第2回 「情報共有ツールが使われない……」を解決した2つの事例

導入した情報共有ツール、ちゃんと使われてますか？

こんにちは、KRAYのasachunです。
私事ですが引っ越しをしました。
仕事をしながら準備をするのは大変でしたが、、、アザラシの鼻にウナギが入ったニュースの画像などを見て乗り切りました。

さて、今回は情報共有ツールが使われない理由2つと、ある取り組みで情報共有を活発にした事例2つをご紹介します！

情報共有ツールが使われない理由2つ

・情報共有のルールが定められていない
・気軽に投稿できる土壌がない

以下で詳しく説明します。

情報共有のルールが定められていない

情報共有ツールを導入しても、「なぜやるのか」「なんのためにやるのか」「どうやるのか」が共有できていないと、「業務の時間を割いて、こういったことは書いていいのだろうか」という迷いがメンバーに出てしまいます。

その結果「やり方がわからないし、なんでやるかわからないし、いいや」となってしまい、活発な情報共有はできません。

気軽に投稿できる土壌がない

使うメンバーが組織の中で「自分が投稿しても受け入れてもらえる、評価してもらえる」という安心感がなければ、さらに使うハードルが上がります。

これは情報共有以前の問題ですが、普段から意見を言いやすい組織づくりをしておく必要があります。

痩せた土地に作物は育ちません。

情報共有が活発になった2つの事例

情報共有ツールが使われない理由2つをご紹介しましたが、DocBaseが事例インタビューを進めていく中で、とある取り組みをして情報共有が活発になったチームと出会いました。

今回はその中から2つの事例をご紹介します！

1. 情報共有を評価制度に組み込んだインフラトップ様

【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました
https://usecase.docbase.io/154/

短期間でメンバーが急増し、情報共有を円滑にするためDocBaseを導入したインフラトップ様。

しかしながら、導入当初は決まった人しか投稿しないという問題がありました。

最初はやはり投稿されないという問題がありました。書く人が決まってしまって、書かない人は書かない。

それを打開するためインフラトップ様がとった方法は……
DocBaseに投稿することを評価制度に組み込むことでした。

1ヶ月あたりDocBaseで投稿したものがどれだけあるかというのが評価に繋がるようにしてしまったんですね。そして「DocBaseに投稿することがかっこいい」というふうな風土にしてしまうのが1番早かったですね。

DocBaseへの投稿を評価制度に組み込むだけでなく、代表が積極的にさまざまな種類のメモを投稿し、投稿する敷居を下げたことも情報共有の活性化に繋がりました。

弊社代表も投稿しているのですが、長々しいものから「一言！」みたいなものもあって、そこで敷居を下げる工夫をしていました。情報共有の重要さをまず経営陣が理解し、実践し、引き継いでいく。さらに半ば強制的に評価制度に取り入れることでDocBaseを広めました。

代表や経営陣がツールの使い方を示し、さらにDocBase投稿を評価に組み込んだことで情報共有をする土壌ができました！

2.「社内インフルエンサー」を選定して投稿を活性化したマンションマーケット様

【事例】社内インフルエンサーを選定して、他のメンバーの投稿を促しました
https://usecase.docbase.io/70/

新しく入ったメンバーが以前からいるメンバーに質問し、また別の新しいメンバーも同じことを質問し…… という状況があり、コミュニケーションコストを削減するためDocBaseを導入したマンションマーケット様。

社内でよく質問を受ける立場のメンバーを社内インフルエンサーに選定し、「これで情報共有すれば質問されることもなくなるよ」と説明して積極的に書いてもらったそうです。
そうすると「こういうネタを書いてもいいんだ」と社内に安心感が広がり、次第に他のメンバーも投稿するようになりました。

私や太田が自ら投稿するのはもちろん、使ってくれそうなメンバーに「いっぱい投稿してください」とはお願いしましたね。「社内インフルエンサー」を選定して、社内に「こういうネタを上げてもいいんだよ」というのを認知させていくと、どんどん他のメンバーも上げてくれるようになりました。

使ってくれそうなメンバーをインフルエンサーに選ぶというところがミソですね。
インフルエンサーは導入したツールのファンになったうえで広めてくれるので、適した人を選定すれば強力な呼び水となります。

ツールの導入って、便利さをアピールしてくれる人が重要だと思っているので、社内インフルエンサーをどう探すかというところがありました。まず最初からインフルエンサーに選定したメンバーを入れて、テスト利用している時点で納得することが重要かなと。そこでいいと思ってくれればあとは自発的に投稿してくれるので

ちょっとオタクっぽい言い方をすると、ハマりそうな人を沼に落とすといったところでしょうか。
（DocBaseが沼かどうかは置いておいて、情報共有ツールの沼になれるよう開発を頑張ります！）

まとめ

・誰かが先陣を切ってたくさん投稿する
・情報共有を評価制度に組み込む
・使ってくれそうなメンバーにインフルエンサーになってもらう

参考になりましたでしょうか？
DocBaseの活用事例ページには他にも20社ほどのインタビューを掲載していますので、導入をお考えの方はこちらもチェックしてみてくださいね。

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