経理のためのSaaS導入のカンドコロ
こんにちは！AIトラベルの藤本です！
今日は、経理がSaaS導入する際にどこに注力して導入を検討したらいいのか、について話したいと思います。
仕訳は表現するためのツールであることを理解
仕訳は重要です。仕訳が正しく切られないと、正直アウトプットも適切な表現がされずに、経営へのレポーティングも誤った情報が伝わってしまったり、監査で手戻りが出てしまったりといいことがありません。
ただ、重要な仕訳だから時間をかけて行う、というのは誤りです。
仕訳には経費精算や銀行仕訳のような単純な仕訳もあれば、考えに考えてしっかり切らなければならない仕訳もあるはずです。
仕訳はあくまでも財務諸表やレポーティングのための表現要素なので、いかに簡素化できるところは簡素化して、
正確に、迅速に、決算を締めて経営に資するレポーティングをすることが大事です。
SaaSを効果的に利用することが大事！
じゃあ、効率化するためにはどうすればいいの、っていうと、SaaSを活用しましょう、という話になるわけです。各ファンクションごとにSaaSを効果的に使い、会計システムにシームレスに連携する、という形ができてしまえばぐっと業務時間が短縮できます。とはいえ、やみくもに導入すると取っ散らかってしまう上に、従業員が使ってくれない、データがうまく取れないみたいなことになりかねません。
SaaS導入で大事なのは入口と出口
私がいつも導入で意識しているのは「入口」と「出口」です。
かいつまんでいうと以下のような感じです。
入口
・管理者ではなく、利用者が使いやすいシステムかどうか
・いくら管理者がよくても利用率が低ければ意味がない
いかに経理が楽になるシステムでも、情報が入らないと意味がありません。なので、ユーザーである従業員が使いやすいこと、業務効率化されるなどメリットがある、ということが重要になります。
出口
・データ連携がシームレスに行えるかどうか
・一次データをそのまま入れられる仕組みを作る
・特に会計連携はAPI連携など、工数なしで連携が望ましい
・連携で加工が入るとエラーが起きやすいので極力排除したい
現在経理はいかに1次情報をそのまま会計にもっていくか、ということが勝負になります。いろんなファイルをcsvで落として、加工して…とやるとそれが数回ならいいんですが、10回も20回もとなるとミスにつながります。そのため、データを会計にそのまま持っていけるか、可能な限り加工レスでいけるか、という観点が重要です。
意外と大事な導入オーナーの熱意と工夫
SaaS導入に限らずではあるのですが、新しいシステムや方法を導入するときには泥臭い手段も必要になります。
新しいシステムは誰でもストレス
・システムが浸透するかはオーナー次第
・オーナーの働きかけなしで浸透するなどありえない
・浸透するまでやり切る熱意が必要
古いやり方から変えない層は一定数存在する
・スイッチさせるためには本人のインセンティブが必要
・人事評価に組み込ませたりするなど、工夫が必要
・最終的には強硬手段も必要
みんながみんな新しいやり方をやりたいわけではありません。しかし、一方でここをクリアしないと全社最適が行われず、経理業務はメッシーなままです。しっかりオーナーがグリップを握って熱意をもって説明会を何度でもやる、場合によっては個別でもしっかりと話すということが重要です。
またユーザー側にもメリットが出るのであれば、人事評価にも組み込みやすいです。例えば、営業部にSalesforce導入すればヨミ管理が可視化でき、受注向上ができるから、Salesforceでの商談管理をすることを個人目標に入れる、というようなことも有用かと思います。
SaaSを入れて効率化した例
例えば、SaaSをいれるとこんなスケジューリングも夢ではないかと思います。
そして、これらはこんな工夫が施されています。
最後に
いかがだったでしょうか？
Saas導入は様々な人を巻き込み、業務内容を劇的に変えるので、薬にも毒にもなり得えます。しっかりと導入し、業務の可視化・効率化に役立てましょう！