Googleフォームで遅刻・欠席連絡を作成しました。
今では当たり前になった、生徒の遅刻・欠席連絡のデジタル化ですが、私の学校では3年前よりGoogleフォームとスプレッドシートを用いて生徒の遅刻・欠席連絡をとっていました。サンプルも置いておくので、興味がある方は挑戦してみてください。
サンプル（コピーして活用してください。）
電話連絡からGoogleフォームにするメリット
始業前の時間を電話対応に追われる必要がなくなる。
共働きの保護者が時間を気にせずに連絡することができる。
スプレッドシートで共有することで、管理職や他の先生が全体の傾向や気になる生徒に気づくことができる。
概要
保護者に指定のGoogleフォームへのリンクを配布する。（私の学校ではGoogleフォームへのリンクが貼ってある保護者向けサイトを入学式や三者面談で配布しています。）
保護者は遅刻・欠席連絡をする当日、Googleフォームから連絡を行う。
教員は一覧になっている遅刻・欠席連絡フォームを確認する。
フォームの準備
①遅刻・欠席連絡フォームを開く。
②コピーを作成し、自分がオーナーになるフォームを作成する。
③編集権限を設定する。
スプレッドシートの設定
①遅刻・欠席連絡確認スプレッドシートを開く。
②コピーを作成し、自分がオーナーになるフォームを作成する。
③編集権限を設定する。
フォームの回答とスプレッドシートの連携
このままだとフォームの回答がスプレッドシートに共有されないので、連携します。
①スプレッドシートの「回答」から「スプレッドシートにリンク」を押し、「既存のスプレッドシートを選択」を選びます。
②さきほど用意したスプレッドシートを選択します。
③スプレッドシートに「フォームの回答 *（*はなにかしらの数字）」というシートが出てきます。今後、フォームの回答は新しく出てきたシートに追加されます。
④「フォームの回答」に追加されたデータが「処理」のシートに追加されて「今日の遅刻・欠席連絡」に追加されるようになっています。今度はもともとある「フォームの回答 1」と「処理」の連携を、「フォームの回答 *」と「処理」の連携に変更します。「処理」の1行目を選択し「置換」機能を使用します。（windowsなら「ctrl + H」macなら「command + shift + H」）
※画像とは少し違うので気をつけてください。
⑤1行目の内容を3000行目までコピペする。
⑥元からあった「フォームの回答」のシートを削除する。
⑦試しにGoogleフォームに入力してみてください。
あとはスプレッドシートを教員が誰でも見られる状況にすればOK
シートやセルの保護及び保護解除について
特にスプレッドシートは誰でもいじることができるようにしてあると、他の人が意図せず変更してしまう場合があります。適切にシートを保護して、事故が起きないように気をつけましょう。
保護の解除
①「データ」＞「シートと範囲を保護」をクリック
②保護を解除したいシートを選択、ゴミ箱ボタンを押す。
保護の設定
①保護の解除をしたい、シートのタイトルを右クリックし、「シートを保護」をクリック。
②「シート」を選択し、「権限を設定」する。
マクロの設定について
フォームにはマクロが含まれます。
回答を当日の6:00から8:30以外受け付けない。
フォームの頭に「ただ今、2024年08月26日 (月) の連絡を受け付けています」といった表示をするためのフォーム
フォーム内の回答を毎日削除する。
これらを有効にするにはフォームをコピーした際にリンクを変える必要があります。
①フォームの編集画面から「その他」＞「スクリプト エディタ」を押す。
②46行目、53行目のURLを新しいものに変更する。
③59行目の「'~'」の内容をURLの「d/」以降から「/edit」の前に変更する。
各マクロを実行してみる。
「setTrigger1」を押すと、それぞれのマクロが出てきます。適当に選択して、「実行」を押してみましょう。
いろいろな権限を求められると思いますが、全て許可して大丈夫です。実行後、エラーが出なければ大丈夫です。