メール対応が時短に！すぐ使える返信文テンプレート集

「メール対応に時間を取られて、他の仕事が進まない…」
そんな悩みを抱えている方におすすめなのが、事前に用意しておける返信文のテンプレートです。メールは仕事に欠かせないツールですが、1件1件対応していると膨大な時間がかかります。

この記事では、ビジネスシーンでよく使われるメールの返信文テンプレートをまとめました。読むだけで、メール対応を効率化できるヒントが見つかります！

この記事で得られるメリット
① メール作成時間を大幅に短縮できる
② ミスのないプロフェッショナルな文面が作れる
③ どんなシーンでも使える万能なテンプレートを習得できる

メール対応を効率化して、他の業務に集中する時間を作りましょう！

１. 基本的な返信テンプレート

■ お礼メール

件名：ご依頼のお礼

〇〇株式会社  
〇〇様  

お世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  

この度は〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。  
早速、対応を進めさせていただきます。進捗状況につきましては、改めてご報告いたします。  

何かご不明点等ございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。  
今後ともよろしくお願い申し上げます。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

■ 確認依頼メールへの返信

件名：〇〇の確認について

〇〇株式会社  
〇〇様  

お世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  

ご連絡いただきました〇〇について、確認させていただきました。  
以下の内容で問題がないか、再度ご確認いただけますと幸いです。  

1. 〇〇（具体的な内容）  
2. 〇〇（具体的な内容）  

修正や追加のご指示がございましたら、何なりとお申し付けください。  
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

２. トラブル対応の返信テンプレート

■ 遅延の謝罪メール

件名：納期遅延に関するお詫び

〇〇株式会社  
〇〇様  

お世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  

この度は、納期の遅延により多大なるご迷惑をお掛けしましたこと、心よりお詫び申し上げます。  
現在、〇〇の進行状況は以下のとおりです。  

- 現在の進捗状況：〇〇  
- 完了予定日：〇月〇日  

今後このような事態が発生しないよう、再発防止策を徹底してまいります。  
何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

■ クレームへのお詫びメール

件名：お詫びと対応のご報告

〇〇株式会社  
〇〇様  

平素よりお世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  
この度は、弊社の対応に至らぬ点があり、ご不快な思いをさせてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。  

原因を調査したところ、〇〇が原因であることが判明いたしました。  
早急に以下の対応を進めております。  

1. 〇〇（具体的な対応策）  
2. 〇〇（再発防止策など）  

今後も信頼回復に努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

３. 納期に関するテンプレート

■ 納期回答メール

件名：納期のお知らせ

〇〇株式会社  
〇〇様  

お世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  

ご依頼いただきました〇〇の納期につきまして、以下のスケジュールを予定しております。  

- 作業開始日：〇月〇日  
- 納品予定日：〇月〇日  

進捗状況につきましては、必要に応じてご報告いたします。  
ご要望やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

■ 納期変更のお願いメール

件名：納期変更のお願い

〇〇株式会社  
〇〇様  

お世話になっております。△△（あなたの会社名・名前）でございます。  

この度、〇〇の進行状況に遅れが生じ、納期のご変更をお願いしたくご連絡差し上げました。  
現状の進捗と新たな納期は以下のとおりです。  

- 現在の進捗状況：〇〇  
- 新たな納品予定日：〇月〇日  

ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。  

---------------------------  
△△株式会社  
△△ 太郎  
メール：example@example.com  
電話番号：03-1234-5678  
---------------------------  

メール対応を効率化するには、よく使うテンプレートを事前に用意しておくことが有効です。この記事で紹介したテンプレートを参考に、状況に応じてカスタマイズしながら活用してください。

時短と信頼構築を両立し、メール対応のストレスを減らしていきましょう！

-AIOL じゃんぷちゃんプロフィール-

都内でOLをしている<AIOLじゃんぷ>です
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