書類回収業務をなくすために、電子フロー化の計画を考えてみる。

最近ずっと、法務の仕事にもっと時間をかけていくために、テナントからの書類回収業務を電子フロー化できないか考えています。

解決したい課題と問題点

考えれば考えるほどこんがらがってしまったのでさらにシンプルに考えていった結果、下記の通りにまとまりました。

やりたいこと
事務作業を簡潔にするためにに『紙の書類』でのテナントの情報取得業務を『データ』に変更したい。

問題点
取得物の『形状』が変わることによって、フローを大きく見直す必要があり、その『見直し』という変化に対して「誰が」「何を」することになるのかという、今までのやり方を変えることに対する不安が大きいです。
この『不安』を減らすためには業務整理をしたうえで、どのような技術が使えるかを考える必要があります。

問題点を客観的視点から先輩にアドバイスをもらいました。

当社法務部には弁護士資格をお持ちの先輩がいます(超貴重)
これまでは恐れ多いと思って迷惑を掛けないようにと思っていましたが、新しい上司の方針は「ルーチンワーク減らしてどんどん法務部としてレベルアップしよう。勉強がてらいっぱい質問するように」というものなので、どんどん協力を仰ごうと思います。

課題の整理

先輩は忙しいので時間を無駄にさせる訳にはいきません。弁護士相談と同様の気持ちで臨むために事前準備として、改めて課題の整理を行います。

質問事項　
テナントからの情報取得のためのリスクは何か、見落としはないか、取得を実現させるためには何が必要か

背景の説明
現状、書面で実施している作業を電子フロー上で一元管理を検討している。
その場合、テナントから電子上で情報を提出させることに問題があるかどうか知りたい。

関連する資料の用意
要資料を持ち込む完成予想図がまだできていなかったので、現在使用している書面やフロー図を持ち込んで現状とやりたいことを説明しました。

最終的に実現させたい状態の説明
数年以内に電子契約化された時のことを見据えて、今から情報取得方法の変更を行いたい。
これまでの慣習やセキュリティの問題があったとしても、電子契約化の時には状況が大きく変わっていることが予想されるので、今から対応をしたい。

先輩からのアドバイス

書類からデータに取得する形と方法は変わるが、取得する情報の種類や内容に変更はないので、情報取得時に第三者情報提供などの取り扱い方法についての注意書きをきちんと行えば問題ない。
情報の取得タイミングや、取得後の情報の取り扱いについてルール化されていなかったととらえてこれを機会に整えていくのはいいことだと思う。
情報の取り扱いが整理されれば、他の業務にもその情報を転用できるはず。

また、これまで慣習として取得していた書類でも、本当に必要かどうかもこの機会に検討して、いらないものは取得をやめる方向にするとよい。

先輩からのアドバイスを受けて

一番気にしていた部分は問題なさそうなので、安心しました。書類の削減などは上司に相談をして、さらに詳細を詰めていきたいと思います。

方向性に問題なそうということで、
導入に向けて具体的にフローの開発をしていきます。

導入までのスケジュール

9月には実際に運用開始をしたいので、7月中にほぼ実装に近い形での完成を目指します。

6/20〜6/26
・情報取得用のFormsの作成
・取得した情報をPowerAutomateを使用して一方通行で自動で流していくフローを組む

6/27〜7/3
・一方通行のフローの不備などがあった際の対応方法の検討
・発番した情報の通知機能の作成
・取得した情報の自動記録の作成
・実際に触ってもらいフィードバックしてもらう

7/4〜7/10
・フィードバックをもとに改良実施
・提案書の作成(現状との比較、変更点のまとめ)

あまり時間をかけず、まずは3週間くらいで動かせるものを組み上げていきたいと思います。

作成を進めながら、実際にこのフローを使用するメンバーや上司にもアドバイスをもらっていきます。

やりたいことにやっと近づいてきたイメージです。
頑張ります。