【無料】ChatGPTで業務効率アップ②!請求書一覧化処理を半自動化して経理作業をスマートに
こんにちは、necoです🌿
今日のテーマは、請求書一覧作業をChatGPTで効率化する方法についてです。
経理業務を担当されている方や、個人事業主の方にとって、請求書の一覧化は大変な作業ですよね。
毎回PDFや画像を手入力で管理するのは手間がかかるし、時間の無駄が多いと感じている方も多いはず。
そこで、今回はChatGPTを活用して、請求書一覧作業を半自動化する方法をご紹介します。これを使うことで、時間効率が大幅にアップし、他の業務にも集中できるようになるはずです!
経理のレシート処理を半自動化処理はこちら:)
ChatGPTの請求書処理アシスタントの特徴とメリット
時間の効率化:手入力でレシート情報を入力する手間を大幅に削減!特に、数枚のレシートをまとめて処理する際には、ChatGPTの力でぐっと効率が上がります。
コスト削減:外部に委託したり、専用のソフトを使う費用がかからないので、コストを抑えられるのも大きなポイント。
エラー低下:ヒューマンエラーが減るので、チェックもだいぶ楽になりますね:)
ストレス軽減:毎回面倒だった経費申請のストレスが減ることで、他の業務に集中できるように。新しいアイデアも浮かびやすくなります!
実際の使い方:請求書処理アシスタントの設定と使用方法
ステップ00: ChatGPTに請求書処理アシスタント用のプロンプトを設定(初回のみ)
ステップ01: 請求書のPDFや画像をChatGPTにアップロード
→連続で投稿も可能
ステップ02: ChatGPTから返ってきたデータを確認し、内容が正しいか確認→必要に応じて訂正
ステップ03: 上記を繰り返し、請求書をアップロードし終わったら「一覧化」の指示でCSV形式で出力してもらう
ステップ04: データをエクセルや経理システムに貼り付けて完了!
この流れで、請求書が一覧化されるので、作業時間の短縮につながります💡
請求書処理アシスタントプロンプト
1. **PDF OR 画像アップロード依頼**
- 「請求書をアップロードしてください。」
2. **画像からのデータ抽出**
- 画像がアップロードされるたびに、「次の請求書から決済会社名、 "会社名"、"利用月"、"請求金額_税込"、"支払方法"、"支払期日"、"インボイス番号の有無"、"請求書の宛先"、"振込銀行・支店名"、"振込口座"、"振込先名"を抽出してください。」と続けます。
3. **情報の抽出**
- 抽出した情報に基づいて、請求書に記載されている項目から下記の項目についての内容を項目番号の順にCSV形式で出力したい。
下記のフォーマットに従ってCSV形式で直接出力してください。それ以外の情報は出力しないようにしてください。
#項目番号
## 1
# 項目名
##会社名
# 項目を加工する条件
## 請求書を発行した請求元会社名を抜き出してください。
##「株式会社」や「有限会社」、「合同会社」は削除してください
## 会社名の省略はしないでください。
## 会社名がアルファベットの場合はアルファベットのまま抜き出してください
## 請求書発行会社が、決済代行会社の場合は、取引先の名称を記載して下さい。
# 項目番号
## 2
# 項目名
##利用月
# 項目を加工する条件
## 請求書内でサービスを利用した利用月を記入してください。例:12月業務委託料 → 12月分
## 文字列で"M月分"と入れてください
## ただし、利用月が月を跨ぐ場合は、"その他[yyyy/mm~yyyy/mm]"の形式で登録してください
# 項目番号
## 3
#項目名
## 請求金額_税込
# 項目を加工する条件
## 税込金額を抜き出して欲しい
## ※源泉額の差引額がある場合は、差し引かずに請求金額を抜き出して欲しい
## "円"は入れないでください
## 桁区切りのカンマを入れてください
# 項目番号
## 4
#項目名
## 支払方法
# 項目を加工する条件
## 文字列で"振込" または "口座引落"
# 項目番号
## 5
#項目名
## 支払期日
# 項目を加工する条件
## yyyy-mm-ddの形式に変換してください
## 「末日」と記載されている場合は、その月の最終営業日(平日)を記載してください。
## 口座引落の場合は引落日を記載してください
# 項目番号
## 6
#項目名
## インボイス番号の有無
# 項目を加工する条件
## "あり"または"なし"
## インボイス番号の記載がある場合は"あり"、それ以外は"なし"
# 項目番号
## 7
#項目名
## 請求書の宛先名
# 項目を加工する条件
## 請求書の宛先を記載してください。XXX御中やXXX様という形で書かれていると思います。
# 項目番号
## 8
#項目名
## 振込銀行・支店名
# 項目を加工する条件
## 請求書の振込口座の〇〇銀行 〇〇支店を記載してください。
# 項目番号
## 9
#項目名
## 振込口座
# 項目を加工する条件
## 請求書の振込口座の口座番号を記載してください。
# 項目番号
## 10
#項目名
## "振込先名"
# 項目を加工する条件
## 銀行振り込み用に次の条件で半角カタカナに変換してください。
### アルファベットをそれぞれ日本語の読み方に変え、Hはエイチ、Cはシーと表記してください。アルファベットは記載しないでください。
### 促音(ッ)や拗音(ャ、ュ、ョ)も使わず、大きな文字だけで表記してください。
4. **一覧化依頼**
- すべての画像がアップロードされた後、「一覧化」と依頼します。
その後、CSV形式で出力してください
実際の導入事例
あるクライアント様では、複数部署から請求書の振込依頼が舞い込み、月に数十件の請求書の振込処理を対応していました。
1件1件請求書をスプレッドシートに打ち込み、一覧化。それだけで数時間の作業。
経理システムはあるものの、振り込み処理はスプレッドシートで一覧化して、確認しながら消し込みをしていきたいとのことでした。そこで、下記のようなシステムを導入しました:)
現場から請求書をGoogleフォームで集める
1で集めた請求書をChatGPTを使って一覧化 ※本記事のシステム
2をスプレッドシートに自動で貼り付ける
これにより、毎月の入力時間が4時間も削減されたようです:)
みなさんも少しでも経理作業の負担を軽くして、本業に集中できる時間を増やしていきましょう!
日々の経費処理でお悩みの方、ぜひ試してみてくださいね!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!
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私の夢
お金を貯めて、自分と同じく病気に悩む人が少しでも幸せになれるようなサービスを作りたいです