【Things3】忙しい社会人がToDoと仲良く付き合う方法

2022年10月15日 20:44

はじめに

皆さんは、リマインダー、タスクリストは使ってますか？
うっかり物忘れをしたり、忙しくて約束を忘れちゃったりすることがないようにするものですが、カレンダーとの使い分けがうまく出来ない方もいらっしゃると思います。昔は私もその一人でした。
それぞれの役割を調べてみると、簡単ですがこういうことでした。

カレンダーは、概ね時間が決まっている予定に対して使うもの
リマインダーは、やるべきこと整理したものです

つまり・・・

買い物に行って買うもの　→　リマインダー
会議や打ち合わせの日程　→　カレンダー

私は、GoogleカレンダーとThings3を愛用しているのですが、上記を踏まえてToDoの使い方をご紹介していきますね。

ToDoを使う時のちょっとしたコツ

ToDoを上手に使うコツとして、やらないければいけないことだけではなく、実現したい事や叶えたい夢などを登録していきましょう。
毎日ToDoを使うのが楽しくなりますよ😊

Things3とは

Things3はToDoを管理するアプリです。
このアプリは、Mac、iPhone、iPad、Apple Watch対応で、WindowsやAndroidでは使えないのが残念ですが、このアプリの優れているところは、インタフェースが気持ちいいところ。
日々使うものとしてとても大事な部分だと感じます。

ToDoの追加は、主にMacBookであるパソコンから行っています。
iOS16から音声入力が便利になりましたが、やはりキーボード入力に慣れているので、パソコンを使ってさくさく登録していきます。
iPhoneは進捗状況を確認したり、今日のToDoを確認したり使っています。
私がToDoに追加するときのルールは以下の通りです。

ToDoのルール

動詞を必ず使うこと
「買う」「動く」「走る」「行く」「食べる」などを含めること
1つのToDoは90分以内に終わる粒度
それ以上の時間がかかる時は2つ以上に分割すること
大きい単位でToDoを書くと効率が悪く、時間配分も難しくなる

必ずしもこれ通り登録されているわけではありませんが、概ね上記ルールに則って登録しています。

Things3のご紹介

はじめにThings3のメニュー画面をご紹介します。

一番上にインボックスがあり、思いついたこと・やらなきゃいけないことは、どんどんここに登録していきます。
断片的な単語でもよく、あとで整理すること前提で構わず登録していきます。

新規ToDoの追加

新規ToDoの部分に「○○をやる」とか動詞を必ず使って内容を入力していきます。インボックスに登録済みなものは、内容をきちんと精査していきます。
ToDoにはメモを書くことが出来ます。
Things3はToDoにチェックリストを備えているのが特徴で、ToDoを細分化するまでもないようなものに使うことが出来ます。（詳しくは後述）
「1.必須」はタグの機能、「★今日」はToDoを実行する日
期限日も設定することが出来ます。

ただし、実行する日や期限日に対して、時間を設定することは出来ません。
実行する日時や期限日時が設定できないのは、好みが分かれるところです。

実行する日に対しては、リマインダー(通知)を1つ設定することが出来ますので、その時間にやらなければいけないことは、リマインダーかカレンダーを使って対応しています。
アプリの思想としては「通知をなるべく減らしてToDoの消化に集中する」らしいので、これはこれで一つの考え方として考えています。

エリアとプロジェクト

次にエリアとプロジェクトについて紹介します。

上記の画面だと、「プライベート、ワーク」はそれぞれエリアです。
プロジェクトは、予定、ルーチン、旅行などが並んでいる部分です。

私のエリアの使い方ですが、プライベートとワークの2つを利用しています。家族がいる人は家族を作っても良さそうですね。自分の予定と家族の予定は、タスクの性質が違うので一緒にしない方がいいかなと思います。
本来であれば、ワークにいろいろなプロジェクトを作りたいのですが、作りすぎるとタスク間の見通しが悪くなるので、長期間にわたるような大規模プロジェクトでない限り、1つのプロジェクトに登録しています。

プロジェクトの使い方は、タスクの内容に応じて使っています。
ルーチンや定例業務があるのは、反復しない予定と反復する予定が混在していると見づらいので、プロジェクトとして分割して登録します。

反復する予定

反復する予定は、このような使い方をしています。

繰り返しは、平日、休日、月初、月末、毎月○○日に発生するタスクを登録しています。
「楽天のポイント支払い」は、毎月20日頃に繰り返しやるものなので登録しています。
毎月の家賃の支払いをするとか、忘れてはいけないものを登録しておきましょう。

チェックリストが便利

私の休日ルーチンは、休みの日にやらなきゃなぁといったものを登録しています。
チェックリストは、いわゆるサブタスクを設定したいときに利用です。
例えば、スーパーの買いだしで必要な物は、チェックリスト（サブタスク）でまとめています。

もし週末にスーパーへ行くのなら、必ず買う物をチェックリストに登録しつつ、タスクを週末に繰り返すを設定することで、チェックリストを使い回すことが出来ます。
タスクにチェックリストが設定できるアプリは少ないので、これは貴重だなぁと感じています。

タグ機能

最後はタグの機能です。

あまりタグを使うことは無いのですが、タスクの順番で迷うことがあったりすることがあるので、その場合の補足情報として使っています。

まとめ

ToDoを使う・使わないは人それぞれですが、自分・他人の約束をきちんと守る意味でも、個人的には使った方がいいかなと考えています。
特に信頼されているパートナーや家族に対しては、約束を守るのは必須ですよ。その際は、必ず動詞を付けて登録しましょうね。

1日1回、週1回でも良いので、登録したToDoを振り返る時間を作ることを忘れずに。

Things3以外にもToDoを管理できるアプリはたくさんあるので、いろいろ使ってみて自分が一番しっくり来るものを使えば良いかなと思います。

1日の時間が拘束されるのが多い方は、カレンダーを中心としてToDoが使えるものが良さそうですし、私のように時間の拘束が少ない代わりに、細々としたタスクが多い方は、ToDoを中心とした管理をしたアプリの方が便利です。

それでは〜。