大切にしている“思い”がお客様に伝わった瞬間

私がオンライン秘書として仕事をする上で
大切にしている思いがあります。
それは
「オンラインでも温かな気持ちを込めた仕事をする」
プロフィールや自分の強みとして
いろいろなところでお伝えしていることです。

オンライン上で仕事をする、ということは
ほぼ実際に会わない、ということ。
最近、リアルなセミナーや交流会などに参加することが増える中
直接顔を合わせて話をするだけで
相手の雰囲気、話し方、たたずまいなどから
たくさんのものを「感じ取る」ことができるのだ、と
今更ながら気づかされました。
オンラインの世界でも、ZOOMなどで“対面”することはあり
相手の表情や雰囲気などある程度伝わることはありますが
やはりリアルは強いなあ、と実感した出来事でした。

「じゃあ、オンラインだけのコミュニケーションは無理？」
いや、そんなことはない、とも思っています。

ほぼテキストコミュニケーションで完結するオンライン秘書。
文字だけで相手の意図をくみ取り、感情を読み取る。
その難しさを感じつつも、幸いなことに
クライアントとはいい距離感を保ちながら
お互いを理解しながら仕事ができる環境を作ってきました。

私の仕事では、クライアントだけではなく、
その先にいる「お客様」へのメール対応も含まれています。
ご案内や事務的手続きのお知らせなどがメインなので
・情報を過不足なく伝える
・失礼のない言葉遣いを心がける
・発信日を工夫する(相手に負担なく確実に情報が伝わるように)
ということを中心にメール文を作ってきました。
(つまり、秘書の「感情」などは一切入れないということ)

ただ、ある一つのメールについてだけは、
ここ数ヶ月の間、少し方向性を変えました。

私の業務のひとつに「ニュースレター作成・発行」があります。
月に一回、お客様に郵送する「紙のニュースレター」
クライアントのこだわり
「今の時代だからこそ、アナログなレターを届けたい」
その思いを乗せて、毎月紙面を作っています。

記事の中には、毎月お客様に原稿を執筆していただくものがあります。
(月替わりで毎月違う方に担当いただく形)
前月のミーティングでクライアントが指名した方に
依頼のメールをお送りし、原稿を書いていただくのは私の担当。
原稿を受け取った後には必ずお礼のメールをお送りします。
今までは、定型文を使っていたのですが
(秘書は前面に出ない方が良い、という判断をしていたので)
ある時、ふと思いました。
「原稿執筆に協力していただいたのに
そっけない御礼の言葉だけでいいのだろうか・・・」

いろいろ考えた末、いただいた原稿の感想を一言入れることにしました。
その際、以下のことに気を付けました。
・絶対上から目線の感想にしない(失礼のないように)
・お客様が特に読んでほしい(と思われる)部分をピックアップする
・感想は一言だけ、長くても2行で完結させる
・感謝の気持ちを最大限伝える

クライアントからは「いいですね」とOKをいただき
それからは毎月、お礼の中に“ひとこと感想”を入れました。

御礼なので、もちろんそれに対する返事はありませんし、
そういうものだと思っていました。

ところが、今月ご担当いただいたお客様から
「返信」をいただいたのです！

「事務所移転のため、送り先を変更してほしい」
という連絡理由もあったのですが・・・
その中に、以下のような言葉も書いてくださっていたのです。

「とっても暖かくて丁寧なご返信をくださり、
ありがとうございました。

ステキなスタッフさんに囲まれている○○さん(クライアント)が
うらやましいです！」

・・・なんと、うれしいお言葉・・・(>_<)

私がオンライン秘書という仕事をする上で大切にしている思い。
プロフィールや自己紹介で必ず伝えること
「オンラインでも温かな気持ちが伝わる対応をする・文章を書く」

クライアントの、その先にいらっしゃるお客様にも
届いている～っっっ！

文字だけでも、こちらの気持ちは必ず伝わる。
手紙ではないけど、一文字一文字書いていくように
キーボードで打ち込む文字も丁寧に綴っていこう。
メールでも、チャットでも、LINEでも
どんな時も言葉を大切にして伝えよう。

そう思いながら仕事をしてきて本当に良かった！

私の大切にしてきた「思い」が報われたような気がした
素敵な出来事でした。