「候補者や担当者に寄り添った採用」がスピーディーな選考の鍵ー 人事部採用担当チーム ー
アイデミーでは、現在続々とメンバーが増えています。求職者の方が転職活動をする際、必ず接点を持つことになるのが採用担当者です。
社員インタビュー等で入社の経緯を聞くたびに、高い確率で「採用プロセスがとてもスピーディーで好感を持てた」という感想を聞きます。採用候補者、社内、エージェントや求人媒体など日々膨大なコミュニケーションが発生している中で、なぜそのようなスピード感を持てるのか……。
採用チームは現在4名のチーム体制。正社員の本石さんと、3名のアシスタントの皆さんにお話を伺いました。
ーーメンバー紹介
本石さん（正社員） 2019年10月入社大手学習塾や編集プロダクションを経て、人事担当としてアイデミーに入社。
榊原さん（採用アシスタント）2022年4月入社小売業で採用人事を6年半ほど経験した後、人事担当として復職支援などに携わる。子育てブランクを経て、キャリア再構築を目指す女性×東大発ベンチャー企業のミートアップイベントでアイデミーに出会い、採用アシスタントとして入社。
大森さん（採用アシスタント）2020年2月入社人材会社での営業やキャリアコンサルタント、外資系通信会社での100人規模の採用担当者を経験。入社当時にオフィスがあった「本郷×AI」というキーワードに興味をもったことをきっかけとして、子育てブランクを経てアイデミーにて採用アシスタントとして入社。
長田さん（採用アシスタント）2019年11月入社国内化学品メーカー秘書室で役員秘書を経験。子育てブランクを経て事務職を経験した後、これまで自分が経験した事のない業界や若くて勢いのある会社に関心をもち、アイデミーへ採用アシスタントとして入社。
ーー現在は正社員1名、アシスタント3名のチーム構成ですが、役割分担を教えていただけますか？
大森：アシスタントは、担当曜日を分けたシフト制にしています。金曜日だけ 3 人揃うので、月に1回金曜日にミーティングを開いて会社からの伝達事項やチーム内の確認を行っています。基本的にはみんなリモート勤務なので、Slackを活用してのコミュニケーションがほとんどですね。
本石：正社員の役割としては、アシスタントの皆さんと協力しながら採用全般を担当しています。経営陣や各部署と相談して求人の要件を設定し、応募してくださった候補者の方々に選考のフローをご案内しています。また、オファー内容の取りまとめや実際のオファーに伴う社内外の調整も担当しています。
ーー採用インタビューで入社の経緯を聞くと、「アイデミーは選考が早く好印象だった」と言われることがとても多いんです。何か秘訣はあるんでしょうか？
長田：それはもう…面接担当者に対しての、
3人：「「「リマインドですね……！」」」（笑）
長田：面接後は担当者からのフィードバックを早急に回収するため、積極的にリマインドをします。候補者の方をお待たせしないで、なるべくスムーズに次のステップがご案内できるようにしています。
本石：オペレーションを早くするためではなく、選考に参加していただいている方々皆さんにとって良い経験にしたい、という気持ちが強いです。
長田：例えば年末とか長期休みの前は特にですよね。みなさん年内に決めたいでしょうし、できるだけ年を跨がないように。年度末など、季節柄も意識しています。
ーー容赦のない（笑）リマインドにも象徴されると思うのですが、社員やアシスタントという立場に関わらず積極的に動いているのが印象的です。その意識や熱量を持てているのは何故ですか？
大森：私はエージェントとして勤務していた期間もあるので、フィードバックの速さの重要性は実体験として知っていることもあるかもしれません。実際やっぱり返事が遅くなればなるほど候補者が離れてしまうと言うのは起こりやすい話なので…。
面接担当者のみなさんもお忙しいと思うので、基本的には翌日の午後イチくらいまでにフィードバックを回収できるよう、お声がけしています！
加えて二回目のリマインドをするときは、ただ早く、と急かすのではなくてちゃんと理由を伝えるようにしたり、他社選考の状況などを具体的に伝えるようにしています。いろいろな事情でフィードバックに時間がかかっている場合があるので、少しでも判断がしやすいようにしています。
本石：でも最近はリマインドせずとも、1時間くらいで面接評価を書いてくださる方も増えましたね。
大森：そうですね！最近は面接担当者の皆さんも、テンポ感に慣れてくださったようでだいぶ早くなってきました。
ーーみなさんのおかげで面接担当者の意識も変わってきたんですね...…！そのスピード感を支えるチームの体制についても詳しくお伺いしたいです。本石さん（社員）と1対1で相談するというよりは、アシスタント同士でも相談されているんですね。
榊原：採用チーム4人の社内チャットグループの中で、ずっといろんな相談をしていますね。例えば本石さん宛に質問をしていたとしても、基本的には全員見てくれています。起こったトラブルや成功事例について共有することもありますし、みなさんの工夫していることなど業務のコツを学ぶこともあります。
長田：朝出社したらまずSlackの前日のやりとりを追ってから対応に入るようにしています。候補者の方とのやりとりにあたって、何かミスコミュニケーションが起こってしまってはいけないので…。議事録のように詳細が追えるのは、オンラインツールを活用して全員が見られる場所で情報共有をしているメリットですよね。
大森：業務の引き継ぎ自体もSlackでします。アシスタントは大体みんな夕方に業務を終えるのですが、返信待ちとか、ボールが自分の手元にないまま業務を終えないといけないことも多いです。そういう案件は、自分しか対応できない事態が起こらないように、社員の本石さん含め次の日のシフトを担当するメンバーに引き継ぎます。
具体的なところでは、候補者の方に対して、朝は私からご連絡して、夕方は長田さんからご連絡して、みたいなケースもあります。その時に「それは大森さんに言ってるんですけど…」みたいな状況が発生してしまうと候補者の方にすごく迷惑をかけてしまうので。いろんな人からメールは来るけど、基本的にはちゃんと情報は繋がっている状態を作れるように心がけています。
ーー対応する人がこまめに変わる場合、メールなどの署名は「採用担当」などと名前を出さないケースもあると思うんですが、そうではなくみなさんそれぞれ名乗っているんですね！
榊原：そうなんです。誰がどんなやりとりをしているかが特定できるように、それぞれが名乗って対応をしています。どういう経緯や背景があってこの連絡をしたか、というのはお互いこまめに確認しますね。もしかすると、いろんな人から連絡が来ることに違和感がある方もいらっしゃるかもしれませんが、雰囲気やニュアンスを都度確認しながら対応するために名乗る方針をとっています。
ーー今のお話でも一部出ていましたが、他にも候補者に対してのコミュニケーションで気を遣っていることはありますか？
大森：気になることや聞きにくいことは最初に伝えるようにしていますね。選考が進んでから発覚すると大変なので、入口のところでお互いに確認すべきことは確認するように徹底しています。あとは、結構履歴書の備考欄にその方なりの伝えたいメッセージが書いてあったりすることもあって、そのメッセージをちゃんと読み取ることも意識しますね。
長田：具体的に言うと、遠方から面接に来る方は交通費について心配されることも多いので前もってお伝えしたり、海外からオンライン面談に入られる方には日本時間か現地時間か明記するようにしたり…。
榊原：先日、大きな台風で、ある地域に被害が出ていた時の長田さんの対応が印象に残っています。その地域から対面の面接にお越しいただく予定だった候補者の方に、「先日、災害がありましたが大丈夫でしたか？」って一声かけるコミュニケーションはすばらしいなと思いました。すでに聞いているご家庭の事情があればそこにも気を配っていますよね。自分がアイデミーの選考を受けた時もそうだったのですが、質問したときに一言心配りのことばを添えて回答してくださったのが印象的で、言葉のキャッチボールが成り立っているのがすごいなぁと思っています。
長田：そこは秘書時代の経験が生きているかもしれないですね。心配り気遣いが仕事のようなものでしたので。他には、質問の回答に添えて「回答になってますでしょうか？」と回答がずれていないかの確認をすることを心がけています。元々は、本石さんが私たちにいつも言ってくれる言葉なんですが、それが素敵だなと思って私も真似するようになりました。
榊原：私も自分の選考の際にそのコミュニケーションをもらって感動したので、「これはいいな」と思って絶対やるようにしてます！
本石：なるべく候補者側…というと表現が難しいですが、できるだけそれぞれの転職活動に寄り添いたいなと思っています。面接の担当者は会社側に立った判断が役割としてどうしても必要なので、候補者側に立てるのは人事担当だけだなと思うんです。採用チーム全体が、そういう意識で対応してくださっているな、とも感じています。
社内に対して「こういう風に担当者に伝えたら書類選考が通るかも」とか考えながらアシスタントのみなさんが動いて下さるのは、候補者側の立場に立っていることの現れですよね。せっかく選考書類を出してくださっているのに、伝え方一つで後押しができるならそれをしないのはもったいないじゃないですか。「この点は心配になるかもしれないけど、こんなご経歴を持ってらっしゃるので…」と一言添えて書類選考に回すなど、もう一押しの工夫は心がけています。
ーー採用を担当されているみなさんから見て、アイデミーってどんな会社だと思いますか？
長田：風通しがとてもよい会社だと思います。雇用形態に関わらず意見を聞いてくれたり話せたりするので、アシスタントという枠にとらわれずに主体性を持って働くことができています。候補者から見れば、見え方は一緒なのでアシスタントだからって甘えは許されないですしね。
榊原：意思決定のスピードがとにかく早いのと、安心感を持って相談できるのが素敵なところだと思っています。社員やアルバイト含め、メンバー間の距離が近いし話しやすいですね。私たちが何故アルバイトという形で働いているかというと、第一優先は家庭に置いているからなんですよね。学校のことや子供の用事が出てきた時に、シフトの交代依頼が言い出しにくいと「申し訳ないからやめようかな」という選択になりやすい中で、3人でカバーしあえる体制を作ってもらっているのでシフト調整を相談しやすい雰囲気なのが本当にありがたくて。相談しても快く受け入れてくださるし、心配してくださったりしてありがたいです。
大森：アイデミーは、実は組織図が頻繁に変わっています。頻繁に変わっている中でもオペレーションが回っているのは、柔軟であり、決断ができる会社の現れだと感じていて、トライアンドエラーも含め、それができる会社って本当に少ないと思うんです。入社タイミングに関わらず昇進する方は昇進するので、入社される方にとってはいいモチベーションにもつながっていると思います。
本石：私がよくカジュアル面談などでお話しているのは、「新入社員の段階から関われるプロジェクトや業務がたくさんあります」という点でしょうか。メンバーに目を向けると、人の話を聞いてくれる方が多いなと思います。穏やかで論理的な方が多いですね。採用は感情を丁寧に扱う必要がある場面も多いので、論理に感情や事情を絡めた橋渡しはチームの腕の見せ所だなと思いますが、社内の都合よりも論理性を重視して話が進むことが多く、仕事を進める上でとてもやりやすいです。
大森：確かに！バリューの一つにある、Scientific Mindsetが私はとてもしっくりきています。科学者のベンチャーはこういう雰囲気か…。って入った時から思っていますね。
ーー最後に、アイデミーに興味を持って下さっている方々にメッセージをお願いします。
本石：アイデミーやAI/DXの領域にちょっとでも興味があったら、ぜひお気軽に声をかけてください。まずはお話しましょう！メールや直接応募でご連絡をいただければ、私たちが対応します。
どのポジションが合うかわからなくても、出ている求人要件に合わなくても、私たちが一緒に探したり社内でも相談を回したりします。そのあたりは本当に柔軟です。もしかしたらちょうど求人要件を作ろうとしているタイミングかもしれないですしね。このチームの皆さんもそれぞれ意外な採用エピソードを持っていますし、採用は本当に「縁とタイミング」だと常々思います。
ぜひ、ご連絡お待ちしています！
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