自分が思う議事録力の磨き方

議事録が得意になった背景

前職のWEBマーケティング会社に入ったときの私は
・WEBマーケティングが何かもわからない
・まともな会議なんかほとんどしたことがない
・議事録なんかとったことない
・そもそも会社員経験も一年しかない
このような絶望的な29歳だったので、何にもできることがありませんでした。

私のことを雇い入れた社長は「今、猫の手も借りたいから」と言って
採用を決めました(笑)なので、本当に議事録くらいしかできることがなかったんですね。

その社長はメンタリストDAIGOの1.5倍速くらいの超早口でマウントを取ることで仕事をとっている、天才型営業でした。「CV」「CTA」「CTR」など専門用語もわからない中でDAIGOなので、聞き取ることがめちゃくちゃ難しかったのです。
しかし、半年後くらいには「議事録めちゃくちゃ綺麗ですね」と言われるようになり、会議のファシリテートも担えるようになりました。

議事録は、ただの記録ではない

何にも仕事できないから議事録係！それはスキルがないから当然ですが、恥ずかしいな、と正直思いました。ただ、議事録って実はビジネスにおいて大変重要なスキルなんですね。

議事録はその会議の参加者内で認識を合わせるためだけでなく、参加していない人にも共有されます。その人たちが一見して「その会議を構造的に理解できるかどうか」が、議事録のアウトプットによって変わるからです。

また「言った言わない問題」が発生することも多々あり、そういったトラブルを防ぐためにも重要な記録になります。

スキルを磨くには

議事録スキルを磨くには以下の4点が必要だと思います。
①課題と目的を明確化した上で、記録すること
②タイピング力を上げるると
③聞こえている内容を自分の中で整理しながら書き出すこと
④数をこなすこと

①について
アジェンダ(課題)とゴール(目的)です。
当初は何のためにその会議があって、もはや何を話しているのかもわからない、書き起こしAIの方が優秀であろう議事録でした。
つまり、会議の中で発生しがちな「論点とずれますけど」「余談ですが・・・」というような言葉の意味が全くわからないのです(笑)
（一体何の論点がずれたのだろう・・・）と思いながら、ただただメモをしていました。

そこで起こる問題が、会議終了後の発生した新しい課題(ネクストのタスク)がわからない、ということです。
会議の中で発生するネクストは多々あり、参加者たちは議事録係にそのまとめをお願いしています。
「ネクストなんだっけ？」と言われた時に答えられないと、もはやいる意味がないのです。

そんな目で見られたこともありますが、その冷たい目に耐えられなかった私は「ネクストを理解するためにはどうしたらいいのだろう」という苦悩から「課題と目的を理解していないからなんだ」という理解に至り、専門用語がわからないながらも必死に考えるようになりました。

②について
社長の口調が早いのはもちろんですが、記録していることに集中していると、発言を聞き逃してしまいます。
なので、これは純粋にタイピング力を上げました。指の正確な位置を知ることから始めてタイピング練習をして、BからThunderまで上げました。

③について
議論を構造的に考えようとすると、一つ一つの発言が目的への道筋にのっているのか？という図式化が頭の中でできるようになってきます。
5W2Hですね。

【5W2H】
・When：いつまでに
・Who：誰が
・What：何を
・Where：どこで
・Why：なぜ
・How：どのように
・How much：いくらで

構造的理解ができるようになってくれば、会議の参加者になれます。
全く専門外だったような議論についても「これってこうしたらいいんじゃないかな？」という自分の意見が出てくるのです。
ただ、社内議論であればいくら否定されたとしても意見を述べるべきですが、仮にもコンサルだったので自信がない意見は言えませんでした。

④について
たまたま案件数が多く、議事録スキルを上げる機会に恵まれました。そうでない場合は、自分の仕事を一つ一つアウトプットし、整理することで磨かれるのかななんて思っています。