【コンサルタントの仕事術#170】管理業務のムダを排除して効率化！今すぐ実践できる5つのステップ
🎯 結論：管理業務の8割は削減・効率化できる
「いつまでこんな手間のかかる管理業務を続けるのか…」と感じている方も多いのではないでしょうか？多くの企業で、管理業務による残業や業務負荷に悩まされているビジネスパーソンを見かけます。しかし、実は管理業務の約8割は「削減可能」か「効率化可能」なものです。本記事では、管理業務を劇的に改善する具体的な方法をお伝えします。
💡 なぜ今、管理業務の見直しが必要なのか
【現状認識】管理業務の罠に気づいていない
営業事務、総務、経理、人事など、事務系の業務に従事している方々の多くは、日々の情報入力、記入、加工、集計、転記、保管などの作業に追われています。しかし重要なのは、これらの「管理業務」自体は本質的な価値を生まない仕事だという認識です。
【問題の本質】気づかないうちに肥大化する管理業務
売上を上げる営業担当者10人に対して管理職1人の組織
営業担当者3人に対して管理職1人の組織
同じ売上高であれば、前者の方が生産性が高いことは理解できるはずです。しかし、「管理職の数」ではなく「管理業務の量」となると、この違いに気づけないのが現状です。
📊 管理業務改善の具体的な5ステップ
Step 1：業務全体を可視化する 🔍
まずは、部署内の全業務を洗い出し、Excelやガントチャートで可視化することから始めましょう。この段階では、以下の点に注意が必要です：
部署の業務を漏れなく列挙する
関係者に確認を取り、追記・修正を行う
業務の相関関係も含めて図示する（フローチャートやプロセスマッピングを使用）
Step 2：管理業務を特定 🎯
全体像が完成したら、その中から「管理業務」を特定します。
少しでも迷ったら「管理業務」として分類
会議資料の作成や承認プロセスといった具体的な作業も含める
色分けなどで視覚的に区別し、業務の分類を明確化
Step 3：不要な管理業務を特定 ✂️
特定した管理業務について、以下の観点で精査します：
この業務をなくして本当に困る人はいるのか？
「社内ルールだから」という理由は本当に正当か？
提出先に確認を取り、必要性を検証する
例えば、日報作成が本当に必要か、報告の目的を再考する
Step 4：業務量を削減 📉
なくせない管理業務でも、量を減らせる可能性があります：
報告頻度の見直し（日次→週次、週次→月次）
報告形式の簡素化（詳細な文章→選択式フォーム）
重複している作業の統合（類似した報告を一つにまとめる）
Step 5：自動化を検討 ⚡️
残った管理業務の中で、自動化できるものを探します：
Excel関数（SUMIF関数やXLOOKUP関数）やピボットテーブルの活用
VBAやバッチ処理、ZapierやPower Automateなどのクラウドサービスを使って定型作業を自動化
クラウドサービスやRPAツールの導入で効率を最大化する
🎉 改善後の効果と成功事例
ある企業では、この手法を導入することで以下のような成果を上げました：
月間残業時間が平均30時間削減（営業報告書の自動生成により手作業を削減）
人的ミスによるやり直しが90%減少
5時間かかっていた集計作業が2分に短縮（Excelの自動集計機能を活用）
📝 まとめ：今日から始める具体的アクション
まずは自分の業務を全て書き出してみる
15分間時間を取って、日々のルーティン作業を箇条書きにしてみましょう。
それぞれの業務について「本当に必要か」を問い直す
「これをやらないと誰が困るのか？」と自問してみましょう。
チーム内で管理業務の必要性について話し合う
他のメンバーと業務の価値について共有し、意見を集めましょう。
小さな改善から始めて、徐々に範囲を広げる
まずは報告頻度の見直しや、簡素化できるフォーム作成など、すぐにできることから始めましょう。
定期的に効果を測定し、さらなる改善につなげる
1ヶ月後に再度業務の洗い出しを行い、改善の進捗を確認してみましょう。
🌟 さらなる業務改善のために
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