リモートワーク継続にはチームの【ファイル管理】のルールが必要だと思う
日本全国リモートワーク元年
2020年2月から問題になったパンデミック、コロナウイルス。拡大を防ぐために、3月以降政府からの不要不急の外出自粛指示、学校の休校宣言、そしてそれらに伴って企業はドミノ倒しのようにリモートワークを行うようになりました。
元々リモートワークを行っていた企業は当然、これまでやってない企業もこの機会にリモートワークが始まりました。当社は無理、と言っていたら時代遅れ感半端ない。情報セキュリティのハードル、業務が紙で回っているからできないならペーパーレスへ、会議は顔見ないとできないという思い込みからの脱却。2020年は、日本全国リモートワーク元年、ですね。（なんか、、自分でかいておいて、ネーミングダサいなあｗ）
参考までに、私のIT環境
IT企業の会社員です。大企業と言われる規模。オフィスは自分のデスクがなくてどこに座ってもいいフリーアドレススタイルと、自席があるスタイルのどちらも経験していて、基本はフリーアドレスで過ごしてます。
チームはこの1年以上、流動的ですが基本7人ぐらいで、私はチームのマネージメントをしています。
仕事の情報共有は、会社から1台のNotePCが配られていて、Microsoft製品のOffice365を利用。メール（Outlook)、コミュニケーション（Teams）、ドキュメント管理（OneDriveとSharePointOnline）、タスク管理（Planner）、オンライン会議はTeamsでやってます。iPhoneも全社員に配られていて、PCと同じことをiPhoneでもできます。印刷物はほとんどなくて、1週間に10枚も印刷しないと思います。
プライベートには、ライフオーガナイザーの仕事や、その他諸々のプライベートの活動をしていきたいなと思っているので、ほとんど使っていないけれど自分用のPC（Windows）と、プライベートのiPhoneがあって、メールはGmail、ファイル管理でDropbox、ブログでameblo→ameba owned→noteと使ってきました。あとはInstagram、Twitter、Facebookで友達との近況報告、やりとりはLINEとMessengerってとこでしょうか。オンライン講座でZoomを使うことが増えましたね。たいていのことはiPhoneでやってます。
効果的な会議のやり方、オンラインコミュニケーションのコツはすでにあふれている
あらゆるnoteの記事が書かれていますね。まさに #リモートオフィス がトピックになってる。Zoomを使ったコミュニケーション、チャットの利用ルール、なんでも情報ありますよね。
私のオンライン会議の悩みなんて小さなもので、家にいても疲れるし、外にいてもカフェはBGMがかかっててオンラインの時に音が入るから、音声のノイキャンをどうしたものか。あとは、通信上限にどう立ち向かうかですね。だいたい、解決策なんてわかりきっているので、粛々と検索して対応するのみ。みなさん情報をありがとうございます。すっごい参考にしています。
流れていく仕事と、残していく仕事
仕事のデータの話をしましょう。データには、保存に関して2種類あると思っています。システムにおけるデータの話ですね。仕事自体の業務フローとか、ビジネスモデルはちょっと違いますが、考え方としてこの言葉で説明してみますね。
流れていく仕事＝フロー
毎日やってることはたいていこの種類。会議が必要だったり、今すぐ何か決めないといけなかったり、説明資料や提案資料、デイリーの報告。流れていくので、どんどん新しいファイルがメールやチャットから入ってくるし、自分もたくさん作る。
いくつも並行していろんな情報が自分のもとにやってくる。流れていくので、「フロー」の仕事と呼びたいと思います。
残していく仕事＝ストック
フローの仕事は、実は終わりがないように見えて、ある程度の期間で終わっています。仕事の内容や種類によるので、1年間ずっと同じことを終わりなくやっている、という人はあまりピンとこないかもしれません。
ただ、たいていの仕事は、小さく分解すると1か月～6か月ぐらいの間にゴールがあって、そのゴールを経て新しいゴールが生まれるような仕事の仕方をしていると思います。（ありていにいうと、PDCAっていうやつのPDにあたるかな。）
その小さな単位で、仕事のゴールがあって、そのゴールが来ると、いったん情報のフローが終わります。そのときに、情報は「ストック」に移ります。
ストックには有効期限を設定するとなおよし。
仕事の報告書をきちんと作って印刷してファイリングして終わるっていう仕事の仕方もあるだろうな。しかし、会議もオンラインになり、印刷物が減っていくなか、ファイルをどうストックに持っていくかを考えねばなりません。
チームでする仕事。仕事の成果はフローだけでいいの？
フローに追われて、ストックを忘れると、あとで情報探しがとんでもなく大変になります。キーワードで検索もできますけどね。まずPCのローカル（PC自体のハードディスク）に保存しているのか、オンラインストレージに保存してるのか、自分の仕事のファイルがどこにあるのか、意識していなければ自分が探すこともできない。
ましてやチームで仕事をしているんですよね。どこにどう置くか決めていなかったら、大事なファイルが他のメンバーのローカルにあって、他人が探せない状態になっていたら、そのメンバーが仕事時間外だったら。そのファイルの捜索や再作成だけに時間がとられます。
フローの間のファイルは、なんとなく探せるんですよね。チーム全体で、どうなっているかなんとなくイメージできて、時系列で探せるから。ストックになると、まずいつ頃か、どうやって最終になったのかを思い出さないといけないからさらに大変。
オフィスにいれば、「あのファイルどこにあったっけ？」「ああここですよ」と会話できます。画面を見ながら探すこともそんなに大変じゃない。でも、リモートオフィスだと自分で解決せねばならない。「ファイルどこにあったっけ」をまず自分で捜索して、わかんなくて誰かに聞く。聞かれる方はだんだんめんどくさくなる。そして何度も聞いてる人ってなんだかダサくなる。
リモートワーク時間だからといって、四六時中PCの前にいるわけでもないですよね。ちょっと気分転換に散歩していて「あのファイルどこ？送って」と言われたらどうする・・？PCにログインして、探さないとわからないってなったら面倒！仕事だから当たり前かもしれないけど、オフィスならちょっと立ち回ったりコーヒー淹れに行ったりもできるけど、リモートだと小さなことを許されていないような気がして気がめいってきます。
チームで仕事をするから、作ったファイルが適切に共有できていて、簡単に探せる状態にしておくのは当然で、効率化の第一歩。基本中の基本です。
この基本をおろそかにして、リモートワークできてるぜーウェーイっていうのはちょっとダサくない？フローの仕事ができてれば、仕事できる風は装えます。オンライン会議をバンバンして、できたファイルを配布しまくって、チームで動いてるぜ！てのは、確かに仕事できる風。
ただ、フローによる仕事を高速で回すのは当然として、仕上がったものをきちんとストックする。そのストックを使って新しいフローを回す。フローとストックはチームに共有されて、誰もが間違いなく、正しく使えるようにする。
誰もがフローとストックをきちんと行う。そうしないと、仕事の成果をチームで最大限にすることなんて、できないと思うのです。
（もちろん、共有してはいけないファイルを共有しちゃだめですよ。）
仕事で「フロー」と「ストック」が両方できるチームがかっこいい説
流れる仕事のフローは、その場所にいれば何となくわかります。場の空気の体感でフローの速度に乗ることは、頭が良い人ならすぐに乗っかれると思います。チームとしてもフローが多くて速いと、かっこいい気がしますよね。しかーし、それは気がするだけ。
対してストックは、仕事内容を俯瞰でみることができ、整理整頓がきちんとできる人でないと計画ができないと思います。仕事内容、仕事のフェーズをきちんと把握し、多くのメンバーがわかりやすいデータの扱いのルールを決めて、行方不明のファイルがないように過不足ない業務整理が行える。
フローとストックがちゃんとできてる部署は、ほかの部署から何か聞かれてもすぐに情報が出せるので、信頼感も高い。人依存しないから、全体の仕事ができるようにみえて、チームとしてかっこいいですよね。
リモートワーク期間中に、ストックに注目してファイル整理をしようではないか
フローｘストックは、リモートワークでもオフィスワークでも同じことです。でも、オフィスだと回りの人に聞いてなんとなく教えてくれるものが、リモートだと自分で解決しなければならない自分のミッションになりがちです。
フローxストックが大切だとわかったのなら、今からファイルを整理してみませんか。
フローとストックを整理するにはどうしたらいいの
①自分の業務を把握する
②チームの業務の範囲と流れを把握する
③フロー・ストックの範囲とサイクルを把握する
④最終的に、どういう状態にしたいかを決める
⑤ルールを作る
⑥ルールに無理がないかをチェック
⑦有効期限外のものを削除する
ステップはシンプルです。やっていることを把握して、ルールを決めてチェックするだけ。
家の片づけと同じで、持ち帰ってきた新しいものを片付ければいいんです。・・って、シンプルであっても簡単じゃないですよねｗ
ああ、あくまでも、たくさんのフォルダを作って格納しよう！という話じゃないですよ。フォルダツリーを複雑にするとそれだけでストックが破綻します！
ぜひ、フローとストック、トライしてみてくださいねー