第4話　物販イベントの準備を「5W1H」で効率アップする方法

こんにちは、Plum Bloomオーナーの柘植亜美（つげあみ）です。
このnoteでは、2021年1月22日～26日に開催したアジアの雑貨を販売するイベント『TOKYO ASIAN MARKET』のVol.2の裏側について綴っています。

【これまでのお話】
第１話　はじめに｜小さなイベントの作り方
第２話　コロナ禍でもイベントを開催しようと思ったワケ
第３話　安心、安全にお客様に届けるために

第４話の今回は、「イベントの企画は5W1Hで整理すると、準備を効率よく進められる」という事についてお話しをします。

イベントは準備が８割

イベントを行う際は、準備をしっかりすることが重要です。
イベントの準備では、同時進行で考える要素がいくつもあります。そこで、企画段階での前提条件を、「5W1H」の形に整理しておくと、効率よく準備を進めていくことができます。　

５W１Hとは、下記の６つの要素を指します。

What：何を
Why：なぜ
When：いつ
Where：どこ
Who：誰と
How：どのように

5W1Hを決めるときには、先に「決定事項は何か？」を整理してから、それに従って、他の要素を作りこんでいくことがポイントです。

たとえば、日程とイベント会場（ここで言う「When」「Where」）が決定事項の場合は、その条件に従って、他の要素を作りこんでいきます。「この日にこの会場に来れる人はだれか？」という視点で、検討していけばよいのです。

東京アジアンマーケットVol.2を例に考えてみる

第3話までにお話ししたように、私はある程度「やりたいこと」が決まっていました。あらかじめ決まっていた要素は下記の3つです。

残りはWhen（いつ）、Who（誰と）、Where（どこで）です。
これらは、社会の情勢やこれまでのイベント開催の経験を踏まえ、柔軟に決めていきました。

①開催時期：イベント開催を思い立ったのが2020年10月13日で、開催時期は「3ヶ月後の2021年1月以降」とざっくり決めました。委託販売形式のイベント開催が初めてであり、準備に最低でも3ヶ月の期間を確保したかったためです。また、感染拡大が少しでも落ち着いていていれば…という想いがありました。

②開催日数：最低でも土日を含む2日間～最大5日間を予定としました。お客様のご来場を少しでも分散させたかったためです。これまで東京アジアンマーケットは単日開催のイベントだったため、初めての挑戦となりました。

イベントを開催する場合、「Who（だれとやるか）」には、「主催者を誰にするか」「出店者を誰にするか」の2種類があります。

今回の東京アジアンマーケットVol.2の主催者は私一人でやることを決めていたため、「どなたに出店していただけるか」を考える必要がありました。
まず前回のVol.1の出店者の方にお声がけし、その後、今までご出店のない方々にお声がけとイベントSNSで出店募集をしました。

ここでは、商品をお送りいただきさえすれば、遠方の方でも参加可能な委託販売形式のメリットを生かし、関西方面のクリエイターにもお声がけをしました。

また、お声がけをするにあたり、手持ち商品数の少ないクリエイターの方も参加しやすいよう、会場の雰囲気をあらかじめ自分の中で固めておきました。

一般的な委託販売イベントでは、一店舗一ブース形式がとられます。その場合、一定量の商品数を確保しないと売り場が貧相に見えてしまいます。今回は複数の店舗・クリエイターの商品を境界線を設けず設置することで、手持ち商品数の少ないクリエイターの方でもご参加いただきやすいようにしました。

イベント名にもあるように、基本的には「東京」で行うことが前提のイベントです。
・都内
・屋内（商品保管のため）
・写真映えする空間（SNS）
・広すぎず狭すぎずの広さ
・費用
・アクセスの良さ…
など様々な要素をMUSTとWANTで書き出しました。
今回の東京アジアンマーケットでは、お客様の移動時間を極力短かくできそうなアクセスが良い立地と雑貨が映える雰囲気を最重要視しました。

ざっくり決めた概要で仮承諾をいただく

何組の出店者に出店してもらえるかで、会場や日時が変ってしまう場合もあります。とはいえ、すべての出店者が最終確定するまで待っていると進行に遅れがでます。それを解消するめに、出店候補者の方にざっくりとしたイベントの概要をお伝えし、仮出店承諾をいただいておきます。もちろん仮承諾ですので、最終決定した事項を再度お伝えした後に、出店を取り消していただいても良いことをあらかじめお伝えしておきます。そうすることでお返事もいただきやすくなります。

【前回事前にお送りしたイベント概要】
・イベント趣旨：過去開催の概要含めて簡単に記載
・開催形式：委託販売形式
・開催日時目安：2021年1月ごろ
・開催期間：土日含む最低2日間～最大5日間
・開催場所：都内
・費用：商品を会場に送っていただく往路送料（返品は主催者負担）
・販売手数料：販売価格の３０％（保管料などの固定費用はなし）

東京アジアンマーケットVol.2では、この段階で９組の店舗、クリエイターの方から仮承諾をいただく事ができました。（最終的には13組出店）
それにより全体の商品量やイベント開催時のイメージを持つことができたため、会場を西荻窪のgallery cadoccoさんで開催することを最終決定しました。

抜けもれなく企画を進めるために

複数の人が携わるイベント企画においては、上記の要素をしっかり決めておく必要があります。なんとなくで進めてしまうと、あらかじめ検討が必要な項目を忘れていた！という事もあり得ますので、一つ一つ書き出していくことで効率よく企画していくことができます。

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それでは、今回のお話しはここまでです。
次回は委託販売において手数料をいただくという事、についてお話をします。

それではみなさんまたお会いしましょう～

Plum Bloom　柘植亜美　（編集　中村めぐみ）