経費精算の運用が全てExcel/紙ベースだとして、後払い化と経費精算システムの導入をどちらからするべきか
こんにちは！AIトラベルの藤本です。
今日はとあるケーススタディについて考えてみたいと思います。
＜とある会社の経理部＞
・事前申請や経費精算はExcelやWordで運用されており、ワークフローや経費精算などのシステムは導入されていない。
・会計への連携は、紙の帳票を見ながら会計システムへ転記。
・経費精算もExcelから紙出力し、勘定科目ごとに電卓で集計して付箋などにまとめてから、会計システムへ転記。
・最近、全社を挙げてペーパーレス化推進に舵を切り、経理部も対応を検討している。
・最初に経費精算システムの検討から入ったが、種類が多すぎて絞り込みに難航している。
・そのほかにも経費・請求書に関するサービスがあることを知り、組み合わせや導入の優先順位に悩んでいる。
さあどこから手を付ける
このような状況下の時に、どこから最初に手を付けるべきでしょうか。経費精算システムの導入なのか、それとも他なのか。当然ながら企業の状況によって異なることがありますが、よく聞くのが経費精算システムの導入から始めるケースです。
理由も「全社に渡って使用するので導入効果が高い」というのが多い気がします。果たしてこれは正しいのでしょうか？
王道を疑う
この会社は全部紙で運用されており、間違いなく経費精算システムを導入しなければなりません。しかし、いきなりすべて紙→システム化は非常に大変です。まず、慣れないシステム設定から始まり、社内説明会から始まる周知、そしてフィードバックを受けての設定変更、会計システムへのつなぎ込み…、などなどやることが盛りだくさんです。特に経費精算が多い営業へのインストールは結構大変…と、やることが多々あります。
うまく導入できれば、データがきれいになるし、改正電子帳簿保存法対応であれば、一気にペーパーレス化が進みます。しかし、それだけに導入に時間がかかります。経費精算システムを既に導入しており、他のシステムに乗り換えるというのであれば、社員も慣れていると思いますが、いきなりExcelからシステムに変えるとなると、非常に大変です。
まず経費の立替からなくそう
経費精算システムの導入が大変な理由の一つがカバー範囲の広さです。広さというのは、つまり人と経費です。導入する以上、人は仕方ないところです。最初はスモールで導入するとしても最終的には全面的に導入しないと意味がないからです。ではもう一つの方はどうでしょう。会社によってはかなりの額を個人に立替えさせているので、従業員の負担が大きくなっております。まずはこの立替を何とかしませんか。
立替を後払い化する方法はいくつかある
立替金は近年、いろんなサービスが後払い化サービスを展開しています。AI Travelをはじめとする出張旅費はもちろんですが、ユーザーヒアリングの謝礼を現金で支払いしていれば、Amazonギフトに変更する。タクシーの利用が多ければ、最近はタクシー界隈も請求書払いに力を入れております。郵便料金の着払いや切手も後納サービスを利用し、ゆうパックもオンラインで購入できたりします。
それでどうしても後払いできないものはコーポレートカードを併用すればかなりえらすことができます。
この作業を挟んだうえで、経費精算システムの導入にすればかなりの導入負荷を減らすことができるはずです。
最後に
いかがでしたでしょうか。立替の後払い化→経費精算導入の順序での改善を書いてみましたが、今まさに神からの脱却を考えている担当者の方々の何かの役に立てば幸いです。
また勘違いしてほしくないのは、経費精算システムはもはや会計システムと同様にバックオフィスツールのマストアイテムです。いずれ必ず導入することになりますし、その効果は絶大なので、まだ導入していない企業はすぐさま検討に入りましょう。