イベント/セミナー受付で便利なアイテム
こんにちは、フリーランス秘書の加藤久枝です。
初めましての方にはこちらからご挨拶させていただいています。
本日のお気に入り仕事術は、イベントやセミナー受付で便利なアイテムや小技のご紹介です。
名簿
参加者人数によりますが、名簿は必要なアイテムです。
アシスタント初心者の頃は、名簿の作り方に一工夫を忘れて手間が増えてしまったことも。
私が気をつけているポイントはこちら
お申し込み時にフリガナを入れてもらうようにし、受付用の名簿はフリガナ順に直したものを使う
名前とフリガナ、オンラインサロン内での通称名など必要最低限のもので作成する
電話番号や連絡先などの個人情報が載っている名簿は印刷せずにオンラインで確認できるようにしておく
受付用＋主催者用を印刷する
セミナー概要シート
事前に決まっていたことをまとめてあります。
進行時間やスタッフの配置、またちょっとしたメモなども全てここに入れておくようにすると安心です。
受付周りで便利なアイテム
バインダー
テーブルが使えないこともあるので、名簿チェックなどに便利
ボールペン 普通のボールペン、消えるボールペン
蛍光ペン、油性マジック（私的にはサブアイテムです、当日の内容により持ち込むこともあります）
ポストイット 2種類サイズ
大小2サイズあると便利。主催者に伝言を渡したり、いただいたプレゼントのお客様のお名前を書いたりする時に便利です。
ノート（破れるやつ）
リング式などの破れるタイプにしておくと、主催者や会場の方にたくさんの事項をお伝えする時にさっと渡せるので便利です。
領収書、封筒、おつり、電卓
私が受け持っているクライアントさんは事前のお支払いがほとんどですが、直前のお申し込みでお支払いが当日になることもあります。
また、物販が発生する時にも便利です。
A4サイズが入る書類入れ
受付周りで使用するアイテムはこの書類入れに全部まとめて持っていきます。行き帰りもスムーズですし、受付周りも綺麗にまとめておくことができます。
身の回りの準備
斜めがけバッグ
貴重品、必須グッズを入れておくのに便利。
アトリエはるかでヘアセットをお願いする
これは完全に私の好みなのですが、ヘアセットをしてもらうと元気になるので、できるだけお願いしています。ただ、人気で直前だと思った時間に予約が取れないこともあるので、早めの予約がおすすめです。
まとめ
本日は、イベント/セミナー受付で便利なアイテムをご紹介しました。
この他にも内容によっては、文具類などが必要なこともありますが、上記のものが揃っていると割と困らないで済むと思いますので、主催される方や受付される方の参考になれば嬉しいです。