ぎりぎり仕事と休日作業を卒業するために。
こんにちは。ananaです。
タイトルにもある通り、私はいつも仕事がぎりぎりで時間内に終わらず、平日の仕事後や週末にも決まって自宅やカフェで作業をする日々を過ごしています。残業はしないよう促す雰囲気の職場ではあるものの、今の現状では時間外にしなければ到底日々の業務が回りません。社会人になって2年半、いつまでもこの状況を変えられないままでいいのか？仕事以外の時間はもっと思いっきり羽を伸ばしたりやりたいことをやりたい！そう思い、今週からある取り組みをすることにしました。
今の現状
その取り組みについて書く前に、まずは今の現状を整理してみたいと思います。
・その日、その週にしようと計画したことは大体達成できず、いつも仕事は後倒し。そのため何でもギリギリで先週はそのせいで大きなミスをしでかしかけた。
・いつもいっぱいいっぱいでバタバタしている印象を周りにも与えている。
・毎日1、2時間自主的に残業、仕事後も週に3日ほどは作業、週末も毎週6時間ほどは作業。
そうなる原因として考えられることは、
・そもそもやるべき仕事が広範囲で多い。
・次から次へとトラブルや対処すべき事案が舞い込んでくる環境である。
・あれもこれもしなければと目移りしたり、舞い込んできた事案への対処をしたりで1つのことに集中できていない。
・フっと振られた仕事をどんどん溜め込みあとで取り掛かるのが億劫になる。
とまあ、散々な現状です。同じような状況の方も多いのでしょうか？
ですがこんな私も、入社当初から自分の仕事の遅さとギリギリさにはうんざりしていたため、色々な時短術や仕事ハックに関する動画を観たり、本を読んだりしてきました。その中で少しずつ得た知識を実行もしています。
今取り組んでいるのは、
・1日が始まる前にTodoを書き出す
・Todoを重要度で分け、特にその日必ずしたいことには⭐︎マークをつけ（本来1つや2つにすべきところ、5つになる日も）優先するよう意識する。（結局1つも遂行できない日もちらほら）
・すべきタスクが増えたらすぐにTodoノートにメモ
・1週間ですべきことを大体洗い出しスケジューリング（90％はその通りにいかない）
意外にも、色々頑張ってません？（笑）
これらをすることで、最初のときの自分よりは大分タスクを整理できるようにはなりました。
でも、どんなに念入りに計画を立てても、重要度を決めても、その日に舞い込んだあれやこれやどうしても優先しないといけないことをしているうちに、また1つのタスクに想像以上に時間がかかってしまうせいで、破綻してしまうんです。
これからの取り組み
だから、このままではいけない、何かもっと具体的に、順序立てて改善していかないといけない、そう思いました。そこで考えたのが、
「1週間で1つ仕事効率化のための取り組みを決めて、毎日それを意識して仕事する。その過程を毎日ブログに収めて振り返り、1つ1つハックを自分のものにしていく。」
というものです。自分で何となくこれをしよう、と決めても中途半端に終わるなら、1日1日アウトプットしよう、ということです。
そこで取り組むことですが、これまで動画や本で見てきたけれど、きっちりと実行できなかった仕事に関するハックをまず以下に並べます。
①よく寝る。
②その日絶対にすることを1つ〜2つ決めて、それ意外は優先しない。
③1つ1つのタスクにかかる時間を測ってメモ→何にどれぐらいかかるか把握し、より正確なスケジュールを立てる。
④1つ1つのタスクにかける時間を事前に決めて、その時間内に終わるようクオリティを調節する。時間が来たら何が何でも終わる。
⑤抱えているタスクを重要度と緊急性を縦軸と横軸にしたマトリクスに並べて、重要で緊急性のあるものを1番に、緊急ではないが重要であるものを次に優先して実行する。
⑥身の回りを整理して、物を探す時間をなくす。
⑦マルチタスクをしない。目の前のことに集中し、1つ1つ終わらせる。
⑧関連のあるタスクをつなげて行うことでタスク移行の時間を減らす。
⑨より多くのことをこなそうとするのではなく、結果としての効果を最大にするために必要なことを絞って行う。
こうやって振り返ると、色々インプットはしているもののきちんと実行できていないものが多いこと多いこと…。
当面はこの中から毎週1つずつ、その1週間に本気で取り組むことを決めたいと思います。
今週実行すること
今週は…②の「その日絶対にすることを1つ〜2つ決めて、それ意外は優先しない。」を実行します！
あれこれやろうとしてどれも終わらない私の体質からして、焦点を絞って重要なことを確実に終わらせることができるようになることはまず重要なはずです。
それも、「絶対することは2つまで」と決め、この2つを何が何でも毎日業務時間内に終わらせたいと思います！
明日からの経過を毎日綴っていくので、ぜひ私の仕事効率や速度が向上するのかどうか、お楽しみに！（そう言って1日坊主、3日坊主にならないように自分にプレッシャーをかけています）
他にも「これ取り組んでみたら？」というアドバイスなどあれば、教えていただけるとうれしいです😆