できる社会人は皆使ってる？Googleカレンダーの基本的な使い方と裏知識
1. Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーは、スケジュール管理に特化したツールで、個人の予定からチーム全体のタスク管理まで幅広く対応します。スマートフォンやPCと同期可能で、仕事やプライベートの予定を一元管理できるため、多忙な社会人にとって必須のツールです。
基本的な使い方
① スケジュールの作成
方法
カレンダーの日付をクリックしてイベントを作成。
タイトル、日時、場所を入力。
必要に応じてゲストを追加（例: 同僚やクライアント）。
ポイント
繰り返し設定: 毎週のミーティングや月次会議を自動的にスケジュール。
通知機能: リマインダーを設定し、予定を忘れないようにする。
② カレンダーの共有
方法
カレンダーの設定を開き、「共有とアクセス権」を選択。
特定の人やチームメンバーにアクセスを許可。
ポイント
閲覧のみ権限: チームメンバーにスケジュールを確認してもらうだけの場合に便利。
編集権限: プロジェクトマネージャーがタスクを追加・変更できるように設定。
③ Googleカレンダーとの連携
アプリやツールの連携例
Slack: カレンダーの通知をSlackに送信。
Trello: カレンダーにタスクの締切日を表示。
Notion: プロジェクトの進捗をカレンダーと同期。
スマートデバイスとの同期
スマートウォッチやスマートフォンでリマインダーを受け取る。
裏知識と便利な機能
① 複数カレンダーの活用
概要
プライベートと仕事、チームごとのスケジュールを個別に作成可能。活用例
「家族の予定」カレンダーを共有して家庭の行事を管理。
「仕事用カレンダー」でクライアントとの会議や締切を管理。
② 時間帯をまたぐスケジュール管理
機能
異なるタイムゾーンの参加者にも対応。活用例
海外のクライアントとの会議時間を自動で調整。
③ ゴール機能で個人の成長をサポート
概要
「ゴール」を設定して習慣づけをサポート。活用例
「週3回のランニング」や「毎日15分読書」のスケジュールを自動で提案。
④ タスク機能でToDoリストを管理
概要
カレンダーに直接タスクを追加し、進捗状況を可視化。活用例
締切のあるタスクや小さなやるべきことを一目で確認。
Googleカレンダーを使いこなすメリット
効率的なスケジュール管理
リアルタイムで予定を更新・共有できるため、無駄な調整時間を削減。視覚的な整理
色分け機能を活用して、重要度やカテゴリーごとにスケジュールを一目で把握。生産性の向上
繰り返しタスクやリマインダーで、忘れがちな業務も抜け漏れなく対応可能。
結論
Googleカレンダーは単なるスケジュール管理ツールではなく、効率化と生産性向上の鍵を握るツールです。その基本機能を活用するだけでも十分ですが、裏知識や他のアプリとの連携を駆使すれば、さらなる可能性を引き出せます。
「できる社会人」への一歩として、ぜひ今日からGoogleカレンダーをフル活用してみてください！
有料Note書きました
ぜひ一読ください！！