経理部がクラウドを導入する際の稟議書の書き方
こんにちは。AIトラベルの藤本です。
今日はちょっと趣向を変えて、経理部が実際に業務効率化のためにシステム導入したい！となったときに、必ず必要な稟議書について書いていきたいと思います。今回はこういう要素を詰め込めばいいのでは！という感じで項目別に書いていきます。
ゴールを決める
まず何かを導入すると決めたら、決めるのはゴールです。
ゴールとは、そのシステムを入れた後に実現したい未来、です。
例えば紙で運用していた経費精算をシステム化したい場合のゴールは、
「低付加価値業務を効率化して個数を減らし、経営へのレポーティングなどの高付加価値業務に割く時間を増やす」
のようになります。
システムを入れるまでにどんな工夫をしたかを書く
システム導入を入れる際に、必ず聞かれるのが、「システム入れる前にまだ何かできるんじゃないのか？」というお話です。なので、もう今まで様々な工夫を施してきたが、システム化以外ではもう限界というエビデンスを出す必要があります。
例えば、経費精算の紙運用であれば、フォーマットの統一やVBAや関数を駆使して〇時間の効率化を図ったが、複雑化してきたためこれ以上の自前での効率化は難しい、などです。
現状の問題点を書く
さらに現状の問題点をあぶりだすことで、「確かにこれでは無理だ、システム化を検討しなければ」という方向へ持っていきます。
経費精算を紙で運用している場合、以下の問題点が生じます。
・Excel→紙印刷なので、経理まで押印された状態で届かないケースがある。
・数字の合計を電卓を入れて確認する。
・部署コードが漏れていてマニュアルで補完しなければならない。（sumifなどが機能していない）
・承認に時間がかかる。
これらの問題点はもはや紙運用の限界だと言えます。紙での限界は突き詰めたが、これ以上はシステム化しないと厳しいというところまでロジックを積み上げます。
シュミレーションして、費用対効果が出ることを説明する
システム化は投資です。投資にはちゃんとリターンがでなければいけません。きちんとシュミレーションして費用対効果が導入コスト、ランニングコストと見合うことを示すのが重要です。
紙→システム化した際のオペレーションごとの効率化とかが出せるといいと思います。
他社比較も忘れずに
システム化がいいのはわかった。ただ、君が言うシステムである必要性は何かな？他社でもっといいのあるんじゃないの？
そういわれないようにきちんと数社見積もり出して、なぜお目当てのシステムなのかを説明しましょう。
最後に運用までのスケジュールを引く
今からどんなスケジュールで動くのかね、全体にかかわるシステムだと繁忙期は避けたいし。
最後に、稟議タイミング→申込→導入準備→説明会→運用開始までのスケジュールを引きましょう。その際に、スモールスタートで始めるのか、全社展開で一気にやるのか等、現在の企業状態や繁閑や文化などを勘案して決めていきましょう。
最後に
意外と大変な社内の説得。どんなにいいシステムでも、ちゃんと従業員が使ってくれないと意味がないし、そもそも導入できなければ絵に描いた餅です。
今回書いたことをふんだんに盛り込んでどんどん業務改善しましょう！