#33 頑張っているのに成果が出ない部下に、人事評価を伝える際の注意点10選
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平日毎日投稿していますが、金曜日は番外編として、お役立ちビジネス知識やnoteに関することなどをテーマにしています。この記事では、頑張っているのに成果が出ない部下に、人事評価を伝える際の注意点について、ご説明します。
なお、副業の始め方や起業準備、特に、「会社員として働きながら、起業し会社経営を行うためのプロセスやノウハウ」を、以下のリンクにあるサイトマップにまとめています。ぜひ一度、ご覧ください！
管理職にはやりがいや充実感がありますが、その一方で、辛い場面にも直面します。私の場合、大きなストレスとなるのが、一生懸命取り組んでいるにもかかわらず思うような成果を出せない部下に、低い人事評価を伝えるときです。部下のモチベーションを保ちながら、公平で前向きな評価を行い、職場の信頼関係を深めるために試行錯誤を重ねています。そこで、頑張っているのに成果が出ない部下に、人事評価を伝える際の注意点を、まとめておくことにしました。
1. 評価の目的を明確に伝える
評価は、部下の成長をサポートし、組織全体の成果を高めるための大切なプロセスです。特に低い評価を伝える際は、評価の意図が「改善や成果につながるきっかけ」であることを丁寧に説明しましょう。この前提を共有することで、部下は評価を否定ではなく前進の機会として受け取りやすくなります。
また、評価が組織のビジョンや目標に基づき、感覚的な判断ではなく公平に行われていることを伝えることも重要です。客観的なプロセスを明確にすることで、部下は評価結果を冷静に受け止め、次に向けた行動を前向きに検討する意欲を持ちやすくなります。
2. 事実に基づく根拠を示す
評価はあいまいな印象ではなく、明確な事実に基づいて伝えることが求められます。たとえば、目標達成度や期限順守、報告内容の正確さといった具体的な指標を挙げると、部下の納得感が高まります。こうした事実を提示することで、評価の背景を公平に理解し、改善点を見つけやすくなります。
さらに、データや視覚的な資料を活用すると、より伝わりやすくなります。具体的な根拠を示すことで、主観的な判断への不安感を軽減し、部下との信頼関係を築きやすくなります。このように評価の透明性を高めることが、建設的な対話を生む土台となります。
3. 努力を認めてから改善点を示す
たとえ評価が低い場合でも、部下が注いだ努力や挑戦を最初にしっかり認めることが重要です。そのうえで、成果に結びつかなかった理由や改善点を伝えることで、部下は評価を拒絶せず、次への課題として受け止めやすくなります。
最初に肯定的なフィードバックを行うことで、部下に心の余裕が生まれます。その結果、その後に伝える改善点を前向きに捉える下地が整います。こうした配慮によって、評価面談は単なる結果通知ではなく、成長に向けた有意義な対話の場となるでしょう。
4. 具体的な改善策や指標を提示する
評価が低い場合でも、単に結果を伝えるだけで終わらせず、具体的な改善策や指標を示すことが重要です。たとえば、新しいスキルの習得、業務手順の見直し、またはコミュニケーションの方法など、すぐに取り組める具体的なアクションを提案しましょう。
明確な道筋が示されれば、部下は次に進む方向性を理解しやすくなります。さらに、数値目標や期限を設定することで、進捗を把握しやすくし、努力の成果が正当に評価されるようになります。こうした透明性のある指標は、部下の意欲を引き出し、次回の評価につながる行動を促します。
5. 将来への期待を示す
低い評価を伝える際にも、部下が持つ可能性や期待される役割をしっかりと伝えることが重要です。評価は過去の結果を振り返るだけでなく、今後の成長につながるプロセスであることを示すことで、部下が前向きに受け止めやすくなります。
具体的な期待を伝えることで、評価は単なる結果通知ではなく、長期的なキャリア形成の一環として理解されます。たとえば、「次回はこのスキルをさらに活かして、リーダーシップを発揮してほしい」といった形で具体例を挙げると、部下は自分の成長に向けた道筋をイメージしやすくなり、次への意欲を高められます。
6. 対話的な場づくりと傾聴を重視する
評価は一方的に伝えるものではなく、部下の考えや意見を聞く場として設けることが大切です。部下が率直に意見を述べられる雰囲気をつくることで、評価内容を冷静に受け入れやすくなります。また、部下の視点や抱える課題を知る機会にもなります。
たとえば、部下が不安を抱えている場合は、「具体的にどんな点が不安か教えてくれる？」と質問し、相手の意見を引き出す姿勢を見せると良いでしょう。こうしたコミュニケーションの積み重ねが信頼関係を築き、評価を前向きなプロセスに変える鍵となります。
7. 不必要な比較を避ける
評価面談で他のメンバーと比較しすぎると、部下が自分の努力を否定されたと感じる場合があります。必要な場合に限り、客観的な基準での対比にとどめ、本人の成長や成果に焦点を当てることが大切です。
部下は他者との比較よりも、自分自身の努力がどのように評価されているかを知りたいと考えています。比較を最小限に抑え、本人の成長に焦点を当てたフィードバックを行うことで、建設的な改善行動を促すことができます。このアプローチにより、職場全体の健全な雰囲気づくりが可能になります。
8. 公正なプロセスを強調する
低い評価を伝える際には、評価が組織として一貫した基準や手続きに基づいて行われたことを明確にすることが重要です。こうすることで、評価が個人的な感情ではなく、公平なルールに基づいていると理解してもらいやすくなります。
さらに、評価のプロセスに複数の視点を取り入れていることを伝えると、評価結果への信頼が高まります。たとえば、「上司間でのレビューを経て公平に判断されている」と説明するほか、部下に評価シートや基準を簡単に説明することで、安心感を持ってもらいやすくなります。透明性を確保することで、部下の不安を軽減し、行動改善への意欲を引き出すことができます。
9. 適切なタイミングと環境を整える
低い評価を伝える際には、話し合いに集中できる時間と落ち着いた場所を確保することが大切です。評価面談では、部下が安心して話を聞き、意見を述べられる環境を整えることで、評価内容がよりスムーズに受け入れられます。
たとえば、面談中は他の業務に気を取られることがないよう配慮したり、事前に面談内容の概要を共有しておくことで、部下が心の準備をしやすくなります。こうした工夫を通じて、部下は冷静に評価を受け止め、次の行動を前向きに考えることができます。
10. 持続的なフォローアップを行う
低い評価を伝えた後も、その後の進捗を定期的に確認し、必要に応じてサポートを提供することが大切です。フォローアップを通じて、評価が一過性のものではなく、継続的な成長プロセスであることを伝えられます。
たとえば、「次回の進捗確認で改善点を一緒に振り返りましょう」といった形で、部下と具体的な計画を共有することで、サポートを実感してもらえます。このような取り組みによって、部下は努力が見守られていると感じ、改善への意欲を保ちやすくなります。
この記事では、頑張っているのに成果が出ない部下に、人事評価を伝える際の注意点について、ご説明しました。みなさんのキャリアデザインやキャリアプラン、キャリアアップの検討や準備の参考になれば、とても嬉しいです。
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