リモート会議で困りがちな事とその対策
私は基本在宅ワークをしているので、基本会議はリモート会議を活用しています。
始めは慣れなかったリモート会議もだいぶ板についてきて、会議のコツをつかめてきたので、記事にしてみます。
リモート会議の難しさ
リモート会議は面直の会議と比べて次の躓きポイントがあると思います。
①相手の反応が分からない
②発言のタイミングが分からない
③会議が固くなる
④図を書いて説明できない
今回はこれらの難しさに対して私の対策を提案していきます。
①「相手の反応がわからない」への対策
これはカメラOFFの場合に思うことかもしれません。
ONでもカメラに対して表情を出しにくい人もいると思うので、表情が硬くなりがちです。
相手の反応がわからないと一番困るのが会議の内容を参加者が理解できているかが不安になります。
また、リモート会議って質問お願いしますと言っても無言だったりして、参加者がどんな状況なのかがわかりにくいです。
これに対する私の対策は2つあります。
・名指しして確認する
これはあまり理解できていなさそうな人を狙うと効果的。ただし、自分より立場が下の人に向けて名指しするのは、プレッシャーをかけてしまうのでお勧めしません。
・最後に質問、意見が無ければ終わることを宣言する。
「質問やご意見が無ければこれで終わりますがいかがでしょう」からの5秒待って「無いようなのでこれで終わります」という一連の流れを会議の最後にすれば、反応があれば質問や意見がもらえるし、なければ終われば良いので困ることがなくなります。
また、考え方を変えると相手（特に上司）の顔が見えない分、顔色をうかがうことなく言いたいことを言えるといった考え方もあると思います。
（実際私は好き勝手発言できるようになりました）
②発言のタイミングが難しい
リモート会議での発言のタイミングは相手の反応が見えない分、いつ発言すれば良いのかが分かりづらいですよね。
ファシリテーターの人が仕切りがうまければしっかり発言タイミングが作られますが、そうでない人の場合はなかなか発言するタイミングが取れなかったりします。
これに対する私の対策は…
・間ができた瞬間に割り込む
あまり対策になっていませんが、これで良いと思っています。
もし他の参加者と発言が被った場合は譲る動きを取れば良いわけですから。
（相手も譲ってくれること多いです）
また声の大きい人一人だけが発言する会議になりがちになるので、
発言するときは他の人が発言しやすいようにするために、発言はできるだけコンパクトにすることもポイントだと思います。
③会議が固くなる
これも相手の反応が見えないために起こることだと思います。
気を遣い合ってしまって変な間ができたり、②で言ったように発言しにくかったりするので、どうしても会議が固くなりがちです。
これに対する私の対策は2つあります
・発言するときは抑揚をつける（感情を入れる）
動画配信、音声配信と同じで淡々と話すよりも抑揚をつけて話す方がその放送の空気感が軽くなるので、私はできるだけ抑揚をつける（感情を入れる）ようにしています。
・軽い冗談を挟む
これは相手とある程度打ち解けている場合に有効です。
特に私はチームでの会議で軽い冗談を挟むようにしています。
（軽い冗談：進行に影響のない範囲の冗談）
軽い冗談はなかなかハードル高いかもしれませんが、私はいかにして冗談を挟めるかを虎視眈々と狙うようにしています。
（これはリモート会議が主流になってからの楽しみです）
④図を書いて説明ができない
ホワイトボードや黒板が無いので、板書したコメントや図を指し示しての説明ができない。（アプリによっては板書ができるのもありますが）
結構図が使えないーって言って困ることはあります。
これに対する私の対策は２つあります。
・予め資料を用意してそれを板書として使う
自分が報告者の場合は基本的には自分の準備した資料が共有されるはずです。そこにもらった意見やコメント、あるいは必要なら図を追加していって板書＆議事録に変えていくということをしています。
・ノートやメモ帳に図を書いてカメラに映して説明する
自分のノートやメモ帳をホワイトボード代わりに使う方法です。
カメラONにすればこのやり方は使えるので、使い勝手は良いと思います。
絵を描く場合は多少の絵心は必要ですが…
まとめ
ということでリモート会議で初めに躓く４つのこと
①相手の反応が分からない
②発言のタイミングが分からない
③会議が固くなる
④図を書いて説明できない
について私がとっている対策を提案してみました。
ご参考にしていただけたら嬉しいです！