Slack/Teams疲れとは？なぜ発生しているのかと解決方法の提案
こんにちは、先日ですが現在開発しているシェアロというサービスについて簡単に紹介しました。
その中でSlackやTeamsがディスカッションに向いてないということを書いておりましたが今回の記事では簡単になぜSlackやTeams疲れが起こっているのか書きます。
ビジネスインサイダーなどにもSlackやTeams疲れについては取り上げられています。
理由1. リアルタイムなお知らせ
SlackやTeamsでは、デフォルトでDesktopノーティフィケーションを有効にすることが求められます。これに同意すると、自分がコメントしたスレッドや所属するチャンネルに投稿されるたび、メンションが送られるたびにパソコン右上にNotificationが表示されます。
Slackを利用しているチーム内ではこのことが前提としてあるため、同時にこれらのメッセージに早く返信することが期待されます。このことは2つの悪影響を及ぼしていると個人的には考えています。
一つ目は、このノーティフィケーションが送られることで目の前で対応している業務に対する集中が途切れることです。例えばエンジニアであればゾーンと呼ばれている状態に入り、短時間で大量のコードを生み出せた経験があるかと思いますが、お知らせによってゾーンに入りづらい状態が生まれています。
二つ目は、このお知らせへの返信がある意味監視的な意味合いを持ってしまう点です。オフィス内であれば問題にならないかと思いますが、リモートで仕事をしている場合、このお知らせに早く対応しないと相手からこいつは今パソコンの前にいないんじゃないかと思われてしまうような感覚に囚われがちです。(個人差はあると思いますが)
理由2. 積み上がるチャットコメント・スレッド
現在ではSlackもTeamsもスレッドがあるため以前に比べて落ち着いているとはいえ、スラックやTeamsでは前提としてチャットメッセージがどんどん積み上がっていく設計となっています。
また、緊急性や重要性などがそれぞれのスレッドやコメントに基本は紐づかないので上記のリアルタイムなお知らせの問題と組み合わさって緊急性の高くないコメントであってもすぐに返信をしないと忘れてしまう、結果より即座に返信しようという気持ちにさせられるという状態になっています。
理由3. うまくワークしない検索機能
スラックやTeamsでは、過去のコメントが残っているため検索ですぐ見つけられるはずなのですが、チームで使っている方なら分かるかと思うのですが、実際には積み上がるコメントと重要度がわからない問題により、過去の重要なスレッドやファイルを探すのは非常に難しくなっています。
どう解決していくのか？
1. ノーティフィケーションを外す(メンションや一部チャンネルのみ残す)
まずできることとしては直接のメンション以外は基本的にノーティフィケーションを外すという方法が考えられます。ただ、これはチーム全体で運用方法を設定して特定の人に即時に対応が欲しい時だけメンションを送る、というようにしないと一人だけがこれをやると、返信が遅くて仕事が進まないと他のメンバーが不満を持つことになるかもしれません。
2. 非同期チャットを導入する
Twistという非同期チャット(チャットは本来非同期的なものですが彼らはSlackとTeamsは実質的に同期的と考えている）を標榜しているサービスでは全てのコメントでメンションを必須にすることや、お知らせは基本的にせずinboxというページ内でハイライトを見ることで見てないお知らせを見られるという風にしてこれらの問題を解決しようとしています。
Shareloはどう解決しようとしているのか？
上記のTwistは考え方も共感しますし、DoistというTodoistの開発元企業が作成しておりサービス自体の信頼性も高いです。ただTwist自体はChatサービスなのでSlackやTeamsと併用ではなく代替として使うことが想定されている点でなかなか導入しづらい点があるのかなと考えています。すでにSlackを使っててリアルタイムなやりとりに慣れている中でいきなりチーム全員非同期的なやりとりに変更するのは大変です。
Shareloの場合は、どちらかというとSlackやTeamsのようなアプリを使っている企業が併用でき、Shareloを利用することでSlack/Teams内での頻繁なお知らせを軽減したいと考えています。
方法としては、Slack/Teams内でこれまでやりとりを行ってきた、緊急性は低いけど重要なトピックや、アクションが必要なトピックのやりとりをShareloに移動することで、Slackで飛ぶノーティフィケーション数を減らせるようにしたいと考えています。
具体的には、以下のような方法を取っています。
・サイト内でフィードバック依頼をアジェンダ、重要度や緊急度、期限を設定した上で作成する
・より詳しい文脈をSharelo上のドキュメントにNotionやスプレッドシートなどをエンベッドした上で共有(アジェンダと文脈の共有でより短時間で、良いディスカッションができると考えています。)
・お知らせは基本送らず、リアルタイムにお知らせして欲しい場合はチェックボックスにチェックする必要がある
・アプリにログインした際、インボックスに重要度の高いものからまとめて表示
・メールでのお知らせはダイジェストを1日1-2回程度ユーザーの指定した時間に飛ばす(デフォルトでは朝8時、午後3時を想定)。
集中できる時間を取り戻そう
SlackやTeamsはリアルタイムにコミュニケーションを取る上ではとても優れたツールです。(そうでなければこんなにも多くの企業が使いません。)しかし、全てのやりとりを同期的なチャットに集約することは従業員のウェルネスには悪影響です。他のツールも併用することで、Slack/Teams疲れを軽減しチームの集中できる時間を増やすことができるかもしれません。
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