チャットツールのコミュニケーションを円滑にする5つのコツ
読んでくださってありがとうございます。
オンライン秘書として活動しているあっこです。
前回「コミュニケーションコスト」の大切さについて書きました。
コミュニケーションコストは低い方がいい、と書きましたが、つまり相手の読む負担、内容を理解する負担を少なくする意識を持つことが大切です。
今回の記事では、私が日々チャットツールを使ってやりとりをする中で、コミュニケーションコストを下げるために取り組んでいる具体的な方法を5つ紹介します。
1. 丁寧さよりもわかりやすさ
丁寧さを心がけるあまり、文章が長くなることってあるあるじゃないでしょうか。
私はこれをやってしまいがちなので、特に気をつけているポイントのひとつです。
【例】
「お手数ですが、来週木曜日のミーティングで必要な資料について、可能でしたら本日中に共有いただけますと大変ありがたく存じます。」
↓
「11/28(木)のミーティング資料の共有を本日中にお願いいたします。」
丁寧な文章を書くことも大切ですが、お相手も一日の中でたくさんのやりとりをしている可能性があります。
長い文章は理解するのも大変。
簡潔に伝わる文章を心がけるだけで、受け手の印象はだいぶ変わります。
2. 箇条書きの活用
長い文章で説明するより、箇条書きの方が伝わりやすい場合も多いです。
文章が見やすくなる
重要なポイントが目立つ
読む側の目線の動きが少なくて済む
（↑これも箇条書き）
特に複数の項目を伝える時は、横に長い文章を書くよりも箇条書きで簡潔に書く方が圧倒的に見やすくなります！
3. 連絡事項には番号をふる
複数の内容を伝える時は、最初に全体の項目数を示し、各項目に番号をつけています。
お疲れさまです。
〇〇について、3点確認させてください。
①〜〜〜
②〜〜〜
③〜〜〜
こんな感じで書くと、
相手がはじめに全体像を把握しやすくなる
返信時に「①について」など、特定の項目を示しやすくなる
漏れなく対応できる
このようなメリットがあります。
4. 質問はまとめて送る
チャットって短文でも手軽に送れるので、思いついた時にその都度送りたくなりますよね。
でも、それは相手からすると、その都度仕事を中断することになる可能性も…。
質問事項はメモに書き留めておく
その日の作業が一段落したタイミングでまとめる
まとめて送信する
こうすることで、相手は一度の返信で複数の質問に答えられます。
5. 急ぎでない連絡は待つ
状況によりますが、緊急でない連絡や質問は、前に送った連絡の返信を待ってから次を送るようにしています。
すぐに確認が必要な内容→すぐに送る
翌日対応でも問題ない内容→返信を待ってから送信
簡単な報告のみ（返信が必要のないもの）→状況に応じて判断
このように整理しておくと、メッセージを送るタイミングを迷うことが減ります。
大事なのは、相手の立場に立つこと
これらの工夫は、私も完璧にできているわけではありません（特に1）。
日々試行錯誤していますが、相手の立場に立って考える姿勢が大切だと思いながらクライアントさんとやりとりしています。
これできそう、と思った物があれば、ひとつでも取り入れていただけたら嬉しいです！
ここまで読んでくださり、ありがとうございます☺︎
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