応募者を傷つけない「不採用通知」の送り方

「求人に応募があったけれど、ターゲットの人材と違った…」
「応募が多数あったため、何名か不採用にすることになった」
といった場合、応募者にどのようにお伝えしていますか？

今回は、不採用時の応募者への連絡方法についてご紹介します。

不採用通知は誠実・丁寧に

応募者を全員採用することはできませんので、不採用にすることは致し方ありません。
ただし、不採用の通知方法や伝え方には注意を払う必要があります。

まず「応募条件を満たしていないから」「定員が溢れたから」などという理由で、応募者には連絡せず企業側で勝手に不採用という判断をしてしまうのはNGです。
不採用者への不誠実な対応は、自社の好感度を下げることに繋がりかねません。
採用・不採用にかかわらず、連絡は早めに行いましょう。

不採用通知時の注意点

ここからは、不採用の場合の断り方についてご紹介します。
連絡方法は電話・メールどちらでも構いませんが、メールでの対応を選ぶ企業が多くなっています。
アットカンパニーでは、メッセージボードを使った連絡がスムーズです。

以下、採用を穏便に断るために気をつけたい点についてご紹介します。

応募への感謝を伝える

不採用の場合でも、応募者の心理面への配慮をふまえて、応募に対する感謝は必ず伝えましょう。

言い回しに注意する

「不採用（不合格）となりました」「採用を見送らせていただきます」などといった直接的な表現は避けましょう。
不採用通知が応募者にとって重い連絡であることを理解し「社内で慎重に検討させていただきましたが、ご希望に添えない結果となりました」などといった表現で伝えることをおすすめします。

不採用理由は伝えなくてもOK

不採用の理由は原則として応募者に伝える必要はありません。
応募者に不採用の理由を聞かれた場合「応募資格を満たしていない」など明確な理由がある場合は伝えても良いですが、募集内容と矛盾が生じる理由で採用を断ったり、法律に反する理由で断るのはNGです。

不用意な回答や伝え方にならないように「求める人物像と一致しなかった」「応募を多数いただき、相対的に評価した結果」などと答え方をあらかじめ用意しておくと安心です。

また、アットカンパニーのメッセージボードで使える「テンプレート機能」には、以下のような不採用の通知用メッセージがあります。

[[応募者名]] 様
●●●●（企業名）　採用担当です。
これまでの選考を踏まえ社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
メッセージでのご連絡となり大変失礼とは存じますが、何卒ご了承ください。
末筆になりますが、[[応募者名]]様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

必要に応じて簡単にメッセージを作成することができますので、ぜひご活用ください。

他にも、面接後の不採用となる場合は「先日はお忙しい中ご足労いただきまして、誠にありがとうございました」などと面接に来ていただいたことのお礼を伝えたり
履歴書を預かった場合は「お預かりした履歴書などの書類は、弊社にて責任を持って破棄いたしますのでご了承ください」などと伝えるのが望ましいでしょう。

不採用時の対応で応募者の自社に対するイメージは大きく変わります。
文面や表現に注意し、応募者の心情に配慮した対応を心がけましょう。

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