【4.5%改善】IS必見🔥アポイント不参加の防止策！！
こんにちは、電話DX IVRy(アイブリー)のインサイドセールス(以下IS)、竹安です。
この記事はISがアポ獲得後、アポ不参加になるべくならないようにするために対策を考え、結果として4.5%アポ不参加を減らすことができました。
私が忘れないために整理しようと思い、書いています。
弊社サービスと私の紹介
IVRy
IVRyはクレジットカード会社や、銀行にお電話したときの「〇〇の方は何番」と言ったサービスを中小企業でも利用できる安価な価格＋使いやすさにカスタマイズしたサービスです。
今では東横イン様をはじめ、町の何でも屋さんなど、30を超える業種にご利用いただいております。
導入していただいた会社からはご好評いただくことが多いので、最初に架電している私も自信を持って進めることができます！
私
私はIVRyでISのプレイヤーとして働いています。
現在ISメンバーは私含む2名で、2人とも未経験からのスタートですが、月ISだけで、300件を超える商談を獲得しています。
ぜひ茅原さんと私の自己紹介記事をご覧になっていただけると嬉しいです！
アポ不参加を減らしたいと思ったきっかけ
記事の本題に移ります。
今までISの目標は当月の商談獲得率を60%に保つという目標でしたが、2Qから商談実施数がISの目標に変わりました。
実施数に目標が変わり、達成する上で起きた問題は2点です。
・アポ不参加で、週の実施予定が減る
・アポを前倒ししないと回収が遅れ、達成できない
上記2点を解決するにあたり、いくつかの解決法を考えました。
今回はアポ不参加に焦点を当てて書きます。
アポ不参加に対して手を打つ前と後のアポ不参加率は4.5%(件数にして20件)
改善しました！
改善前：6.3%
改善後：1.8%
アポ不参加を減らすために追加したこと
まずはリスケのになった人の状態を把握しに言ったところ、以下理由が多かったです。
・忘れていた
・急用が入った
・オンライン会議ツールの使い方がわからない
一旦上記理由を自責で考えたときに、下記方法を実施しました。
①アポ獲得→実施までの期間を短くする
獲得日から3営業日以内の実施を意識することで、アポ不参加が減りました。
・基本明日明後日あたりを打診する
例：「明日明後日なら比較的貴社の都合に合わせられます」
・提案として、「〇〇担当している者がこの日なら日程空いてる」と伝える
提案は相手が翌週などに設定しようとしているときなどに使っています。
②リマインドメールのリッチ化
ちなみにリマインドとは、「思い出させる」や、「気づかせる」と言う意味で、これをやることで、実施率の改善に繋がります。
さらに、以下情報を追加し、離脱を減らすことができました。
・会議ツールのインストール先
・参加までの流れ
・参加方法が分からなかった時の連絡先
メールの内容はこんな感じです！
変更前
様
お世話になります。電話自動応答IVRy竹安です。
お打ち合わせ当日となりましたのでご連絡いたしました。
本日はどうぞよろしくお願いします。
変更後
様
お世話になります。電話自動応答IVRy竹安です。
お打ち合わせ当日となりましたのでご連絡いたしました。
お時間になりましたら、URLから開いたページにて「参加リクエスト」押していただくとご参加できます。
※アプリのインストールが必要なケースがございます。
インストール先はこちら
参加方法がわからない等ございましたら090xxxxxxxxまでご連絡ください。
本日はどうぞよろしくお願いします
-
署名
私はこのメールをアポ1時間前に送信設定しています。
よく見なくても、変更前は不親切だと感じました。
③電話にて事前に参加方法等の共有
アポ獲得が確定後に、口頭で伝える情報は下記になります。
・どのメールアドレスにURLを送るか
・参加までの流れ
・最後に何日何時に行うかを再度伝えて終話
相手が急いでそうであればどこのメールにお送りするかだけ伝えています。
まとめ
今回の記事は定性的で、各防止策がアポ不参加率減少にどのくらい効果があるのか、数字を取りに行っていないですが、結果として約20件、4.5%の改善をすることができました。
2ヶ月の努力し、良い方向に修正できました。
ISはPDCAの1サイクルが短く、改善に向けて細かく調整できるのがやりがいを感じる点です！
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メンバー同士で、目標達成のための課題設定を気軽に話し合うことができるため、私はここがお気に入りです！
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