仕事を効率化すること#2ーメモ活用　　 赤井塾７

振り返り　「士業の理想の姿」を実現するために必要な４つの条件

①顧客と他士業から「選ばれる士業」になること

②仕事を効率化すること

③セルフマネジメントを行うこと

④チームを作ること

前回から、２つ目の条件である「仕事を効率化すること」に入りました。

効率化の３つのポイント

１． 時間の作り方

２． メモ活用

３． スピードアップ（処理速度を上げる）

今回は、「メモ活用」について解説をします。

メモ活用は、前回解説した「時間を作る」のと同じように、やりたいこと、やらなければならないことを全てやるために有効なノウハウです。

やりたいこと、やらなければならないことを全て、しかも効率的にやるためには、是非、メモを活用しましょう。

メモを取る環境を整える

メモを活用するためには、まず、いつでもメモを取ることのできる環境を整えることが必要です。

メモは、

・メモ用紙に書く

・スマホのメモアプリに入力する

・ＩＣレコーダーやスマホのレコーダーに録音する

など、どのような方法でも構いません。それぞれの使い易い方法を用いてください。

ただ、個人的には、紙に書くのがお勧めです。
なんと言っても素早く書くことができ、見るのも簡単という手軽さがその理由です。

私は、常に鞄には何種類ものメモ、ノート、付箋を入れて持ち歩いています。また、自宅では、リビング、食堂、風呂の着替場、枕元などあらゆるところにメモ帳を置いています。

そして、どんなときでも思いついたことがあれば、その場でメモをしています。

よく、風呂上がりに濡れた身体のままでメモを書いていて、家族から、せめて身体ぐらい拭いてからにしたらとたしなめられます。

ちなみにトイレに入るときには、スマホを持って入ることが多いので、スマホのメモアプリを使っています。

メモを使って何をするか？

大きく分けて、次の３つが主なものです。

①仕事のスケジューリング

②目標設定

③アイディア発想

アイディア発想

分かり易いところからいくと、③のアイディア発想は、言葉のとおり、何か考え事をしていて良いアイディアを思いついたときにそれを忘れないようにメモしておくことです。

人間の脳というのは、よくできていて適切な質問を投げかけておくと、四六時中それを考えて答えを出してくれます。リラックスしているとき、たとえば風呂に入っているときなどに思いつくことが多いのは誰もが経験されていることでしょう。そして、これが、その場でメモしておかないと意外と忘れてしまうのです。

私が、いつもメモを持ち歩き、自宅のあらゆるところにメモ帳を置いているのはそのためです。

事件処理のことをはじめとして、事務所経営のことなど様々なことをいつも考えているので、週末にはメモが溜まります。そして、大抵、月曜日には大量のメモを持って出勤することになります。

目標設定

次に、②の目標設定も、文字通り、そのときどきの目標をメモに書いておくことです。

長期の目標は、メモに書いて、いつも目につくところに貼っておいたりします。

また、日々の目標は付箋に書いて、パソコンのモニターに貼っておきます。常に目標を意識することで、やるべきことがはっきりとするだけでなく、モチベーションの維持にもつながります。

私は、手帳などに年単位、月単位、週単位、一日単位の目標を書いています。

仕事のスケジューリング

メインは①の仕事のスケジューリングです。

これをメモと呼ぶかどうかは分かりませんが、私は、メモ用紙やＡ４の白紙のコピー用紙に書き出すことで行っています。

まずは、現在、自分が担当している仕事を大雑把に全て書き出します。
私で言えば、「クライアントの○○さんの件」といった具合です。

そして、その書き出した仕事の一つ一つについて、やるべき作業を漏れなく書き出します。

先の例で言えば、クライアント○○さんの件がこれから受ける新しい事件であれば、

・委任契約書作成

・訴訟委任状の用意

・訴状案の用意

・ヒアリングする内容についてのメモ作成

・問題点のまとめメモ作成等々

といった感じです。

次に、書き出した全ての作業を「緊急」か否か、「重要」か否かに分類します。

すると、「緊急かつ重要」、「緊急だが重要でない」、「緊急ではないが重要」「緊急でもなく重要でもない」に分類されます。

この分類は優先度を表すものなので、これも参考にして、書き出した全ての作業から、やらなくてもよい作業、人に任せられる作業を排除して、自分がやるべき作業を確定します。

そして、その自分のやるべき作業の全てに期限をつけていきます。

期限をつけ終われば、それらを１週間単位でまとめ、さらにそれを一日単位でやるべき作業に振り分けます。

最後に、１日にやるべき作業に優先順位をつけ、これを何時から何時までにやるのか時間単位に落とし込んでいきます。

このようにして、その日のスケジュールが決まっていきます。

このスケジューリングは、毎月、毎週、毎日、適宜行います。

私の場合には、大抵、月初め、月の半ば、月末に全体的なものを行って、前に作ったものを修正します。そして、週ごとのものは金曜の帰りに、日々のものは帰りの電車の中で行うことが多いです。

前倒しで予定をこなして、時間を有効活用

そして、せっかくスケジューリングをしたなら、これは前回にも述べたことですが、是非、前倒しで予定をこなすようにしましょう。

メモを活用すれば、やりたこと、やるべきことを全部できるようになるだけでなく、時間を牛耳ることができるようになります。

これも前回も述べたことですが、１日２４時間はみんな平等です。

人間が唯一平等に与えられているのが時間であり、睡眠、食事等に使う時間にそれほど違いはありません。とすれば、時間の使い方は、自己責任なのです。

あなたに与えられた時間は有限であることを肝に銘じましょう。

まとめ

今回は、「士業の理想の姿」を実現するために必要な４つの条件の２つ目、「②仕事を効率化すること」のうち、「メモ活用」についてお話しました。