【ChatGPTでメール作成を素早く簡単に】社内メールの作成に使えるプロンプト集

今回は、
ChatGPTで効率的にメールを作成するためのプロンプトを厳選しました！

「日々の業務の中でメール作成に時間を取られている・・」
という方は多いのではないでしょうか？

ChatGPTを活用してメール作成を素早く終わらせ、
時間を有効に活用しましょう！

✅日程調整メール

会議や商談などの日程調整を依頼する際のメールのプロンプトです。
必要箇所を変更してご使用ください。

ChatGPT入力例

# 命令
以下の指示をもとに｛社内に送る会議日程を調整するメール｝を作成してください

# 制約条件
・メールの文章は300文字程度にまとめてください
・丁寧で礼儀正しい表現の文章にしてください
・一文ごとに改行してください


# 重要な内容
・先日お話しした新規プロジェクトについての会議日程を調整したい
・候補日を◯月◯日　△△：△△、◯月◯日　△△：△△、◯月◯日　△△：△△
を提案する
・オンライン会議と対面会議のどちらでも対応可能である
・ご都合のよい日時をお知らせいただきたい
・会議の所要時間は約1時間を予定している

# 出力形式
・メール件名：
・メール本文：
[メール宛先]
本文
[メール署名]

ChatGPT出力例

メール件名： 新規プロジェクトに関する会議日程調整のお願い

メール本文： 
[メール宛先]
お世話になっております。先日お話ししました新規プロジェクトについて、
会議日程を調整させていただきたく、ご連絡差し上げました。以下の日程を候補としてご提案いたします。

◯月◯日 △△：△△
◯月◯日 △△：△△
◯月◯日 △△：△△

オンライン会議、または対面での対応も可能ですので、
ご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。会議の所要時間は約1時間を予定しております。


何卒よろしくお願いいたします。
[メール署名]

✅ タスク依頼メール

社内の部下や同僚にタスクを依頼する際のメールのプロンプトです。
必要箇所を変更してご使用ください。

ChatGPT入力例

# 命令
以下の指示をもとに｛部下にタスクを依頼するメール｝を作成してください

# 制約条件
・メールの文章は300文字程度にまとめてください
・丁寧で礼儀正しい表現の文章にしてください
・一文ごとに改行してください

# 重要な内容
・新規プロジェクトの◯◯のタスクをお願いする
・期限は◯月◯日まで
・タスク完了したら、資料と共に報告をすることをお願いする

# 出力形式
・メール件名：
[メール宛先]
本文
[メール署名]

ChatGPT出力例

メール件名：
新規プロジェクトの◯◯に関するタスクのご依頼

[メール宛先]

お疲れ様です。新規プロジェクトの◯◯に関するタスクをお願いしたく、ご連絡いたしました。
期限は◯月◯日までとなっておりますので、こちらを目標に進めていただければと思います。

タスク完了後は、関連資料と共にご報告をお願い申し上げます。
不明点がありましたら、いつでもご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。

[メール署名]

✅資料共有メール

社内で資料を共有する際のメールのプロンプトです。
必要箇所を変更してご使用ください。

ChatGPT入力例

# 命令
以下の指示をもとに｛会議で使用する資料の共有メール｝を作成してください

# 制約条件
・メールの文章は300文字程度にまとめてください
・丁寧で礼儀正しい表現の文章にしてください
・一文ごとに改行してください

# 重要な内容
・会議で使用する資料の共有
・会議までに確認をお願いする
・質問等あれば事前にお願いする

# 出力形式
・メール件名： 

・メール本文：

[メール宛先] 

本文
 
[メール署名]

ChatGPT出力例

メール件名：
会議資料の共有およびご確認のお願い

[メール宛先]

お世話になっております。
次回の会議で使用する資料を共有させていただきます。

お手数ですが、会議までにご確認をお願いいたします。
もしご不明点や質問等がございましたら、事前にお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

[メール署名]

✅週次報告メール

社内で週次報告する際のメール作成のプロンプトです。
必要箇所を変更してご使用ください。

# 命令
以下の指示をもとに｛上司に週次報告するメール｝を作成してください

# 制約条件
・メールの文章は300文字程度にまとめてください
・丁寧で礼儀正しい表現の文章にしてください
・「重要な内容」は必ずメールの本文に加えてください

# 重要な内容
・今週は○○のタスクが終わった

・次週は△△をする予定

・今週の反省

・進捗、業務成果についてアドバイスをいただく


# 出力形式
・メール件名： 

・メール本文：

[メール宛先]
 
本文

 [メール署名]

ChatGPT出力例

メール件名：
今週の進捗報告について

[メール宛先]

お世話になっております。
今週の進捗についてご報告いたします。

今週は○○のタスクを無事に完了いたしました。
来週は△△に取り組む予定です。

今週の反省点として、時間配分の調整が不十分だったため、次回はより効率的に進めるよう努めます。
進捗や業務成果について、アドバイスをいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

[メール署名]

まとめ

上記のプロンプトを使って１度メールを作成してしまえば、
その後もテンプレとして使用できるので、
ぜひ１度ChatGPTで作成してみてください！

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