FAX廃止を決断

愛知県のリサイクルカンパニー
豊アルケミー株式会社　代表の桐山です。
地方で子育て・教育・地域に携わって生活している企業経営者です。

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2024年10月1日より商号（社名）を変更しました。
10月17日になって、ようやく変更が完了しました。
通常1～2週間と言われていたので、少し遅かったと思っています。
司法書士さんにお願いしてあったので間違いはないと思うのですが、
一向に変わらないことに少し焦りを感じていました。
実は司法書士さんが申請をし忘れてるんじゃないかとか、疑心暗鬼になっている時期もありました。

これにより履歴事項全部証明書を取得でき、また印鑑証明も新しいものを取得することができます。
この間、金融機関はじめ関係各所の名称は旧社名であり、新社名で名乗りは上げているものの、実態が伴っていないという気持ちの悪い状況でした。
でもいよいよ、名実ともに新名称ですべての業務を進めていくことができるようになります。

社名の変更に伴い、いろいろと変えなければならないことがあります。
前述のような金融機関の口座名称をはじめ、会社サイトのURL、メールアドレスなど。
この社名変更に伴い、FAXをどうしようかずっと考えていました。

従来は会社宛てのFAXが会社に届く、というごくシンプルな流れでした。
会社にFAXが届くと私や事務のスタッフがいないときに対応ができないという問題がありました。
受信FAXについては、どこにいてもクラウドで受信ファイルを確認するということができたました。
しかし在宅環境でFAXを送ることはできません。
ここでタイムラグが生じてしまいます。
そこで検討したのがe-FAXです。
FAX番号を専用のものに変える必要がありますが、どこにいてもFAXの送受信が可能です。ただし毎月コストが発生します。
FAXは使うけれども、使用頻度の少ない当社ではe-FAXまで必要ないようなきがしていました。

そして出した結論はFAX廃止です。
FAXでのやり取りがあるのは数社だけです。
先方の担当者にFAXを廃止しても問題がないか確認しました。
結論を言えば、すべての取引先が受け入れてくれました。
となれば選択肢は「FAX廃止」の一択です。

FAXは便利な部分もありますが、メールなど代替手段のある現代においては生産性を阻害してしまう古いテクノロジーです。

金融機関口座名が変更する旨、関係各所にお知らせしなくてはなりません。
そのタイミングでFAXを廃止することをお伝えしようと思います。
どさくさ紛れのようですが、また別の機会にばらばらとお知らせをすると、逆に手間をおかけする可能性があります。

コロナの時にFAXの使用が現場を疲弊させているという指摘がよくありました。
FAXの利点は送信側に手軽さがあることです。
逆に欠点は、受信側がアナログデータした受け取れず、改めてデジタル入力をする必要があり、転記間違いが起こりやすいことです。

FAXの利点・欠点を見極めたうえで、当社は廃止の道を選びました。
FAXに代わってメールでやり取りすることで、お互いの履歴が見やすくなります。また複数のスタッフが目を通すことになります。
皆様の会社はどうでしょうか？

それでは！