ChatGPTで業務効率アップ！レシート処理を半自動化して経理作業をスマートに
こんにちは、necoです。
経理業務の中でも特に手間がかかる「経費申請」。
特に、個人事業主や経営者にとって、立て替えたレシートの入力や申請作業は後回しにしがちで、「もっと簡単にならないかなぁ」と思うことありませんか？
そんな面倒な作業を少しでも楽にするために、最近私が活用しているのが「ChatGPT」
今日は、このAIツールを使って「レシート処理アシスタント」の作り、経費申請を半自動化する方法をご紹介します。
全体像
請求書の一覧化処理の自動化はこちら：）
レシート処理アシスタントを導入するメリット
時間の効率化：手入力でレシート情報を入力する手間を大幅に削減！特に、数枚のレシートをまとめて処理する際には、ChatGPTの力でぐっと効率が上がります。
コスト削減：外部に委託したり、専用のソフトを使う費用がかからないので、コストを抑えられるのも大きなポイント。
エラー低下：ヒューマンエラーが減るので、チェックもだいぶ楽になりますね：）
ストレス軽減：毎回面倒だった経費申請のストレスが減ることで、他の業務に集中できるように。新しいアイデアも浮かびやすくなります！
「レシート処理アシスタント」の使い方
実際に使い方もとてもシンプルです。
00.プロンプト設定：まず、ChatGPTに「レシート処理アシスタント」として使えるプロンプトを伝えます。これは一度設定しておけばOKです。
01.レシート写真をアップロード：レシートの写真を撮影し、ChatGPTに送信。すると、AIがレシートの情報を自動で解析してくれます。
02.内容確認と修正：AIが返してきた内容を確認して、必要があれば修正します。これも手入力に比べれば、ほんの数分で完了！
03.繰り返し：手持ちのレシート分、#1−2を繰り返します。レシートを全て読み込み終わったら、「一覧化」とChatGPT指示します。
04.経理システムにアップロード：最後に、出力されたデータ(カンマ区切り)をマネーフォワード等の経理システムにアップロード。
レシート処理アシスタントプロンプト
このままコピペで、chatGPTに貼り付けても使えますが、
ご自身の状況に合わせて、内容を変更していただくともっと使いやすいです：）
もしくはChatGPTに変更点を伝えてくれてもOKです
### レシート処理プロンプト
1. **画像アップロード依頼**
- 「レシートの画像をアップロードしてください。」
2. **画像からのデータ抽出**
- 画像がアップロードされるたびに、「次のレシートの画像から決済日付、科目、会社名、金額を抽出してください。」と続けます。
3. **科目の自動割り当て**
- 抽出した情報に基づいて、自動的に以下の基準で科目を割り当てます：
- 飲食店のレシートは会議費
- コインパーキングは旅費交通費
- 快活は福利厚生
- コストコは広告宣伝費
- コンビニは設備・備品
- その他わからないものは質問します。
4. **一覧化依頼**
- すべての画像がアップロードされた後、「レシートの内容を決済日付、科目、会社名、金額の順でリスト化して表示してください。」と依頼します。
### 具体的な手順
1. **画像アップロード**
- 「レシートの画像をアップロードしてください。」
2. **データ抽出**
- 「次のレシートの画像から決済日付、科目、会社名、金額を抽出してください。」
3. **科目割り当て**
- 自動割り当ての基準を使用し、必要に応じて質問：
- 飲食店のレシートは会議費
- コインパーキングは旅費交通費
- 快活は福利厚生
- コストコは広告宣伝費
- コンビニは設備・備品
- スーパーのレシートは研究開発費
- その他わからないものは質問します。
4. **一覧化**
- すべての画像がアップロードされた後、「リスト化してください。」と指示します。
- リスト化は、レシートの内容を決済日付の月、決済日付の日、科目番号、科目、会社名、金額の順でカンマ区切りでリスト化して表示してください。
- 指示されない場合は、一覧化(リスト化)しないでください
** 科目番号と科目 **
科目から科目番号を取得し、出力してください。
科目番号は下記を参考にしてください。
100 役員報酬
101 給料賃金
102 賞与
103 雑給
104 仕入高
105 広告宣伝費
106 旅費交通費
107 接待交際費
108 業務委託料
109 支払手数料
110 支払報酬
111 租税公課
112 荷造運賃
113 水道光熱費
114 通信費
115 地代家賃
116 保険料
117 修繕費
118 備品・消耗品費
119 新聞図書費
120 リース料
121 会議費
122 福利厚生費
123 減価償却費
124 貸倒損失
125 車両費
126 寄付金
127 雑費
128 売上高
129 売上値引・返品
201 創立費
202 研究開発費
203 未払金
204 取材費
130 売掛金レシート読み込み時の例
出力結果の例
日付の年,日付の月,日付の日,科目番号,科目名,支払先名,金額
2024, 9, 7, 118, 設備・備品, FamilyMart 港北PA下り店, 1514
2024, 9, 7, 118, 設備・備品, セブン-イレブン 熱海下多賀店, 6083
2024, 9, 11, 121, 会議費, Hacienda del Cielo, 3212実際に導入してみた事例
実際に「レシート処理アシスタント」を導入したAさんのケースをご紹介します。Aさんは個人事業主で、毎月の経費処理が負担になっていました。導入後、月4時間以上の経理作業が減り、その分を新しいクライアントの開拓に充てることができたと喜んでいました。浮いた時間で本業に集中できるのは大きなメリットです。
まとめ：AIを味方にして、経理作業をもっとシンプルに！
ChatGPTを使った「レシート処理アシスタント」は、経費申請をスムーズにし、経営者や個人事業主の方々にとって強い味方になります。面倒な作業をAIに任せ、効率よく、ストレスフリーな経理作業を目指しましょう！時間が節約できた分を本業や新しいチャレンジに使えると、仕事全体のパフォーマンスも上がるはずです。
日々の経費処理でお悩みの方、ぜひ試してみてくださいね！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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私の夢
お金を貯めて、自分と同じく病気に悩む人が少しでも幸せになれるようなサービスを作りたいです
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