただきますようお願いします：sakura@yourcompany.com
【提出期限】
XX月XX日（曜日）17時までにお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、期限厳守でのご協力をお願いいたします。事前にご確認いただき、不備がある場合は迅速に対応をお願いいたします。
ご不明点がございましたら、総務部 桜（内線：1234）までお問い合わせください。
皆様のご協力を心よりお待ちしております。
総務部 桜
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このメールでは期限の具体的な日付を明記し、修正方法や提出方法も詳細に説明しています。これにより受取人が求められているアクションを明確に理解し、実行しやすくなるはずです。
桜「ありがとうございます! あっという間に作ってくれるんですね。件名に期限を入れたり、文面をカテゴリごとに分けていて、正直、私が考えるよりもわかりやすいかもしれませんね…」
最後は人間の目でチェック
桜「ただ、件名の【緊急】や、「重要なお願い」はちょっと仰々しいかな？そこまで急ぎのメールでは無かったので」
一華「そこは最後に桜さんがチェックして修正するといいわ。全部生成AIが出したものが正解ではないから。最後に『本当にこの内容でいいかな？』に責任を持つのは、生成AIを使う人間の方だということは忘れないでね。」
桜「はい！メールがわかりにくいと言われるので、まずは全部AIに書いてもらおうかな？」
一華「メールが苦手と言っても、すぐに書けるメールもあるでしょう？何でもAIに頼ると、逆に時間がかかっちゃうこともあるから、5分以上悩むメールはAIでたたきを作る、それ以外は自分で書く。依頼メールや報告メールなど、相手に誤解を与えたくないメールは、分かりにくい点が無いかチェックするのにAIを使う。など、使う場面を決めるといいかもね」
桜「なるほど！使う場面を見極めることが大事なんですね！」
一華「うん！適切な場面で使うことができれば、メール作成時間が早くなるし、何よりコミュニケーションロスを防ぐことができるね」
桜「ありがとうございます。依頼メールがわかりやすければ、その後の余計な対応も発生しないですもんね。一華さん。生成AIの便利な使い方が理解できました。これからうまく活用していきたいと思います！」
一華「私も勉強中だから、一緒に使っていきましょう！」
業務でのChatGPT活用ストーリーいかがでしたか？
今回はメールの添削にChatGPTを利用しました。他にもいろいろな場面で使えるので、ぜひ使ってみてくださいね。
本日のイラストプロンプト
本記事の見出し画像は、ChatGPT（GPT-4）を利用して作成しました。そのプロンプトを紹介します。参考にしていただければ幸いです。全く同じイラストは出てこないため、ご注意ください。
プロンプト自体も、AIと壁打ちしながら作りました。また、ここで出てきている画像は見出し画像とは異なりますが、ここから修正を重ねて作成をしています。ご参考まで。
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