海外へEMSで商品を送る時に便利な6つのこと
こんにちは、オンライン事務サポートの加藤久枝です。
初めての方はこちらからご挨拶しております。
はじめに
先日、お仕事で海外へ商品を発送することがありまして、覚えておきたいなと思ったことが多発したので、備忘録がてらこちらでシェアしようと思います。
今回は商品のノートを海外に送るお仕事でした。
海外に送るにはいくつかルートがありますが、EMSは郵便局から送れて比較的簡単なので、私はEMSを使います。
EMSの送り方ではなく、送る時に便利だったことになりますので、1から送り方を知りたい方は是非、ウェブで調べてみてくださいね。
覚書その1.
送り状はパソコンで作って、郵便局のゆうプリタッチで印刷が便利
EMSで荷物を送るためには送り状とインボイスという書類を作る必要があります。
ウェブ上での発行に限ると下記の2種類があります。
パソコンで作成して、自宅などで印刷する方法
スマートフォン版ページで作成して、郵便局のゆうぷりタッチで専用のシール紙に印刷する方法
EMSの書類発行は枚数が多い上に、送り先によってバラバラ。昨年、1の方法で発送したのですが、なかなか大変な作業でした。
2のゆうぷりタッチで印刷してもらえれば、間違えにくくて、コストも削減できて安心なのですが、スマホで数十件の英語の宛先の荷物の住所を打ち込むなんて辛すぎる・・・と思っていたら、な、何と、
「スマートフォン版ページから普通にパソコンで打ち込める」
という、私としてはかなりの大発見をいたしました。笑。
（昨年はこれを知らずに数十枚の書類を印刷したのです）
こちらのサイトで打ち込んで、郵便局へ持ち込んだ結果、手間も紙代も大きく減らすことができました！！
この方法では、上記のページに会員登録後にログインし、送り状を作成すると登録のメールアドレスにQRコードのURLが送られてきます。
そのQRコードをゆうぷりタッチにかざすと宛先ごとに必要な送り状と書類が発行されます。
覚書その2.
ヨーロッパ向けの荷物にはHSコードの入力がいる
今回、ヨーロッパ向けの荷物もいくつかあったのですが、ヨーロッパ向けの荷物にはHSコードというコードの入力が必要でした。
ですが、必要な国宛の送り状を作成する際に、必須事項となっていないので、意識しなければブランクのまま送り状が発行できてしまいます。
（例えばスイス向けの送り状を発行して、HSコードを入れていなくても送り状は発行できてしまう）
しかし、郵便局で送る際にチェックが入り、送り状再発行となったので、二度手間に。ヨーロッパ向けに送る時には覚えておきたいポイントです。
ちなみに送り状の再発行ですが、全ての郵便局で対応してくれているかわかりませんが、私の場合には、郵便局の方がタブレットを貸してくださり、送り状番号から呼び出して、HSコードを入力して再発行してくれました。
覚書その3.
わかりにくい住所にはChatGPTが活躍
実はChatGPTが私の日々の仕事の相棒となっているこの頃なのですが、今回は住所の調整に一役買ってもらいました。
オンランサイトなどで販売する場合、打ち込んでいただく住所欄が日本の住所に対応しているため、どうしても表記や順番がわかりにくくなり、今回、私はこんな問題にぶち当たりました、笑。
郵便番号が国によってバラバラ（桁数・文字種など）さらに必要ない国もあり、その場合には0が羅列されていることも。
アメリカは州がいっぱいあり、州名が省略されているパターンも多い
住所の表記の順番が難しい
国名がわからない
ここら辺の疑問はChatGPTに全部教えてもらいました。
「この住所をEMS用に整えて」
「〇〇（国）って郵便番号ないの？」
「これはどこの国かわかる？」
などなど、最終のチェックは必要に応じて別途検索しますが、最初の疑問に答えてもらえたのでかなり時間の節約になりました。
覚書その4.
EMSには割引制度がある
今回10個以上の荷物を持ち込んだら、10%の割引がありました。そもそも、数千円する送料なので、軽く1個の送料を超える金額に！
これはかなり大きいですね。
覚書その5.
大量に持ち込む時には時間に余裕を持って
今回は平日の夕方に中央の大きな郵便局に持ち込んだのですが、手続きに1時間近くかかりました。
中身をチェックして、各書類には発送者のサインが必要なものも多くあり、郵便局の方もかなり大変な作業をしてくださいました。
できれば平日の空いている時間に行くのがいいなと思いました。
覚書その6.
ほんの少しでも書類以外のものがある時には物品で出す
EMSでは、書類と物品で送料が異なります。結構差額があります。
これは以前の話なのですが、印刷したテキストと一緒にラミネートした名札を送ったことがあります。
意識せず書類として出してしまったのですが、プラスチックでラミネートした名札が入っていることで、通関で止まり、戻ってきたことがありました。
クリアファイルなどはどうなるのか・・とかは私もわからないのですが、書類として発送する時に少しでも違うものがある場合には、郵便局の方に相談した方がいいなと思いました。
嬉しい出来事＆意外な経験の活かし方
なかなか大変な作業でしたが、届いたお客様から、手続きが大変なのに送ってくれて感謝しますと直接メッセージをいただいたりしました。
AIが進んでも、作業管理しているのは人なので、こういう出来事があると心からほっこりします♡
ちなみに会社員時代、輸出の仕事をしていました。といってもかれこれ20年も昔のことなのですが、笑。そんな昔の知識でも、ベースがあるだけで、結構役に立ちました。フリーランスで働いていくにあたって、どんなこともまさかのタイミングで強みになるなぁと思います。
まとめ
ということで今回はEMSを送る時に覚えておきたい6つのことをピックアップしてみました。必要な誰かのお役に立てれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。