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カンファレンスの集客が苦しい時はどうしたらいいですか？ ~明日から使える3つのメルマガTips編~

しみず

エキサイト株式会社 FanGrowth マーケティング担当、しみずです🐈

お菓子づくりが好きです。ハロウィンのかぼちゃチーズケーキはうまく作れたのに、気まぐれに作ったお豆腐パウンドケーキが火を入れすぎて失敗してしまいました。お豆腐を入れるだけであんなにも難しくなるとは…お菓子づくりは奥が深くてやめられないですね 😉

さて、そんなことはさておき、今回FanGrowthチームでアドベントカレンダーを書くことになりました。大友さんからパスを引き継いでいます✍️

何を書こうかと迷っていると、最近、「カンファレンスの集客、思ったより伸びないっていう話をよく聞くんだよね」というトピックがFanGrowthチーム内で上がっていました。

大友さんも「ウェビナー乱立時代」と書いていたように、ウェビナーや大規模なカンファレンスが同時期に複数個・同様（に見える）テーマで開催することもしばしば発生しています。

この場合の1担当目線でできることとして、どの企業も集客チャネルとして活用していて、かつ即時的な改善が見込めるメルマガについて書いてみます。

ちなみに、弊社はウェビナーやカンファレンスの集客チャネルは、ほとんどメルマガです。

弊社のメルマガの平均的な開封率はこちら。30%以上をキープしています

基本的には毎日配信をしており、ものによっては1回の配信で100名弱お申し込みいただける場合もあれば、10名以下のお申し込みになるものもあり、正直バラバラです。

かく言う私も、最初にカンファレンスの集客時には全然うまくいかなかったことがあり、それをFanGrowthに蓄積されたTipsを駆使して乗り越えました。

今回は、そんな私がカンファレンスの集客で実際に送ったメール文面の事例をもとにTipsをご紹介します！


そもそも、「カンファレンスの集客が伸びない」とはどういうことか

カンファレンスにおいて集客が予想通りにいかないことは多々あります。というか、複数社がいろんな事情を抱えた上で集客や運営を分担することで成立するイベントではあるので、何もせずに右肩上がりという事象は珍しいとも言えるでしょう。

実際のところ、登壇企業すべてが集客力がとてもある企業ばかりとは限りません。ここでいう「カンファレンスの集客が伸びない場合」とは、「それまでの各社のイベント集客力から考えられる予想集客数を遥かに下回っており、メルマガを変えるだけでも上方修正が見込まれる場合」を指します。

実際はこれ以外の要素（イベントの企画やテーマ設定などの準備の部分、LPやコピーのテイストetc…）も関わってきますが、そちらは好評であればまたの機会に書くことにします。

Tips01.件名は短くする

メールは開封してから読むものです。これは、「開封しないと読まれない」ということでもあります。つまり、メルマガからのお申し込み数を上げたい場合、まずは開封前に大きく影響を与える件名を修正する必要があります。

件名は短い方がいいです。これはカンファレンスに限らずどのメルマガを配信する際にもいえることです。理想は15文字以内、長くても20文字以内には収めたいところです。

「え、無理じゃない…？」と思ったあなた、（このnoteを開いたまま）超軽めのワーク、してみましょう！

1. ご自身のメールボックスを開いてください。
2. じっくり読めないくらいのスピードで、ただただスクロールしてください。
3. なんとなくで目につくメール（業務連絡のメールを除く）に、なんでもいいので印をつけてください。
4. 印をつけたメールを見てみてください。どんなメールタイトルが多いですか？

どんな件名が多かったですか？
短くシンプルで、字面のバランスが良いものが選ばれていませんか？

実はこのワーク、私が一度先輩に教えていただいたものです。私がやった時は文字数が7文字だったり、件名に絵文字が入っていたりしました。

もしこの体験で、そこまで共通項を感じなかったという方は、読むのがとても早い方かもしれません。

というのも、この文字数の目安は人が見出しを読むとき、左から右へ「読む」という行為を意識せずに、一度に知覚できる最大限の文字数がだいたい13文字という理論に裏付けられているからです。
これは、Yahoo!トピックスのタイトルに応用されています。Yahoo!では社内ルールで8文字に統一していた時代もあったというほど、タイトルを短くすることが大事であると徹底されていたようです。

つまり、一般的に考えて、読んでもらえるメールの件名は短く、シンプルであるということが重要だと言えます。

こちらは実際に私が送付したカンファレンスのメルマガの件名です。
文字数を変えるだけで開封率が2.3%、お申込数も向上しました。

同じカンファレンスのメールをどちらもお昼頃に送付したのですが、
お申し込み数が3.8倍に増加しました。メルマガ件名の影響の大きさがわかります。

短くするコツは【】←この中に入れている文字を消すということです。
今までの仮説検証で、効果的なのはこれらのパターンしかありませんでした。

・近い日時を入れる時　
　　　　（例）【あした開催】【このあと10:00〜】など
・特典や限定情報を入れる時　
　　　　（例）【資料プレゼント】【限定招待】など

これらのパターン以外は冗長だなという結論に至り、弊社もほとんどつけていません。特典や限定情報も入れる時が稀なので、ほとんど近い日時を入れる時のみの活用です。

【】←これをつけている企業様が多いのも事実ですが、意外と削除しても大丈夫です。

このように、お客様のメールボックスにあるたくさんのメールの中から見つけてもらうために「どうしたらメールボックスで目立つことができるか？」という視点で考えてみると、今までなぜか踏襲していたものを変えるきっかけになるかもしれません。

Tips02.訴求は大→中→小→中→大の順番にする

カンファレンスに限らずイベントやウェビナーも含め、集客目的のメルマガは開催日までに複数回送信することが多いです。基本的には開催日とその直前が多くなる傾向にはありますが、それ以前に集客目標を達成しているのが理想です。そんな時に重要なのが、訴求です。

忙しいお客様が隙間時間に見てもどんなイベントかがわかるように、メルマガの訴求ポイントは1つに絞った方がいいですよね。

ただ、カンファレンスの場合、大きく抽象的なコンセプトがあり、セッションごとに訴求が少しずつ違うという特殊性があるため、通常のウェビナーメルマガと比べて、より「訴求を選ぶ」必要があります。

そこでおすすめなのが、タイトルにもあるように、訴求を大→中→小→中→大の順番にするということです。ここでいう大は抽象度、訴求の広さのことです。

具体的にどういう訴求にするのかを考えてみましょう。
カンファレンスでは、4回以上のメルマガを打つことが多いです。今回は前日までに3回、前日と当日で2回打つケースを想定します。

①訴求　大：タイトルとコンセプト

まず、タイトルとコンセプトを訴求します。
メールの件名をカンファレンスタイトルに沿ったものに、文面にコンセプトの背景やテーマを語るようなものにします。

1回目の訴求を大から始める意図は、以下のことを検証的に知るためです。

  • このイベントが刺さるのか

  • このイベントがどういった層に刺さるのか

ここで集客状況が芳しくない場合、色々と変えたほうがいいという判断ができます。自社主催ならばいろいろな改善を早めに試すことができるというメリットもあるので、ここは実験的な意味も込めてタイトルとコンセプトを打つのがいいでしょう。

②訴求　中：大きなセッション

次に、大きなセッションを訴求します。
大きなセッションとは、以下のようなセッションです。

  • 業界内で知名度がある方が登場しているセッション

  • 誰しも取り組んでいる施策についてのセッション

前者は、基調講演などがある場合は、そこを訴求してもよいでしょう。基調講演でなくても、社内に聞いて、知り合いではない形で3~5名程度知られている人がいたら、そのセッションを訴求することがよいと思います。

後者は、誰しも取り組んでいる可能性が高い、メルマガやホワイトペーパー、サイト改善などについてのセッションを選ぶのが好ましいです。

これはどちらにも共通していることですが、他社のセッションを訴求する場合には、すでに開催されたカンファレンス、共催ウェビナーで登壇者が何を話していることが多いのかを知っていると、文面に具体的な話を盛り込むことができ、刺さりやすい傾向があります。また、上流の話になると刺さる人が少ないかもしれないので、できるだけTipsを話してくれる人をここでは訴求すべきです。

2回目の訴求意図は、3回目以降を見据えて目標達成に余裕をつくるためです。集客貢献のため広く大きな訴求対象がいるセッションを選びます。

③訴求　小：自社サービスのターゲットとなりうるセッション

3回目で、自社サービスのターゲットとなりうるセッションを選びます。自社の登壇セッションはもちろんよいですし、いつも参加してくださっていない層に刺したい場合は自社サービスとニーズや課題が共通しているセッションを選ぶのもおすすめです。

ここで、狭くターゲットに訴求することに集中したいので、2回目までに集客目標の60~80%を達成していると理想的です。ターゲット含有率を高めていきましょう。

④訴求　中：まだ訴求していないセッション

ここの目的は集客最大化です。もしここで集客目標が達成している場合は、4回の送付で終わったり、さらにターゲット含有率を高めるための動きをすることも考えられます。
いずれにせよ4回目は、まだ訴求していないセッションを訴求します。ここでは、順調な他社の集客メルマガで訴求されているセッションを参考に、まだ選んでいないセッションを訴求します。

カンファレンスの場合は資料の完成度がバラついている場合もあるので、資料ができているセッションから資料をチラ見せするというのも効果的です。

ウェビナー・カンファレンスは前日と当日が最もお申し込み数が高まる傾向にあるので、4回目を前日、5回目を当日に設定しておくのがおすすめです。

⑤訴求　大：タイトルとコンセプト

ここの目的は集客最大化です。副次的に、すでに早めにお申し込みいただいた方に対するリマインドの効果もあります。ここは日時とタイトル、コンセプトで訴求しましょう。

もし、万が一この時点でも集客目標から程遠いなという場合やまだまだ集客を最大化したいという場合は、セッション中にリアルタイムで送信するのも一手です。

12:30ごろは休憩の方も多いので、お昼頃に送付する時がおすすめです！

このように、集客目標の達成とターゲット含有率の向上を目指して訴求を大→中→小→中→大と変更していくことをおすすめします。


Tips03.タイムテーブルをつける

ウェビナーやカンファレンスの集客メルマガで、OGP画像やCTAボタンを最上位に持ってくることは多くの企業が実践しているTipsです。ここにもうひとつ、タイムテーブルをつけることをおすすめします。

カンファレンスは、魅力的なセッションがたくさんあるにもかかわらず、トップのOGPだけではどんなセッションがあるか正直伝わりにくいため、タイムテーブルをつけることが効果的です。

これは先ほどと同じカンファレンスで、2つとも先ほどとは違うメールです。どちらもセッション訴求です。

同じカンファレンスで送付しましたが、お申込数が4.4倍に増加しました！

違いは、タイムテーブルの有無と、どんな話をするかについて具体的に記載している点です。

こうすることで、メールの中で視覚的にこのカンファレンスの

  • どのような構成なのか

  • いつ、誰が登壇するのか

  • 参加メリットがあるセッションがどのくらいありそうか

という情報が伝わりやすくなった結果、お申込数が4.4倍に増加したと考えられます。

もし、カンファレンスの集客が苦しいな…と思ったタイミングは、まずこの3つのTipsを実践してみてください。カンファレンスの運営も参加も難しい部分が多い一方で、インパクトのある施策なので、やるからには成果を出したいですよね。

今回は集客メルマガという超絶フォーカスを絞ったTipsでしたが、カンファレンスを自社主催するときの正しく成果を出す方法はたくさんあります。
過去の私のようにコケそう…！と思った時は、FanGrowthに相談してみるのも手かもしれません😉

ここまで読んでくださった方へ

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お次はやまがたさんの「2025年、ウェビナーはどうなるの？」ですって！気になる！！！！！お願いします🐈


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