「#Zoomでハナキン」マニュアルを作成しました。
冒険家の皆さん、今日もラクダに揺られて灼熱の砂漠を横断していますか？
さて、前回の記事で「#Zoomでハナキン を皆さんも開催してください！」とお願いしました。人によっては「なるほどね。 breakout room を上限まで開いて、好きなトピックの部屋に入ってもらうわけね。早速やってみよう」と思う人もいるだろうとは思いますが、マニュアルもなくそんなこと言われても困る人もいらっしゃるだろうと思いますので、今日は簡単な手引きを共有したいと思います。
【Zoomの有料アカウントを取る】
Zoomの有料アカウントを持ってない人は、まず、それを取る必要があります。 これは一般的な情報なので僕はわざわざ説明しませんが、以下のヘルプセンターのページで正確な情報を知ることができると思います。
「既存のプランをアップグレードする方法は？」 – Zoom ヘルプセンター https://support.zoom.us/hc/ja/articles/207597883-%E6%97%A2%E5%AD%98%E3%81%AE%E3%83%97%E3%83%A9%E3%83%B3%E3%82%92%E3%82%A2%E3%83%83%E3%83%97%E3%82%B0%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%99%E3%82%8B%E6%96%B9%E6%B3%95%E3%81%AF-
【スケジュールを予約する】
有料アカウントが取れたら早速、 日時を決めてZoomの部屋を取っておきましょう。
Zoomにログインして最初のページの右上の方にある「Zoomを開催する」をクリックしたくなりますが、これはすぐにミーティングが始まってしまって、#Zoomでハナキン のように広報してから実施するタイプのイベントには向いていないので、まずは以下のページを開いてください。
ミーティングをスケジュールする - Zoom
https://zoom.us/meeting/schedule
例えば以下のように入力します。
トピック：「#Zoomでハナキン」（皆さんのお好みで）
説明：「コロナに負けず楽しんでいってください」
開催日時： （皆さんのお好みで）
タイムゾーン：設定を間違えると困るので、ホストが住んでいる地域にするといいと思います。僕の場合はカナダのアルバータ州。
定期ミーティング：チェックボックスはオフ
登録：チェックボックスはオフ
ミーティング ID：「自動的に生成」を選んでください。いつも同じメンバーでやる場合は「個人ミーティング ID」 でもいいかもしれませんが、この個人ミーティング ID を部外者にも公開している場合は、やめておいたほうがいいと思います。
ミーティングパスワード： 「ミーティングパスワードを必要とする」のチェックボックスをオンにします。
ビデオ：ホストも参加者もオンのままでいいと思います。
音声：電話の音声を使うとエラーが頻発するので僕は「コンピューター音声のみ」にしています。
ミーティングオプション： チェックボックスが5つありますが、以下が僕の設定です。
「ホストの前の参加を有効にする」オフ
「入室時に参加者をミュートにする」オン
「待機室を有効にする」オフ
（オンにしたほうがセキュリティ上は安全ですが、これはホストが参加者の全員の名前を把握している時に使うもので、そうでない場合は参加者の名前をいちいち確認することは実質的に無理ですから、オンにすると時間がかかるだけで、セキュリティー上の意味は全くありません。オフのままにしておくことを強くお勧めします）
「認証されているユーザーしか参加できません」オフ
「ミーティングを自動記録」オフ
【トピックを考える】
ここが一番クリエイティブなところです。ホストが想定するゲストの皆さんの関心を持ちそうなトピックを考える必要があります。前回の第1回#Zoomでハナキン の場合は、これまで行なってきた #EdCampJFT で提案されたトピックを参考にしました。
こちらのページ（https://jftor.org/event/edcamp200108/）の 「前回応募があったトピック例は以下の通りです。」を開くと皆さんもご覧になることができます。
事前に考えておくのは20個ぐらいでいいと思います。残りは申し込みフォームで提案してもらって、先着順に埋めていくといいでしょう。
【広報する】
僕の場合はブログに書いて、それを Twitter で広報しました。
Twitter では #Zoomでハナキン の他に「#日本語教育」「#日本語教師」「#日本語学校」などのハッシュタグをつけると良いと思いますし、主に真面目なトピックを立てる場合は「#日本語教育ウェビナー」もいいと思います。
2回目以降は、事前に申し込んだ人のメールアドレスがありますので、それを広報に使うこともできるでしょう。もちろん内輪でやりたい場合は、 Twitter は利用しないで、関係者のメールアドレスだけに送って広報するのもいいと思います。学校の先生などはむしろその方が望ましいでしょう。 姉妹校との交流に使う場合も、お互いの学校の学生だけに共有すればいいと思います。
【申し込み用Googleフォーム（テンプレ）】
前回利用した Google フォームのコピーをこちらに共有します。
https://docs.google.com/forms/d/1dblGNOFrOx5LqswGoe3cE4m4hgEQjcG5qFgC3US_gSU/edit?usp=sharing
これは誰でも編集できる状態になっていますので、編集を始める前に、右上の三つの点からメニューを開いて、「コピーを作成」を選び、その後で皆さんの現場にあった編集をお願いいたします。特にトピックは空欄になっていますので、上に書いたようにここに25個ぐらいは案を入れておくといいと思います。
なお、この Google フォームの一番上の方にある「回答」タブを開くと、緑色のアイコンで「 Google シートを作成」というのがあります。これを作っておくと、一覧表として見ることができるので便利です。ちなみに B 列と C 列にメールアドレスが二つ入っていますよね。ここで C 列の右側に新しく D 列を挿入し、D２のセルに 「=if(B2=C2,C2,"")」といれて、それをずっと下のほうまでコピーすると、メールアドレスが一致する人だけを表示させることができます。 D 列が空欄になっている人は、二つのメールアドレスが一致しないので、 両方とも送信してしまえばどちらかは正しいでしょう。ちなみに僕の場合は申込者のうち、10人に1人ぐらいはメールアドレスが一致しないので、ひとりひとり問い合わせたりしていたら膨大な作業量になってしまい、一人でこのようなイベントをホストすることはできません。
【事後アンケートの作成（テンプレ）】
事後アンケートは何でも聞きたいことを聞いてしまえばいいんじゃないかと思いますが、継続的に行う場合は、どのようなトピックに人気があるのかを知っておくと便利でしょう。そのために実際に参加した部屋を教えてもらうのもいいと思います。僕が実際に使った事後アンケートのコピーを共有します。
https://docs.google.com/forms/d/1dblGNOFrOx5LqswGoe3cE4m4hgEQjcG5qFgC3US_gSU/edit?usp=sharing
なお、これもテンプレです。編集しないでください。画面の右上の「送信」ボタンの右の三つの点をクリックして「コピーを作成」をしてから編集してください。
【メールでZoom会議室IDとパスワードを送信】
最初は申し込みがあると嬉しくてその都度メールを送ったりしていましたが、それは手間がかかりすぎて長続きしないので、一度だけ送ることをお勧めします。タイミングとしては、定員に達してしまった時か、本番の24時間前ぐらいがいいでしょう。24時間経ってから本番までに申し込む人もいるので、その場合は1時間ぐらい前にまとめて僕の場合は送信しています。送った後も Google フォームが回答可能なままだと、申し込んだのにズームの ID を教えてもらえなかったという人が出てくるかもしれないので、その時点で回答できなくしておくと良いでしょう。具体的には Google フォームの 「回答」のタブの「回答を受付中」のスライドをオフにしておけば大丈夫です。
ID とパスワードを送信する時には、よくあるエラーの対処法なども書いておくと便利です。このメールのテンプレートも以下に公開しましたので、ご自由にお使いください。
https://docs.google.com/document/d/1Io68rOGX_s5KoOnQkaUWpLY66GsSWukGxYDsT1EcAtk/edit?usp=sharing
【30分前にログイン】
Zoomに慣れてない方が参加されることが想定できる場合は、30分ぐらい前にはZoomを開けておくといいと思います。
【ブレイクアウトルームの名前の変更】
操作の方法としては、メインルームで画面の右下のブレイクアウトルームのアイコンをクリックすると、最初に部屋数と、自動か手動で参加者を割り振るかを聞かれます。部屋数は最大限の50にして、自動で参加者を割り振る方にチェックを入れてください。
実は前回の反省なのですが、部屋をたくさん作っておくと、どの部屋がどのトピックなのかが分かりにくくなってしまいます。僕はZoomの外に一覧表を作っておいて、それを見ながら移動してもらうことを期待していたのですが、やはりちょっと難しいようですので、もし余裕があればブレイクアウトルームの名前を、そのトピックに変更しておくといいと思います。雑談部屋ならブレイクアウトルームの名前を「１．雑談部屋」としてしまうのです。 Chromebook や Linux で参加する人がいる場合、ホストが参加者を手動で動かさなければいけないので、番号は残しておいた方がお互いに楽だと思います。 Zoomを開いた後に、画面の下にある breakout room のアイコンをクリックして一覧を表示させると、それぞれの部屋の名前を変更することができます。
【参加者を共同ホストに設定】
30分前にズームを開いておくと、初心者は早めに入室してきますから、入ってきた人からどんどん共同ホストに設定していきましょう。共同ホストに設定する理由は、そうしないとブレイクアウトルームの間を自由に移動することができないからです。
参加者の一覧を開き、新しく入ってきた人の名前の上にポインターを持ってくると「名前の変更」「その他」などのメニューが表示されますから、「その他」の中の「共同ホストにする」を選んでください。
この作業は画面を直接触って作業することのできるタッチパネルのパソコンがあると非常に効率的にできますが、マウスやタッチパッドなどでは時間がかかってしまいます。
この作業をする時のもう一つのコツは、参加者一覧の一番下の人から共同ホストにしていくことです。なぜかと言うと、共同ホストになった人はそうではない人よりも自動的に「上に」名前が表示されるようになるので、一番下だけを見ていれば、まだ共同ホストになっていない人を探す手間を省くことができるからです。言い換えると、参加者一覧の中で一番下の人が既に共同ホストになっていれば、全員が共同ホストになっているというわけです。
【画面の共有】
5分ぐらい前になったら、参加者に名前の変更をお願いするために、画面の共有でスライドを見せてください。スライドのテンプレートは以下にあるので、これも自由に使ってください。
https://docs.google.com/presentation/d/1KUrGthGMQwUXqI12HyCiAIzE6lV7hKoWacM0wDR6zz8/edit?usp=sharing
【開始の挨拶、チェックイン】
開始時間になったら正式に始まったことを宣言するためにも挨拶をしましょう。
「それでは時間になりましたので「#Zoomでハナキン」を始めたいと思います。まず最初にチェックインとして、簡単な自己紹介をチャットボックスにご記入ください。」
その後は上記のスライドのテンプレートに沿って、移動方法の説明と、運営からのお願いを参加者に伝えます。
【ブレイクアウトオープン】
以上の説明が終わったら、いよいよブレークアウトルームをオープンします。画面右下のブレイクアウトルームのアイコンをクリックし、すでにできている50個の部屋の一覧の一番下にある「Open All Rooms」のボタンをクリックします。日本語では「全ての部屋を開く」ぐらいでしょうか。
このボタンをクリックすると、時間差があるのですが、10秒ぐらいでほとんどの人がそれぞれの breakout room に散っていきます。
【移動できない人に対応】
100人近くの参加者がいる場合は、まず間違いなく移動できない人が出てきます。その多くは、ブレイクアウトルームへ移動するための招待状が画面に表示されないというケースです。1分待っても表示されない場合は、一旦ズームそのものから退出して、もう1度入室してもらったほうがいいです。なお、再入室した場合は、 共同ホストの権限を失っているので、もう一度共同ホストに設定する必要があります。
【20分毎に移動時間のお知らせ（4セット）】
参加者の中には、ブレイクアウトルームの中から出ていくのが難しいという人もいらっしゃいます。技術的に難しいのではなくて、気兼ねをしてしまって出て行きにくいのだそうです。前回はそういう人たちがいることを想定していなかったのですが、次回以降は、20分に1度程度、「移動時間です。移動したい人が移動してください。もちろんそのまま残っていてもいいです」というアナウンスを全ての部屋にブロードキャストしようと思っています。
ブロードキャストの機能は、画面左下のブレイクアウトルームのアイコンを押すと、それぞれの部屋の一覧も下に小さく表示されています。小さいので気がつかない人が多いです。
全体で90分の場合は、最初と最後の5分を除くと80分ですから、20分のセットを4回行うことができます。
全員がブレイクアウトでも散ってメインルームに一人だけ残ったら、後は好きな部屋に行って話し合いに参加することができます。 時々ズームから落ちてしまって再入室してくる人がいますが、その場合は通知が出ますので安心してください。気になる人は、ブレイクアウトルームの一覧で一番上に「アサインされてない人」というような表示が出ますから、そういう人がいたらメインルームに戻るといいでしょう。
【ブレイクアウトを閉める】
終わる5分前になったらブレイクアウトを閉めます。画面の右下のブレイクアウトでものアイコンをクリックし、次の画面の一番下にある「全ての部屋を閉じる」というボタンをクリックします。
【共有することを前提に写真撮影】
戻って来たばかりの時は皆さん楽しい顔になっていると思いますから、次回の広報などに使う場合は、その時を狙って写真を撮りましょう。スライドに書いてあります通り、 SNS で共有する可能性があることなどをお伝えした上で、希望しない人はマイクを消したりレンズを親指で押さえたりする時間をとり、皆さんの納得の上で写真を撮りましょう。
【アンケートのお願い】
僕もそうですが1回目はだいたい色々トラブルがあったり、こちらの意図とは違うように参加者が感じていたりするのが普通ですから、アンケートを取ると良いと思います。
前回のアンケートからテンプレを作りましたので、以下にご共有します。
https://docs.google.com/forms/d/1WIH47uEGSGDfOyibvuO5mc0fNLULdb_Ploer86FZbZA/edit?usp=sharing
【チェックアウトはハッシュタグで】
オンラインイベントでは最後に現実世界へ戻っていくためのチェックアウトということをします。人数が少ない時はズームで顔を出して一人一言ずつ感想を言ってもらったりしますが、そうした時間が取れない時はチャットボックスに一言感想などを書いてもらうことが多いです。ただし、誰もが入れるイベントで、まだ人数を増やしたい時などは、 Twitter にハッシュタグを使って投稿してもらって、それをチェックアウトとするのも良い考えだと思います。Zoomの中でのコミュニケーションが、 Twitter を通したコミュニケーションに変わってそこから先も続いていくからです。
【メールでもアンケートとハッシュタグ投稿のお願い】
上記のチェックアウトをもってZoomは終了ですが、終了後にできるだけ早くメールでアンケートのリンクと、ハッシュタグをつけた投稿のお願いを送るといいと思います。僕はいつもオンラインイベントの後でそのようなメールを送っています。というのも、アンケートのリンクをズームの中のチャットボックスで共有したりすると、そのリンクをまだ開いていない人やコピーをしていない人などは、ズームが閉じられてしまうとアンケートに答えたりすることができなくなってしまうからです。
【アンケートの分析】
このようなイベントを続けて行う場合は、アンケートの分析は必要です。特にどのトピックに人気があったかどうかを知ることは非常に重要です。人気のあったトピックは、次回のイベントで目立つように最初の方に書いて、誰も参加しなかったトピックは別のものに変える候補にしてもいいでしょう。
以上、本日は「＃Zoomでハナキン」 の実施方法についてご紹介しました。本来は今日にも来週末のハナキンの募集を始めたかったのですが、今日はここまでとさせていただきます。
繰り返しますが、皆さんがこうした楽しいオンラインイベントをたくさん企画することができれば、ウイルスの蔓延した街の中を出歩く人の数を減らすことができ、それは必ず誰かの命を救うことにつながります。ぜひご協力いただければと思います。
そして冒険は続く。
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【参考資料】
むらログ: #Zoomでハナキン ！
http://mongolia.seesaa.net/article/474409203.html
むらログ: 「#Zoomでハナキン」で世界を救おう！
http://mongolia.seesaa.net/article/474521099.html
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