外資系メーカーに勤める公認会計士の日常｜21. マルチタスクの落とし穴

私、自分で自分のことを「マルチタスク（＝複数の仕事を同時平行でこなすこと）が得意な人」だと思っていました。最近、自分のマルチタスクな働き方に疑問が湧いてきたので、今日はこのことについて考えてみたいと思います！

今の私のマルチタスク状況

ワーママたるもの仕事・育児・家事が日々課されている時点でマルチタスクだとは思うのですが、今回は純粋に、会社員としての業務のなかで生じるマルチタスクについて考えたいと思います。

ファイナンスという業務柄（なのか？）、常に以下のことに同時平行で追われています。

・決算（今は経理部じゃないので決算業務そのものはやってないけど、予実分析やできあがった財務諸表のチェック、決算結果を受けて各所への報告など）

・予算（年度途中の改訂予算もある）

・プロジェクト（なんかいっぱいある）

・日々の細々した問い合わせ対応や、突発的に対応しなきゃいけないコンプライアンス案件などなど（なんかいっぱいある笑）

こんなわけで、なんかいっぱいタスクがある状況で、「私ってマルチタスク得意だと思ってたのになんで…」と思うほど日々疲弊しています。

マルチタスクは効率が悪い？

こんな中、最近アドバイスをもらったのが、マルチタスクは余計なエネルギー使ってるよと。

そのアドバイスを聞いてふと私が思い出したこと。ワーキングペアレントたるもの、この例えをどこがで聞いたことってあるんじゃないでしょうか？（誰が言ったか知らないけど最初に思いついた人すごい！）

育児はスマホアプリと一緒。実際に何かやってなくても待機状態でいなきゃいけない＝バックグラウンドで起動し続けなきゃいけないからバッテリーの消耗が激しい。

この例え話ってみなさんとても共感されるところだと思うのですが、仕事とて同じこと。バックグラウンドでアプリを起動し続けて、他のタスクにも取り組む状況では、余計なエネルギーを消耗しているのです。

マルチタスクをシングルタスクに変換！

実際にいろんなタスクを担ってること自体は変えるのが難しいですよね。会社員をしている以上、本当に１つのことだけ取り組める状況なんてあまりないのではと思います。

そこで、私が最近やっているのは「この１時間はこのタスクだけやる！」と決めることです。時間限定のシングルタスクです。

なんとなくチャットにすぐ答えちゃったり、メールにすぐ返信したりしているうちに、さっきまでやっていたのと別のタスクが気になり手をつけ始めちゃって、今日やろうと思ってたことがあんまり進まなかった…なんて経験誰しもあるのではないでしょうか。

時間限定シングルタスクをやっている間は、メールもチャットも電話も無視！予定表もブロック！他のファイルは閉じる！！

こんな工夫で取り組んで、少しでもバッテリーの消耗を防ごうとしています。

時間限定シングルタスクを阻む要因

それで、時間限定シングルタスクをやれている瞬間は確かに効率が上がっているのが感じられます。

ただ、いくらメールやチャットや他の情報をシャットアウトしたとしても、ひとつだけまだ敵が残っています。それは、自分自身の頭の中から湧き上がる「あれって今日やらないとまずかったかも」というスケジュールへの不安です。

不安になり出したら一気にシングルタスク状態が崩壊します。バックグラウンドでアプリを起動している状態になるからです！で、結局この不安から脱するためにメールを見返したりすることになり、シングルタスク時間が無惨にも終わってしまうのです。

成功の鍵はスケジュールの整理

余計な不安を生じさせないためには、この件は来週対応すればオーケー、この件は先にメールだけ送っておいて、先方の返信次第で明日から対応すればオーケー、みたいな感じで、自分のタスクとスケジュールをきちんと整理しておくことです。

これを頭の中だけでやっていてはまたバックグラウンドアプリになってしまうので、どこかにきちんと書き出して、頭の中から追い出しましょう！

…偉そうに書きましたが、このタスクとスケジュールの整理、まだまだ模索中です。

タスクとスケジュールの管理、私が今やってる工夫

まだまだ模索中の、今やってる工夫は以下の通り。

・タスクの締切日を予定表の朝８時に登録する。

（本当に朝８時にやるってわけではなくて、PC立ち上げた途端に通知を出したいのが理由。最悪その日はそのタスク最優先でシングルタスクするべしというリマインダーにする）

・タスクの締切日の前日や前々日に、そのタスクのためのシングルタスク時間を確保して、予定表をブロックする。

（それまでの日程で手をつけられなくても、その時間に集中して取り組めば終わるはず）

・明日の予定表の中で、ミーティングが入っていない時間を全部ブロックする。

（そんなに重要じゃないミーティングを急に入れられることを防ぐ。ブロックした時間はシングルタスクに充てる）

・１日のうちで少しの時間、落ち着いて↑の対策が施された予定表を眺めたり、調整したりする時間を確保する

（これが落ち着いてできない日が多いのが悩み）

こんな感じで、今は予定表フル活用でやっているのですが、なんとなく月単位の中長期のスケジュールに一覧性がないのが悩みです。Microsoft Plannerとか興味あるけどプロジェクトの進捗管理に使ったことしかなく、個人のタスク管理にも上手に使ってみたいけどどうなんだろう、と思ったりしています。また良い工夫が思いついたらご報告します！

まとめ

・マルチタスクはバッテリーの消耗が激しい

・時間を区切ってシングルタスクしよう

・安心してシングルタスクできるよう、スケジュールとタスクの管理をしっかりやろう