あらゆる仕事に最も必要な能力は「段取り力」である
こんにちは、YANAと申します。
今回は春から新しく社会人になる方や、そんな後輩たちを迎えることになる皆さんに向けた内容になります。
働く人なら誰しもが考えるであろう「仕事に最も必要な能力」というテーマについて考えました。
キャリアに対する考え方は十人十色で反感を買いやすいので勇気が要るテーマですが、私自身の体験やこれまでに出会った優秀な方々を見てきた上で「コレが一番重要な要素なんじゃないかな？」という結論を出しました。あくまで個人の一意見として参考にしてもらえれば幸いです。
では早速本題に入ります。表題に書いてある通りですが、
仕事に最も必要な能力は「段取り力」です。
では「段取り力」って一体なんなの？という部分を様々な職種から考えていきます。
【目次】
①段取り力とは？
②オペレーショナルな仕事の段取り
③クリエイティブな仕事の段取り
④筆者の経験から考える具体的な事例
⑤まとめ
①段取り力とは？
それでは、「段取り力」とはいったい何なのかというところから考えます。
「段取り力」とは、端的に言えば仕事中に起こりうるリスクを想定する力のことです。
例えば、
飲食店の店長であればアルバイトが欠席したときの人員配置を考えておく。
営業職であればお客さまの反応をあらかじめ想定しておく。
このように起こりうるリスクを想定し、先に備えておく力のことです。これだけ言うと「いやいや…そんなの当たり前でしょ？」と感じると思います。とはいえ、桁外れの結果を残している優秀な人はすべからくこの段取り力が優れています。
具体例を交えながら段取り力についてさらに深掘りしていきましょう。
②オペレーショナルな仕事の段取り
まずはオペレーショナルな仕事に関する段取り力について考えていきます。
オペレーショナルな仕事とは、日々の業務がある程度同じことの繰り返しになる、
いわゆるルーティンワークといわれる仕事のことです。
具体的な職種を挙げると、レジ打ちやコールセンター、接客業などでしょうか。
こういったオペレーショナルな仕事で成果を出すためには、
「できるだけ効率良く仕事を処理していくこと」が求められます。
効率良く仕事を進めるために必要となるのが「段取り力」です。
オペレーショナルな仕事は基本的にやることが変わらないので、費やす時間を変えずに成果を伸ばしていくには基本的に２つしか方法がありません。
ひとつは「各工程の時間を減らすこと」
もうひとつは「イレギュラー対応を柔軟に対処すること」です。段取り力を活かせばこれらを実現させることができます。
まずひとつ目の「各工程の時間を減らすこと」については、自分のミスが増える部分を認識し、ミスを減らすための工夫を凝らすことが必要になります。
この部分に関しては業務内容によって大きく変わるので抽象的な言い方になってしまいますが、大抵の場合仕事が遅い原因は膨大な量のやり直しが生まれているからです。
それを減らす具体例としては、例えば「仕事に取り掛かる前に上司に必ず相談する」、「注文を取ったら必ず復唱確認をする」など、やり直しが生まれないように段取りを立てておくだけで結果が変わってきます。
現場のリーダーが工程にこういった対策を組み込んでいることも多いですが、自分自身でも何かできることはないか今の仕事で考えてみましょう。
続いてふたつ目の「イレギュラー対応を柔軟に対処すること」についてです。
「普段起こらないトラブルの予想なんてできない！」
果たして本当にそうでしょうか？
例えば、接客業でお客さまからクレームがあった時の対処方法をアルバイトと社員間で共有しておいたり、
パソコンを使う業務で編集データが消えてしまった時のためにあらかじめバックアップを用意しておくなどが挙げられます。
こういったトラブルは確かに頻繁に起こることではないですが、全く予想できないことはないですよね。慌てないために備える習慣をつけましょう。
余談になりますが、オペレーショナルな仕事は工程そのものをなくすことが最も高い効率を生みます。しかし、ここではあくまでオペレーショナルな仕事を行う場合を想定しているので割愛します。
工程そのものを考え直すのは次項のクリエイティブな仕事の範疇になります。
この項目の最後に、オペレーショナルな仕事の段取りに関するオススメの本を紹介します。
業務の効率化にきっと役立つかと思います。本をお探しの方はリンクを貼っておきますので是非読んでみて下さい。
・仕事が早いのにミスしない人は、何をしているのか？ / 著 飯野謙次https://www.amazon.co.jp/dp/B01N4U7EIZ/ref=dp-kindle-redirect?_encoding=UTF8&btkr=1
③クリエイティブな仕事の段取り
次に、クリエイティブな仕事の段取りについて考えます。
クリエイティブな仕事とは、前項のオペレーショナルな仕事とは逆で日々やることが変わる仕事になります。
具体的な職種を挙げるとするならば、作家やデザイナー、企画開発、経営者などでしょうか。
クリエイティブな仕事で成果を挙げる方法は、
「できるだけ多くのアイデアをストックすること」です。
というのも、クリエイティブな仕事というのは作り手が作りたいものと顧客のニーズの乖離ができるだけ無いように努めなければならないからです。もしその努力を怠ると、言わずもがな仕事の成果が出ません。
例えば、作家であれば自分の描きたいものが読者にウケないこともあります。企画開発であれば作りたいものが取引先にとっては良くないもので受注に繋がらないこともあります。
膨大な量のアイデアのストックは、アイデア同士を掛け合わせてより良い案を生み出したり、A案がダメだった時にそれならB案を、という備えに繋がり、クリエイティブな仕事の質を高めることになります。
ひとつの案にこだわらず、アイデアを多く生み出すことこそがクリエイティブな仕事における「段取り力」です。
こちらも項目の最後に、クリエイティブな仕事の段取りに関するオススメの本を紹介します。「アイデアをストックする」なんてさらっと言いましたが、そんなにポンポン思い付くなら苦労はしませんよね。
アイデアを生み出すためには、日々感じたこと、思い付き、違和感を放置せずに残しておくことが重要です。
既に読んだことのある方も多いと思いますが、前田裕二さんの「メモの魔力」がオススメです。未読の方は是非。
・メモの魔力 / 著 前田裕二
https://www.amazon.co.jp/dp/B07L67XZSS/ref=dp-kindle-redirect?_encoding=UTF8&btkr=1
④筆者の経験から考える具体的な事例
ここまでオペレーショナルな仕事とクリエイティブな仕事の段取り力について述べてきました。
とはいえ、無数にある仕事をこの2種類だけで語るには無理があるため、さらに具体的に伝えられるよう私が経験した仕事の中で2つを取り上げます。
その2つの仕事とは、
1.塾講師の仕事
2.電話回線営業の仕事
です。
【1.塾講師】
それではまず初めに、私が学生時代にアルバイトで行っていた個別指導塾の講師の仕事について考えます。
塾講師の仕事は生徒の成績を伸ばすことです。
その目標を見据えて日々の授業を行います。
ただ、目の前の授業をこなしているだけでは生徒の成績は上がりません。「生徒の成績を伸ばす」という成果を残すため、大まかではありますがこのような段取りを考えていました。
【塾講師の段取り】
①生徒の実力を知る
②生徒の信頼を得る
③生徒と計画を練る
④授業を行う
⑤生徒の理解度を確認する
くり返しになりますが、ただ授業をするだけではなく、授業の効果を最大限にするための段取りを考える必要性がありました。
生徒の成績を伸ばすために段取りのサイクルを回し、授業の欠席などのトラブルも想定した上で最終的な目標を達成させる。まさしく段取り力が養われる仕事だったと思います。
想定していたリスクの例は、生徒が宿題やテキストの持参を忘れてしまった場合などです。
ちなみにアメリカ国立訓練研究所の研究によると、最も学びが多い行動は「人にものを教えること」とされています。
生徒が学んだことを定着させるため、私は授業中に何度も「生徒に自分の言葉で説明してもらう」という工程を組み込むことで学習定着率の向上を図っていました。
学習定着率については上のラーニング・ピラミッドという図で表されています。
人に何かを指導する仕事をされている方や、何かを学ぶ効率が気になる方は参考にしてみて下さい。
【2.電話回線営業】
続いては電話回線営業の仕事についてです。
法人のお客さまに固定電話の回線を新しいものに変えませんか？という営業をしていました。
【電話回線営業の段取り】
①質問のパターンを想定する
②お客さまの属性によって話し方を変える
③クロージングまでの流れを複数用意する
そもそもの前提として電話回線のことなんてほとんどの人が気にしていません。
ですので話ができる人は多くはありませんでした。しかし、話を聞いてくれる人は当然電話回線の状況についてさまざまな質問をしてくるので、「もし自分が電話回線について営業されたら何を疑問に思うだろう？」というところから質問を想定しておきました。
また、塾講師とは違って客層が幅広いため、聡明な若い人や気の短い中年の方まで様々な人と話します。相手の属性によって話し方を変えられるよう準備しておきます。
例えば、大きい会社には真面目で常識のある口調、ラーメン屋さんなんかにはフランクな口調、といった具合ですね。
最後に契約の受注まで至ったときのことも想定しておけば、ほぼあらゆるパターンで慌てずに対処することができます。
⑤まとめ
いかがだったでしょうか。
段取りを立てておくことでスムーズに仕事を進め、ミスを減らし、仕事の効率化に繋げられることがなんとなく想像してもらえたかと思います。
冒頭と言い方を変えるとするならば、
「段取り力」は起こりうるトラブルに先手を打つ力です。
行き当たりばったりでトラブルに都度慌てるのではなく、段取りを立ててスマートに仕事を進めていけば、あなたの評価や周りの見る目も大きく変わることでしょう。
【この記事のまとめ】
・仕事に最も必要な能力は「段取り力」である。
・「段取り力」とは、「仕事中に起こりうるリスクを想定し、トラブルに先手を打つ力」のこと。
・オペレーショナルな仕事で成果を上げる方法は、「できるだけ効率良く仕事を処理していく」こと。
・クリエイティブな仕事で成果を上げる方法は、「できるだけ多くのアイデアをストックする」こと。
仕事に必要な能力はまだまだ多くありますので、今後は他にも言及していければと思います。
長文にも関わらず最後までお読みくださりありがとうございました。
それでは！