部下がいなくなる！DX化待ったナシ！

「えっ、半年も繰り上げで部下がいなくなる！？」
それを知らされたのは、先週末の業務も終わろうかという時でした。
人目をはばかり上司が教えてくれました。

元からわかっていたのだけど

元々、年末には部下がいなくなって他所の部署に行ってしまうことは決まっていました。なので、年内には代わりの新しい人を見つけないといけないという話もしていたし、そのために今部下がやってくれているタスク管理などの業務を可能な限りDX化したいとも話していました。
それが、移動先の部署の都合で「もっと早く来てもらわなければ困る」ということで、半年も繰り上げて移動することになってしまったとのことです。

とはいえこちらも、ハイそうですかと1名抜くわけにはいかないので、代わりの人選を開始しているそうです。新しい人が決まって入ってくるまでは待ってもらうように交渉していますが、それでも今月末までか来月頭までが精いっぱいかなというところ。。。
ということで、元々進めていたデータベース作成とは別に、部下がやってくれていためんどくさいタスク管理も私がやる必要があり(新しい人が入っても、すぐに全部は出来ないので)、そのためにタスクリスト管理のDX化を急ピッチで進めないといけなくなったんです。。。

タスク管理のソフトは数あれど。。。

タスク管理ツールは、タスクを視覚的に分かりやすく一括で管理することができるため、タスクの優先順位や進捗状況、担当者の負荷状況などを把握しやすくなります。
また、チーム全体で状況が共有できるため、チームメンバーや関係者との情報共有やコミュニケーションが効率的に行えるようになります。
一方で、操作が簡単であり、PC操作が苦手なメンバーでも使いやすいものであることが重要で、新たなタスクが発生してもメンバー全員が一目で確認できるようなものであることが必要です。

タスク管理ツールは大きく３つに分類することができます。

• Todoリスト：タスクカードに設定した担当者、期日、指示内容を一覧で表示することができます。

• カンバンボード：未着手、着手、完了など仕事の状態を列に分類し、個々のタスクを視覚的なカードで表現し、仕事の進捗に応じてカードを移動しながら作業量や進捗を管理します。

• ガントチャート：細分化されたタスクを一覧となった表でグラフ化したもので、プロジェクト全体の工程が視覚的に把握できます。

自分たちに会ったタスク管理ツールを選ぶには

タスク管理ツールを選ぶコツは、自分やチームの業務に合った機能や価格、操作性などを比較して決めることです。
上記で挙げたツール以外にも、チャット機能やファイル共有機能など、タスク管理以外の機能も備えたツールもあります。

例えば、カンバン方式でシンプルにタスク管理ができるツールとしては、Trello（トレロ）やjooto（ジョートー）などがあり、個人や小規模チームであれば無料で使えます。

一方、プロジェクト管理に特化したタスク管理ツールとしては、Backlog（バックログ）やAsana（アサナ）など、ガントチャートやグラフなどを使ってプロジェクトの進捗を見える化に長けています。

また、Microsoft365と相性抜群のタスク管理ツールとしては、Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）にもタスク管理の機能があります。チャットやWeb会議などのコミュニケーション機能に連携させることで、少人数であればチーム内のタスク管理を行うことも可能です。

当然忘れてはいけないのがExcelです。
使い方に一工夫必要ですが、目先の使用にあたっては、やはり使い慣れたツールです。

以上のように、タスク管理ツールにはそれぞれ特徴がありますが、今回私たちはそんなに余裕をもってツールを選んでいる時間は無いので、早急に大案を決めなければなりません。。。
また、検討状況をこのnoteで共有させていただきますね。