急成長する音声テック企業を支える管理部門！株式会社シンカ様 導入事例インタビュー。
「導入企業ストーリー」では、AI Travelを導入いただいている企業のご担当者様にお話をお伺いします。本記事では、「ITで世界をもっと面白く」を掲げ、2,000社以上の導入実績を持つ顧客接点クラウド「カイクラ」を展開する株式会社シンカの取締役CFO石川様、経理担当 五十畑様、総務担当 辻本様にお話をお伺いしました！
※画像左側：総務担当 辻本 様、右側：取締役CFO 石川 様
株式会社シンカ
事業内容
・ITを活用したシステム企画・開発及び運用
・クラウドサービス商品の企画・開発及び販売、運用
・ITサービス利用のコンサルティング
サービス
顧客接点クラウド「カイクラ」
設立年月日
2014年1月
従業員数
45名
本社所在地
東京都新宿区
勢いよく成長中の顧客接点クラウドサービス「カイクラ」。会社とサービスの成長を支えるバックオフィスメンバーが入社を決めた理由。
ー本日はよろしくお願いします！まず、貴社についてお教えいただけますでしょうか。
取締役CFO 石川様（以下、石川様）：
はい、弊社は顧客接点クラウドサービス「カイクラ」を提供している会社です。
「カイクラ」は、コミュニケーションの一元管理を実現するクラウドサービスで、通話音声、SMSやメールでのテキストコミュニケーション、ビデオ通話の内容や社内の顧客メモに至るまで、顧客とのあらゆるやりとりを記録し、管理することができます。
導入企業は多岐にわたっていて、飲食店や不動産、冠婚葬祭など幅広いクライアント様に導入いただいています。
ーカイクラの利用事例などお教えいただけますか？
石川様：まず、基本的な機能は、固定電話に着信があったら、電話をかけてこられた方の属性をPCやスマホにポップアップで通知し、これまでのやり取りを見てコミュニケーションを取ることができるというものです。
利用事例ですが、例えば飲食店であれば、電話をかけてこられた方が、いつ来店して何を注文したかだとか、アレルギーの有無なんかをすぐに把握することができます。
ある有名な神社でも導入いただいているのですが、そちらではお守りの注文でご活用いただいています。導入以前は、電話で注文を受けたら紙の帳簿をめくって、去年の購入内容を確認した上で、今年の注文内容を伺っていたそうです。カイクラを導入いただいてからは、お客様とのコミュニケーションがより効率的になったというお声を頂いています。
ーそれは便利ですね！コミュニケーション、顧客管理のDXが可能なのですね。
石川様：加えて、通話音声は全て録音することが可能で、かつテキスト化もされます。話者を区別することも出来るので、誰が何を話したかということまで記録できることは、カイクラの特徴の一つでもありますね。
それから、テキスト化にはAIを活用していて、言葉の表記を学習させることもできるんですよ。例えば、「しんか」という単語をカタカナ表記で記録させることが可能で、導入企業様に併せてお使いいただけます。
ー言った言わないが無くなるので、導入企業様もお客様もどちらにとっても安心ですよね。ビデオ通話はどのように使うのでしょうか。
石川様：ビデオ通話機能は、安全かつ簡単に使っていただけるのが特徴的ですね。インストールもアカウント作成も不要でビデオ通話を開催頂くことができ、またセキュリティ強化の観点で、30分ごとにURLが変わるようにしています。
ーなるほど。ビデオ会議のセキュリティに不安を持つ方もいらっしゃるでしょうけれど、そこまでやっていただけると安心ですね。
ー「カイクラ」の強みと、今後の方向性をお教えいただけますでしょうか。
石川様：カイクラの強みは、お客様から電話を受ける「インバウンド」を起点とするコミュニケーションの管理です。電話がかかってきたら、お客様情報がぱっとポップアップされるので、システムにログインする必要もないですし、スマートにお客様情報を把握することができます。
今後は、お客様のコミュニケーションの一元管理を引き続き追求し、将来的には音声テックサービスとしてより技術を磨いていきたいですね。
コロナの影響もあり、コミュニケーションのあり方が多様化していますよね。チャットボットやSMSもかなり普及してきたと思いますが、それでも音声でのコミュニケーションはなくなりませんよね。例えば、家や自動車を買うときに、チャットだけで済むかというと難しいんじゃないですか。なので、「カイクラ」は、音声を起点にしてコミュニケーションを効率的かつ効果的に行うことを目指しています。おかげさまで「カイクラ」は年々導入企業数を増やしていますので、この勢いでどんどん成長させたいですね！
ー今後がとても楽しみです！サービスの成長に伴い、組織も大きくしていらっしゃるのですよね。
石川様：はい。2019年4月に資金調達をしまして、同年は採用活動に注力しました。それまでは20人前後でしたが、現在は45人の組織に成長しました。
ー管理部門は何人いらっしゃるのでしょうか。
石川様：私を入れて9人です。
私の下に財務経理担当として五十畑さんともうひとりで2人、労務総務が辻本さんともうひとりで2人、それから人事が1人に営業事務担当が3人です。
ー同規模の組織に比べると、充実していらっしゃいますね。
石川様：将来的にはIPOを目指しているからですね。ちなみに社内で一番多い職種は営業で13人います。営業メンバーを増やすとともに、管理部門も増員して組織強化を図っています。
ーバランスの良い組織を作っていらっしゃるのですね。組織づくりでは、どのようなことを大事にされていますか？
石川様：経営理念である「ITで世界を面白く」を実現できる組織づくり、ですね。現状維持で同じことをやっていても面白くはならないので、シンカという組織をどう成長させるかとか、良い方向にどう変えるか、ということを考えて行動できることが重要とも考えています。
管理部門もこの点を意識してますし、経営理念に共感し入社を決めたひとも多いんじゃないかと思います。
ー皆さんはどういった経緯でご入社されたのですか？
石川様：この中だと僕が一番社歴が長いのですが、当時の取締役の紹介で入社しました。元々はソフトバンクグループに勤務していたのですが、そこで一緒に働いていた方ですね。なので、いわゆるリファラルで入社しています。
経理担当 五十畑様（以下、五十畑様）：私もリファラルです。今もシンカで働いている社員がいて、以前勤めていた会社で一緒だったんです。シンカで働かないかと誘われ、そこから数回代表の江尻と話して、経営理念や江尻の人柄に惹かれて入社を決めました。
総務担当 辻本様（以下、辻本様）：僕は求人媒体経由なんですが、IT企業で探していて、僕から「気になる」ボタンを押したことがきっかけですね。ただお恥ずかしい話、それを忘れていて・・・当時の採用担当から面接の案内をもらっていたのにほったらかしていて。
これはまずいと思って、慌てて面接に参加したことが始まりでしたね。
石川様：辻本さんは何に惹かれて入社したんですか？
辻本様：そうですね・・・代表の江尻の熱さですね。正直なところ、細かいことは覚えていないのですが、熱く語っている姿が印象的で、今でも覚えています。当時は他の企業からも内定を頂いていたのですが、シンカの成長を支えたいと思い入社を決めました。
石川様：今更ですが、ご入社ありがとうございます。
辻本様：いえいえ。
ーなんだか皆さん仲が良いというか、フランクでいらっしゃいますね！
辻本様：当社、全体的にフラットな雰囲気なんですよね。みんなニックネームで気軽に呼び合ったりもしますよ。五十畑さんはいそさん、僕は辻本なのでつっじーとか。
石川様：私、新卒からもイッシーって呼ばれてますからね。
ーええ！取締役CFOを！役職をつけないといのはよく聞きますが、ニックネームで呼ばれるとは・・・。
辻本様：普通の会社だったら、考えられないですよね。
石川様：フラットな社風だし、社内政治も無いので働きやすいですよ。みんなが思っていることを自由に発言できるような雰囲気もあります。だから、業務改善なんかもボトムアップで始まったりしますし、新しいことにも挑戦しやすい環境だと思います。
経理担当はほぼ1人！課題は業務効率化と内部統制強化、立替金額の削減、月次決算早期化。
ーでは、業務改善の取り組みの一つであった、AI Travelの導入背景についてお教えください。当時、どのような課題があったのでしょうか。
石川様：先程、経理財務担当者が五十畑さんともうひとりの2人体制と申し上げましたが、元々は五十畑さん1人だけの期間が長かったんです。そのもうひとりが入社したのは今年の9月なんです。
営業は以前から人数が多くて、当時はコロナが流行る前だったので出張もかなり多くありました。出張にいくメンバーからは、営業部長や社長の承認を得ている、と聞くのですが、エビデンスが整備されていない状況だったんですね。なので、五十畑さん1人で業務をこなすのも大変な上、出張が適正なものかどうかの判断が難しいという課題がありました。
それで、出張の経費精算の効率化、内部統制強化のために出張の申請・承認フローを整えたいと考えていました。
辻本様：それから、当時は出張経費は基本的に立替で対応してもらってましたね。出張が多い社員だと、その分立替金額が膨らんでしてしまっていました。
石川様：それも課題でしたよね。コロナ流行前は、一週間ずっと出張だなんて場合もありましたから。「カイクラ」を利用頂くには、電話機にアダプターを設置する必要があって、そうするとどうしてもその担当者に出張が集中してしまうこともありました。
五十畑様：そうすると、立替で一時的とはいえ個人負担が増えてしまうので、どうにかして解消したいなと思っていました。
それから、金額の大きさによっては、月末を待たずに小口現金から支払って精算することもありました。そうすると、小口現金の金額では足りない場合もあって、現金を下ろしに行く工数も発生していたので、この作業工数を減らしたいという思いもありましたね。
ーそれはかなりの工数になりそうですね！他業務もおひとりでこなしながら、突発的な依頼への対応もしなくてはならないのは大変でしたね。
石川様：そうなんです。当社はIPOを目指しているので、月次決算の早期化にも取り組んでいるのですが、そのためにも業務効率化をしたいと考えていました。出張旅費、どのくらい工数掛かっていましたか？
五十畑様：出張旅費精算に関連した業務だけで、最短でも2時間くらいかかっていたと思います。領収書の整理も含めると、トータル5時間はかかっていたかもしれませんね。これから人がもっと増えたらどうなるんだろう、怖いな・・・なんて思っていました。
freeeとの連携が決め手で導入を決定。出張旅費の作業工数はほぼ0に削減！
ーそこで、辻本様から当社にお問い合わせいただいたのですね。
辻本様：はい。当社は会計システムとしてfreeeを利用しているので、そちらと連携できる出張管理のシステムを探していました。
出張手配を旅行会社に依頼する事も考えたのですが、こちら側から電話やメールで依頼する作業が発生するので、オンラインで出張の申請・承認や予約が完結するものが理想でした。
この条件で検索したら、「AI Travel」のサービスページにたどり着いたんです。freeeとの連携も難しくないようでしたので、導入を決定しました。
ー実際にご利用いただいて、いかがでしょうか？
辻本様：そうですね、利用当初はマスタ設定なんかをCSの氏家さんに随分助けていただきました。
社内に展開後、当初は出張に行く社員から質問を受けることもありましたが、導入して二ヶ月目以降はほとんどありませんでしたね。たまにイレギュラーな対応について質問を受けることもあって、そんなときには氏家さんや手配チームの方たちにサポートして頂きました。
石川様：管理側からすると、やはり承認機能があることが嬉しいです。上長が承認して会社として支出して良い費用だと判断された上で、出張手配がされるので、内部統制強化が実現できました。
それから、出張に行く社員の視点から考えると、個人立替が0になったことも良かったんじゃないかな。出張回数が増えるほどに立替金額が増えてしまいますから、従業員満足度という観点では社員への負担が軽くなったことも嬉しいことですね。
ー導入後、出張旅費に関わる作業工数はどう変わりましたか？
五十畑様：まず、個人立替がなくなり、旅費が請求書払いになったので、そこの工数はほぼ0になりました。仕訳も連携ボタンを押すだけなので、確認作業を含めても5分くらいに短縮されました。
それから、申請承認機能があるので、支払っていい内容かどうかの確認作業もだいぶ軽くなりましたね！
辻本様：手配内容がCSVでダウンロードできるようになったことも、大きいですよね。帳票として残せるので、監査対応も随分楽になりますよ。
ーコスト面では何か変わったことはありましたでしょうか。
辻本様：パッケージプランが予約しやすかったり、飛行機が市場よりも安く予約できるのはコストカットに繋がっていそうですよね。
石川様：コロナの影響もあるので一概には言えませんが、出張旅費は減少傾向にありますね。月々のシステム利用料を考えても、導入前より出張費は抑えられていると思います。
ーご活用いただいて、ありがとうございます！一方で、AI Travelに今後期待されることはありますか？
辻本様：そうですね、社員マスタの変更でしょうか。当社は定期的に部署異動があり、その都度一人ひとり異動させるのが面倒なので、この点をより簡単な操作にしていただけると嬉しいです。
ーなるほど。利便性向上に努めます。ところで、人事労務・総務をご担当される辻本様がAI Travelの管理をされておられるのはなぜですか？
辻本様：当時、経理は五十畑さん1人だけだったので、出来ることは協力したいという思いがあったのと・・・立替経費の支払いを給与と一緒にしていたので、労務の作業も煩雑になっていました。それに、IPOを目指しているので、この状況を変えないと行けないと思ったことがきっかけでしたね。
石川様：こうやってメンバー同士助け合う姿勢があるので、本当に助かっています。
管理部では、基幹システムとfreeeをAPI連携して、基幹システムで確定した売上をfreeeにインポートして請求書を作っています。なので、現在は実作業がほとんど発生していないのですが、運用に乗せるまではかなり大変でした。その時も、同じように辻本さんが、五十畑さんや営業事務のメンバーが協力しあって取り組んでくれたんです。
五十畑様：以前よりもずっと作業工数が削減されましたよね。
辻本様：当時はものすごく大変でしたが、そう言ってもらえるとやってよかったです！
ー素敵なチームですね！最後に、管理部門として目指していることを教えていただけますでしょうか。
石川様：そうですね、成長するシンカの縁の下の力持ちになりたいという思いを持っています。営業部や開発部の社員たちが、快適に働けるインフラを整えていきたいですね。AI Travel導入のように、現場側の負担が楽になるような取り組みは、今後も継続したいですね。
ーありがとうございました！
・・・・
以上、株式会社シンカ様の石川様、五十畑様、辻本様にお話をお伺いしました。
終始和やかな雰囲気で、話の端々から、新しいことへの積極的なお考えや、管理部門として会社の成長を支えるんだというお気持ちを感じました。
成長企業での、心強い管理部門の姿をお伺いできました！
AI Travelも、管理部門の課題解決のために成長してまいります。