Kintoneアプリをつかって物品管理を自動化した方法

物品管理をkintone～Googleをつかって構築したときのお話をしたいと思います。

使うたびに報告させる

物品管理を’きちんと’するのは本当に大変ですよね。
「管理してください！」というだけで、管理してくれる社員はほんの一握りです。現有確認も、あるはずだからと現物をみずにチェックしたりしています。だからこそ仕組化が大切なのです。

まずは「使うたびに報告させる」
保管されている場所から持ち出すときには、物品に貼られているQRコードをスマホで読み取り持ち出しを報告させ、戻すときには返却を報告させます。
この仕組みをGoogleForm～Google Spreadsheet～Kintoneで構築しました。
報告のデータをKintoneに入力し、物品管理の確認日時を更新するのです。
これで、「これって誰がつかっているか？」もKintoneで確認することができます。

これを導入するときは、みんな面倒に感じたと思いますが、物品は常にどこにあるかを管理するものだを伝えて、いままでのように雑な管理では注意されるんだという状況を作れば、報告さえしておけばいいし、自分も探したいときにわかりやすい、というわけです。

KintoneはGoogleと相性がいい

Kintoneに足りないものはトリガーやバッチの機能です。
もちろんプラグインもあるでしょうが、Kintone～Google Spreadsgeet～Kintoneの仕組みをつくれば、バッチ処理もできます。
バッチもいいですが、一番役に立っているのは、Kintone～Google Spreadsgeet～Slack通知ですね。
Kintoneに登録しておいて、当日の予定を朝にSlackに通知してくれる、
なんて機能を用意しておけば、その日の仕事も効率よく進めることができます。

できることは自分で、そして協力しあう

物品管理に限らず、自分でできることは社員ができるようにしておかなければなりません。事務の方がやってくれることで、社員は何もできなくなってしまいます。それぞれがやれることをやるだけで、ほんの1分やるだけで、全体の効率は５％以上アップすると思うのです。
数字の根拠はありません。