進捗を落とさないための入社OpsをNotionでシュッと構築したハナシ
こんにちは！LayerX HRの山道あゆか（@talos_ayumichi）です。
このNotionシリーズも第三弾となりました。
第一弾と第二弾も気になる方はご覧ください！
この記事は、6月から始まっている #LXベッテク月間 40日目の記事です。 前回の記事は、ken5さん（@ken5scal）の「オンボーディング関連のシステム作業の時間を87.5%削るまでの軌跡」でした。
いつもオンボーディングで連携しているken5さんの記事、痺れました＾＾
これは何に役立つハナシなの？
Notionの機能を活用して、入社周りのオペレーションを抜け漏れなく管理できるページをつくったおはなし
当時の課題感を共有
LayerXでは、内定承諾いただいた方が入社日を迎えるまでのインフラ周りの準備をしている部署はHRだけでなく、CTO室、corporateの3部署が連携をして取り組んでいます。
当時の状況：
HRはSlackやメール、spreadsheetに入力した履歴を頼りにタスクを進行させている
課題：
・誰かどこまで準備が進んでいるのか、複数関係者でチェック、把握しきれない
・雇用形態によってオペレーションが異なり、混乱が生じる
理想：
・各入社予定者、雇用形態によってTaskの進捗状況を可視化し、抜け漏れなく進めることができる
現状整理をして、効率的かつ最適なフローをつくるぞ
今回は密に連携している部署であり、同じタイミングでタスクを走らせるCTO室にヒアリングを行い、整理を行いました。
①slackのnotifyにクラウドサイン締結の通知がくる
②HRがマスタに入力する
③トリガーとなるプルダウンを選択する（ここでZapierが作動）
④ZapierからCTO室がTaskを管理するデータベースがNotionに発行される
⑤発行されたdatabaseのページを展開し、templateを読み込む
その後、CTO室は内定承諾者のアカウント発行準備を開始という動きをしています。
現状のフローを整理したのち、HRの管理も運用にのせるべく作ったフローがこちら
やったことは以下の2つです。
(1）Zapierで発行されるいち内定承諾者ごとに割り当てられるCTO室のタスク管理databaseのテンプレートにHRのタスクも追加した
(2)CTO室の管理ページと同じdatabaseを活用して、HRがみたいものだけをみることができるようNotionの機能を活用＋Viewを応用させてページを作成した
具体的にどんなことをしたのか
(1）Zapierで発行されるいち内定承諾者ごとに割り当てられるCTO室のタスク管理databaseのテンプレートにHRのタスク(各雇用形態ごと)も追加した
（プロパティの項目はZapier経由でspreadsheetの入力項目が登録されます）
(2)CTO室の管理ページと同じdatabaseを活用して、HRがみたいものだけをみることができるようNotionの機能を活用＋Viewを応用させてページを作成した
上の画像2つはどちらも同じdatabaseです。
HR専用につくったページはCTO室のdatabaseをLinked Viewという機能を活用して引用したのち、レイアウト、表示プロパティの設定、グループ、サブグループを希望のView形式になるように設定してこのページをつくっています。
(1)のtemplate機能をつかって表示させたチェックボックスは、入社管理タスクが前後すること、その際に抜け漏れが発生しないように現状完了したものをチェックするようにしています。
(2)はプロパティのセレクトを活用してステータスを用意しており、それをグループ機能でうまく活用し、このView形式をつくっています。
ドラッグアンドドロップでステータスの変更ができるほか、どこまでタスクが進んでいるのか直感的にわかるようにしています。
今回の仕組みをつくるうえで大事にしたこと
過去、同じような場面を複数回見てきたことがあります。それは、企業内で同じような管理項目のシートが複数存在していることです。チーム内ではその存在が唯一であっても、企業全体で見ると同じ項目を複数人が入力している事象が発生しており、無駄な工数が発生してしまっていることがあります。
こういった状況を回避するために、近しい業務フローをまわしているであろう部署が既に構築している業務フロー、そこで活用しているものは何があるのかを理解したうえで、横展開できることはないか、最小限の時間とリソースで今よりも最適なオペレーションを作ることができないかと考えることを大事にしました。
（実は今回紹介した業務フローもCTO室と会話し続けていて、まだまだ同期性を高めることができるよね、もっとBet Technologyにできるよねとコネコネしており、次の機会に備えています）
最後に
今回はLayerXベッテク月間の1記事として書き記しました。ベッテクはLayerXの行動指針であるBet Technologyの略です。私はこの行動指針が入社当時は最も遠く感じていましたが、ある日のCTO 松本(ymatsu)さんからの発信で、スッと身近に感じるようになった言霊があるので、それをみなさんにシェアして終わりたいと思います。
Bet Technologyと向き合うということは、よりよい課題解決や手法をチーム全体・社会全体に広げていくこと
- 課題を解決する方法を見つける
- それを型として整理する
- ソフトウェアやSaaSで実装して、誰でも使えるようにする
なんだか自分もできそう！と思えてこないですか？
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