システム化はいつからするべきか
こんにちは！AIトラベルの藤本です。最近でもいろいろな悩みを伺うのですが、その中でも多いのが「今じゃなくてもいいのでは」「もう少し様子見したい」「いったいいつからシステム化すればいいの」といった悩みです。
今日はそんな「システム化はいつからするべきか」について書きたいと思います。
なぜシステム化をためらうのか
大体みなさまの悩みを聞くと、冒頭にも書いたように若干ネガティブな意見が多いような気がしています。ポジティブな意見ももちろんあるのですが、そういう場合は具体的な話がかなり出てくるので、とんとん拍子に話が進むのでスムーズなのですが、ネガティブなケースはそうもいきません。ネガティブな相談としては「上司に言われたので…」や「なんとなく社内で…」とか「現状でいいと思っているのですが…」などの枕詞が多いです。そうなのです、システム化をためらう場合の話を聞くと、システム化が自分事となっていないのです。
これではうまくいかないと思います。なぜなら、システム化は色々大変なことが多く、悩むことが多く、自分でやり遂げる！周りを巻き込んでやりきる！などの強い決意がないと途中で心が折れてしまい、結局手が動かず、うまく導入されずに現状維持…、もしくは中途半端に入れてしまい、より改悪されてしまった、なんてことはよくあります。
まずなぜシステム化したいのかを考える
単純な話ですが、システム化する動機を持ちましょう。これは自分がやり切れる理由なら何でもいいと思います。当事者であれば、システム化や業務改善がそのまま自分へのリターンとして返ってくるのでわかりやすいですが、自分に直接関係ないけどプロジェクトにかかわるようになったら以下でもいいと思います。
「同僚がマニュアルタスクで苦しんでいるから」
「業務改善・システム化は自分のキャリアに役立つから」
「評価が上がるから」
繰り返し言いますが何でもいいのです。
ですが、あまりやり切れる自信がどうしても出ない場合もあると思います。その場合は、詳しい人に聞きましょう。社内でも社外でもいいのでアドバイスを求めましょう。また、関連する書籍も読んでみましょう。とりあえずベンダーに資料請求してみましょう。
そこまでしてもまだ…、という場合はまだシステムを導入する段階ではないと思います。少なくともプロジェクトオーナーは厳しいと思いますので、いったん深呼吸をして、なぜいまではないのかをもう一度考えてみましょう。
理由を得たらスモールスタートで始める
やり切れそうな理由を見つけたら、早速該当の業務フローの整備やシステム選定に入りましょう。ここでの注意は「いきなり全社展開を考えないこと」です。もちろん導入できそうであれば問題ないのですが、通常はいきなり全社展開を行うといろいろな反発を招きうまくいきません。
まず社内のキーマンを巻き込んでテストユースしましょう。そこででたフィードバックを元に全社展開に向けてのハードルを一歩一歩超えていきましょう。そうすれば、より導入効果の高い状態でシステム導入が可能になるはずです。せっかくシステム選定・設定までやっても運用に乗らなければそのプロジェクトは失敗です。スモールスタートを意識して、プロジェクトを成功に導いてください。
最後に
AIトラベルでもこのようなシステム導入や業務改善のアドバイスを行っておりますので、何か迷ったら以下のフォームかtwitterの藤本までDMくださいませ。