【コンサルタントの仕事術#195】【引継ぎの極意】次の部署でも重宝される人材になる方法

2024年12月27日 17:47

🎯 結論：完璧な引継ぎで、あなたの価値は倍増する

異動時の引継ぎ、「面倒だな」と後回しにしていませんか？実は、この引継ぎこそが、あなたの真価を会社に示せる絶好の機会です。完璧な引継ぎを行えば、異動先でも元の部署でも、「あの人に任せたい」と思われる存在になれます。

今回は、評価される社員が実践している引継ぎの極意をお伝えします。

🔍 なぜ今、引継ぎが重要なのか？

一般論として、部署異動後の業務習得には平均3〜4ヶ月かかると言われています。これは企業にとって大きな機会損失です。

しかし、優れた引継ぎがあれば、この期間を大幅に短縮できます。つまり、良質な引継ぎを行える人材は、組織にとって極めて価値のある存在なのです。

引継ぎは単なる業務の受け渡しではなく、チームの生産性を守り向上させるための重要な活動です。

業務の引継ぎにおいて最も重要なのは、その仕事の本質的な意味を伝えることです。単なる作業手順の伝達ではなく、なぜその業務が必要とされているのか、どのような価値を生み出しているのかを明確に示す必要があります。

部署の目標における位置づけを明確にし、期待される成果を具体的に説明することで、後任者は業務の本質を理解できます。まずは、自分の業務の目的を一文でまとめ、後任者にそれをしっかり伝えましょう。業務の重要度や優先順位を理解することで、後任者は状況に応じた柔軟な対応が可能になります。

個別の業務手順に入る前に、まずは年間を通じた業務の全体像を示すことが重要です。年間スケジュールの中で、どの時期にどのような業務が発生し、それらがどのように関連しているのかを理解することで、後任者は適切な優先順位付けを行うことができます。

限られたリソースをどのように配分すべきかについても、過去の経験や知見を基に説明を加えることで、より効率的な業務遂行が可能になります。まずは、自分の担当している業務のリストを作り、後任者に説明する内容を整理してみてください。

どんな業務も、決して単独では存在しません。社内外の様々な関係者とのつながりの中で成り立っています。関係部署とのコミュニケーション方法や、データの流れ、処理のタイミングなど、業務を取り巻く様々な「つながり」を明確にすることが重要です。

特に重要なのは、判断が必要な場面での相談先を明確にすることです。誰に相談すべきか、どのような判断基準で決定すべきかを理解することで、後任者は自信を持って業務に取り組むことができます。後任者がスムーズに業務を開始できるよう、関係者のリストや連絡先をまとめておきましょう。

効果的な引継ぎには、適切に構造化されたドキュメントが不可欠です。必要な情報にすぐにアクセスできるよう、論理的な構造を持った文書を作成することが重要です。目次を作成し、ファイル名の付け方を工夫し、更新履歴を管理することで、後任者は必要な時に必要な情報にスムーズにアクセスできます。

例えば、引継ぎドキュメントには業務内容ごとにチャプターを分け、「日次業務」「月次業務」という形で分類すると、後任者が理解しやすくなります。特に重要なのは、情報の更新性です。業務の進化に合わせて文書も更新できるような構造にしておくことで、引継ぎ文書は生きた資料として機能し続けます。

完璧な引継ぎには、「想定外」への対応も含まれます。過去に発生したトラブルとその対応方法、失敗から学んだ教訓、緊急時の連絡先など、通常の業務マニュアルには含まれない情報も重要です。

これらの情報を共有することで、後任者は予期せぬ事態に直面しても冷静に対応することができます。また、このような情報共有は後任者の心理的安全性を高め、より積極的な業務遂行を可能にします。

完璧な引継ぎを行うことは、あなたのプロフェッショナリズムを示す絶好の機会です。それは次のキャリアステップでも必ず評価される、重要なスキルとなります。

今回お伝えした5つの要素を参考に、まずはあなたの担当している業務のリストを作り、後任者に説明する内容を整理してみてください。少しの準備で、引継ぎは格段にスムーズになります。きっと、あなたは「あの部署でも活躍している」と評価される存在になるはずです。

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